Організація і проведення ділових засідань і нарад в колективі

Поряд із діалоговим спілкуванням, існують різноманітні форми групового обговорення ділових (службових) питань. Найбільш поширеними формами є наради і збори.

Теорія менеджменту пропонує таку найбільш загальну класифікацію зборів і нарад за їхньім призначенням.

Інформативна нарада. Кожний учасник коротко доповідає про положення справ начальнику, що дозволяє уникнути подачі письмових звітів і дає можливість кожному учаснику одержати уявлення про стан справ у заснуванні.

Нарада з метою ухвалення рішення. Координація думок учасників, що подають різні відділи, підрозділи організації, для ухвалення рішення по конкретній проблемі.

Творча нарада. Використання нових ідей, розробка перспективних напрямків діяльності.

Існує і ряд інших класифікацій нарад, у тому числі по сфері застосування: у науці - конференції, семінари, симпозіуми, засідання вчених рад; у політиці - з'їзди партій, пленуми, мітинги. По тематиці розрізняють наради технічні, кадрові, адміністративні, фінансові і т.д.

Виходячи з етико-організаційних підходів, американські дослідники виділяють наради диктаторські, автократичні, сегрегативні, дискусійні і вільні.

На диктаторській нараді керівник звичайно повідомляє присутнім своє рішення по визначених питаннях або знайомить з позицією або розпорядженням керівної організації. Дискусії не проводяться. Учасники тільки задають питання.

Автократична нарада - різновид диктаторської. Керівник задає по черзі питання учасникам і вислуховує їхні відповіді. Запрошені не мають права висловлювати думки щодо позицій інших учасників.

Сегрегативна нарада (сегрегація - лат. Відділення, видалення) складається з доповіді керівника або призначеної ним особи. Учасники виступають у дебатах за вказівкою (вибором) головуючого.

Демократичний характер має дискусійна нарада. Відбувається вільний обмін думками, після якого рішення приймається загальним голосуванням із наступним затвердженням керівником або приймається керівником без голосування, з урахуванням висловлених думок і пропозицій.

Вільні засідання проводяться без чітко сформульованого порядку денного.

До нарад висувається ряд етичних вимог, що регулюють взаємовідносини як між начальниками і підпорядкованими, так і між його учасниками. Так, етично виправданим із боку начальника буде запрошення учасників на нараду, на якій планується розгляд важливого питання, не по телефону через секретарку, а письмово або в особистому спілкуванні. Повага до аудиторії виявляється в створенні хоча б мінімуму комфорту (добір помешкання відповідно до кількості учасників, необхідного освітлення, провітрюваність помешкання, забезпечення можливості записати необхідну інформацію і т.д.).
Основний елемент зборів або наради - дискусія по розв'язуваних питаннях, головна ціль якої - пошук істини. Дискусія ефективна тільки в тому випадку, якщо вона проводиться з дотриманням етично орієнтованих норм поводження людей у процесі ділового спілкування.

У дискусії необхідно шанобливе відношення до чужої думки, навіть якщо вона на перший погляд здається абсурдною. Для того, щоб зрозуміти чужу думку, у першу чергу, необхідно набратися терпіння, мобілізувати увагу і вислухати її; - необхідно притримуватися одного предмета суперечки. Не припускати ситуації, вираженої в приказці: «Один про Хому, інший про Ярему»; - не можна перетворювати дискусію в конфлікт. У суперечці потрібно шукати точки зближення думок і суджень, прагнути до пошуку загальних рішень. Це не означає відмови від своєї думки при впевненості у своїй правоті, проте брати під сумнів правоту своєї позиції корисно; - у будь-якій, самій гострій дискусії не можна використовувати лайку і безапеляційні заяви (це невірно, це дрібниці, дурості говорите і т.д.), а іронія і сарказм, хоча і припускаються, але повинні вживатися, не ображаючи і не принижуючи опонентів; - головна зброя в дискусії - факти і їх сумлінна інтерпретація; - визнавайте свою неправоту; - виявляйте шляхетність: якщо опоненти зазнали поразки в дискусії, дайте їм можливість врятувати свою репутацію, не зловтішайтеся з приводу їхньої поразки.

Основні недоліки національного стилю проведення нарад наступні:

§ Скликаються надто часто;

§ Погано готуються;

§ Безграмотно проводяться;

§ Супроводжуються їжею та напоями.