Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными

Работа по инвентаризации материальных средств состоит из ряда этапов.

Первый этап - это подготовительная работа к инвентаризации.

Второй - выявление, подсчет и описание материальных средств в натуре путем составления специальных инвентаризационных ведомостей или описей (эта работа на практике называется снятием остатков).

Третий этап - оценка выявленных, подсчитанных и описанных средств в их первоначальной или измененной стоимости (в связи с ухудшением качества отдельных видов материальных средств или их переоценкой).

Четвертый этап - определение (расхождений между выявленными остатками в натуре и остатками, значащимися по счетам бухгалтерского учета, и установление причины расхождений.

Инвентаризация играет важную роль не только в процессе хозяйственной' деятельности предприятия, но и при проведении ревизий и расследовании преступлений.

Инвентаризация проводится в соответствии с определенными правилами, которые сводятся к следующему:

1. Инвентаризация должна быть внезапной. Если же материально-ответственное лицо знает о назначение инвентаризации, оно может скрыть злоупотребления.

2. Инвентаризация проводится комиссией, назначенной руководителем предприятия, причем, если инвентаризация проводится во время ревизии, в состав комиссии включается и ревизора. Если инвентаризация проводится по требованию органов следствия, то их представитель может присутствовать при её проведении, но он не является членом комиссии. Члены комиссии должны внимательно и добросовестно относиться к порученной работе. И если будет установлено, что члены комиссии допустили небрежность в работе на них могут быть наложены дисциплинарные взыскания. За внесение в описи заведомо неправильных данных с целью сокрытия хищений и растрат, лица, проводившие инвентаризацию, привлекаются к уголовной ответственности.

3. При проведении инвентаризации обязательно присутствие лиц, материально ответственных за проверяемые ценности. Если они не могут принять участие в инвентаризации (по болезни) или уклонились от неё, то в состав комиссии должен быть введен представитель органов власти. При совместной материальной ответственности нескольких лиц достаточно присутствие при инвентаризации лишь одного из них (если остальные не настаивают на присутствии). Если материально-ответственное лицо сначала присутствовало на инвентаризации, а затем до окончания её вследствие тех или иных причин перестало участвовать в ней, то в состав комиссии вводится представитель органов власти и инвентаризация проводится заново.

4. Перед началом инвентаризации проверяют измерительные приборы, а материально-ответственное лицо должно дать подписку о том, что им сданы в бухгалтерию или предъявлены комиссии все документы по операциям с инвентаризуемыми ценностями, для того чтобы материально-ответственное лицо, узнав после инвентаризации об обнаруженных недостатках не могло составить заднем числом бестоварный документ.

5. Все инвентаризуемые ценности подлежат пересчету, взвешиванию и перемериваний в натуре. Нельзя показывать в инвентаризационной ведомости вес товаров по трафарету, обозначенному на таре, без вскрытия её и осмотра категорически запрещается записывать в ведомость "книжные остатки", т.е. данные бухгалтерского учета, учета кладовщика и амбарных книг, выдавая их за натуральные (фактические) остатки товарно-материальных ценностей.

6. Если проверяемые ценности находятся в различных хранилищах, то все хранилища, за исключением того, в котором в данный момент производится инвентаризация, должны быть закрыты, опечатаны и опломбированные. Ключи от места хранения ценностей во время перерыва в работе комиссии должны находиться у материально-ответственного лица, а печать или пломбир - у председателя комиссии или у ревизора, если он участвует в проведении инвентаризации. Это исключает возможность проникновения в хранилище ценностей материально-ответственного лица без контролирующего его председателя комиссии или ревизора и вместе с тем гарантирует права материально ответственного лица[12].

7. Во время проведения инвентаризации все операции по приему и отпуску ценностей прекращается. Ценности, поступившие в этот период должны находиться в отдельном помещении и в инвентаризационную ведомость как натуральный остаток не должны включаться, а приходуются бухгалтерией после инвентаризации. Чтобы в ходе инвентаризации не нарушать нормальную деятельность предприятия, до начала инвентаризации со склада отпускаются в цехе такое количество материалов, которое необходимо для обеспечения нормальной работы цехов на весь период инвентаризации.

Работа по снятию остатков оформляется инвентаризационной описью, иногда этот документ называют инвентаризационной ведомостью. В них комиссия указывает наименование и фактическое наличие материальных ценностей в том порядке, в каком производилось снятие остатков (т.е. по местам хранения).

Инвентаризационную опись, как правило, составляют в трех экземплярах. Все экземпляры считаются подлинниками (т.е. пишется без копирки). Каждая страница всех экземпляров описи сверяется и затем отдельно подписывается всеми членами комиссии, в том числе и материально-ответственными лицами.

Чтобы исключить возможность приписок и различных подлогов в описи в конце каждой её страницы комиссия проставляет прописью количество заполненных строк (порядковых номеров), а так же число натуральных единиц товара по графе "фактически оказалось". Натуральные единицы суммируются независимо от того, в каких единицах измерения показаны ценности. В данном случае допускается сложение килограммов метрами, штуками и т.д.

Чтобы затруднить искажение результатов инвентаризации, в инвентаризационных описях необходимо указать точное наименование каждого вида материальных ценностей, проставить его номенклатурный номер, артикул, сорт, цену.

По окончании проверки фактического наличия материальных ценностей инвентаризационная комиссия проставляет в описи цены согласно рыночный и подсчитывают стоимость отдельных материалов, а затем и общую стоимость всех материальных ценностей в целом по описи. После этого все экземпляры описи подписывают члены комиссии, в том числе и материально-ответственное лицо, которые еще раз должны проверить, все ли ценности отражены в инвентаризационных описях. В конце описи они дают подписку, удостоверяющую правильность записей. Если материально-ответственное лицо отказывается дать подписку или не подписывает описи, то комиссия составляет акт, который подписывают все члены комиссии и главный бухгалтер или его заместитель.

После оформления инвентаризационной описи первый экземпляр немедленно передается в бухгалтерию вышестоящей организации (он является контрольным), второй - передается в бухгалтерию предприятия; а третий - остается у материально-ответственного лица. Если инвентаризация проводилась по требований органов прокуратуры или полиции, то один экземпляр описи передается им.

Результаты инвентаризации выявляются путем сопоставления фактических (натурных) остатков материальных ценностей с остатками числящимися на счетах бухгалтерского учета, для этого бухгалтерия, составляет сличительные ведомости. В ведомости содержатся данные о наименование материальных ценностей, по которым сличаются остатки, единицы измерения этих ценностей, их сорт, цена. Далее указываются книжные остатки (из аналитического учета) ценностей в натуральных и денежных показателях, затем фактические остатки согласно инвентаризационным описям в тех же показателях, данные о пересортице, естественной убыли и результатах инвентаризации.

Результаты инвентаризации выявляются путем сравнения книжных и фактических остатков. Эти результаты могут показать:

1. Совпадение книжных и фактических остатков. Это - положительный результат инвентаризации. Однако следственные работники должны учитывать, что такое совпадение в ряде случаев может быть вызвано тем, что члены комиссии вместо фактической проверки материальных ценностей иногда заполняют описи на основе книжных остатков (на складах и базах) или со слов заведующего магазином.

2. Превышение книжных остатков над фактическими, в результате чего образуется недостача материальных ценностей.

З. Превышение фактических остатков над книжными, в результате чего образуется излишки материальных ценностей. Эти излишки не всегда следует считать "экономией" материально ответственного лица. Часто это - приготовление к последующему хищению. Значительные излишки обычно образуются в результате обсчета обмера, обвеса, а так же завоза, неоприходованного "левого" товара, приписок в описях и других злоупотреблений. Иногда в излишки могут быть следствием ошибок в бухгалтерском учете.