Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации

Документы подразделяются:

1.по назначению;

2. по месту возникновения;

3. по объему содержания;

4. по способу использования;

5. по качественным признакам.

По своему назначению документы подразделяются на:

- распорядительные, в которых содержатся задания о выполнение хозяйственных операций (поручение банку о перечисление денег, наряд на сделанные работы и т.п.

- оправдательные или исполнительные - это документы составленные в момент совершения операции или тот час же после её совершения и служащие доказательством того, что данная хозяйственная операция была произведена (расходная накладная и т.д.);

- комбинированные, содержат в себе одновременно элементы распорядительного и исполнительного документа, т.е. в них имеются и распоряжения о совершении операции, и доказательство того, что она совершена (расходный кассовый ордер и др.);

- документы бухгалтерского (учетного) оформления, с помощью которых оформляются операции, отраженные ранее в подлинных первичных документах (расчет амортизации, калькуляции и др.)

Документы, имеющие различные назначения, но отражающие одну и ту же хозяйственную операцию, неразрывно связаны между собой. Это следует иметь в виду при расследовании должностных злоупотреблений. Отсутствие распорядительного документа ставит под сомнение законность исполнительного документа, (например отпуск ТМЦ без разнарядки планового отдела).

По месту возникновения документы подразделяются на внутренние, составленные работниками проверяемой организации, и внешние, поступившие из других предприятий и учреждений. Следовательно, разные экземпляры одного и того же документа, а так же иные документы, отражающие фиктивную операцию могут находиться в различных организациях.

По объему содержания документы делятся на первичные (простые) непосредственно отражающие отдельные хозяйственные операции (кассовые ордера, чеки и т.п.). Эти документы составляют основу первичного учета. Данные первичного учета необходимы для последующего обобщения, контроля и управления производством. Сводные (вторичные) обобщают первичные, отраженные до этого в нескольких первичных документах (отчеты материально-ответственных лиц - авансовый отчет, отчет кассира и др.). Выявление в них записей, не подтвержденных первичными документами, является сигналом о возможных злоупотреблениях.

По способу использования документы делятся на разовые и накопительные. При заполнение разовых документов сведения об одной или нескольких хозяйственных операциях заносят в один рабочий прием (накладная, платежная ведомость и др.). В накопительные документы сведения об однородных хозяйственных операциях заносят постепенно, в течение нескольких дней или в несколько рабочих приемов. Например, лимитная карта на выдачу материалов со склада в производство (лимитно-заборная карта). Нарушение порядка заполнения документов способствует совершению злоупотреблений, так применение «открытых» платежных ведомостей, в которые бухгалтер или кассир по мере надобности вносит суммы авансов и другие суммы являются грубым нарушением[6].

По качественным признакам все документы подразделяются на две основные группы: полноценные и неполноценные.

Полноценный документ должен отвечать:

Формальному требованию. В соответствии с ним каждый бухгалтерский документ (кассовый ордер, счет-фактура) должен быть составлен по установленной форме и иметь необходимые реквизиты (дата, подписи и т.п.);

Требованию законности. Полноценный бухгалтерский документ должен отражать законную по своему содержанию операцию;

Требованию действительности. Полноценные документы отражают такие операции, которые были на самом деле совершены.

В зависимости от того, какое требование нарушено, неполноценные документы в свою очередь могут быть отнесены к одной из следующих групп.

Неправильно оформленные:

1. Документы, в которых отсутствует необходимые реквизиты (например, платежная ведомость без подписей руководителя или получателя денег и др.) их еще называют недооформленными

2. Документы, в которых имеются лишние реквизиты (накладная, заверенная гербовой печатью и т.п.).

3. Документы, с ненадлежащими реквизитами (расходный кассовый ордер, в котором в качестве распорядителя кредитов расписалось лицо, не имеющее на это полномочий).

Перечисленные документы бухгалтерия не вправе принимать к учету. Если при ревизии выяснится, что неправильно оформленный документ отражает фактический несовершенную операцию, то он будет признан подложным.

Незаконные – документы, отражающие незаконные по своему содержанию операции, т.е., составленные с нарушением законов и правил (расходный кассовый ордер на выдачу нового аванса лицу, не отчитавшемуся за ранее полученную сумму), а также документы, составленные с нарушением норм и расценок (наряд, в котором завышены расценки).

Недействительные – документы, отражающие операции, которые в действительности не были совершены, т.е. фиктивные операции (такие документы называют бестоварными или безденежными (накладная, которая правильно заполнена, но по которой фактически товары не отпущены). Подобные документы оформляются преступниками как для временного скрытия недостачи, так и для вуалирования хищений. Таким документом может быть ведомость на выдачу зарплаты действительно работавшим лицам, в которой при подсчете завышен умышленно итог.

Полноценные документы, отвечающие всем требованиям, всегда являются подлинными. Неправильно оформленные документы могут быть как подлинными, так и подложными в зависимости от результатов проверки.

Документы, отражающие незаконные, но действительно совершенные операции, также являются подлинными.

Документы, отражающие операции, которые в действительности не совершались (бестоварные, безденежные), всегда являются подложными.

Подложные документы приобщаются к делу в качестве вещественных доказательств. С помощью таких документов можно определить не только ущерб и способ хищения, но и круг. лиц, участвовавших в преступлении[7].