Специфика инвентаризации товаров

При планировании и проведении инвентаризации товаров и тары на предприятиях розничной торговли необходимо учитывать следующие ее особенности.

План инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с руководителем организации. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой по месяцам исходя из сроков и результатов осуществления предыдущих инвентаризаций и условий работы материально ответственных лиц (сезонность, время отпусков и т.д.), молодых специалистов. Ежемесячно план работы уточняется и при необходимости корректируется. При этом большое значение имеет правильное установление очередности инвентаризаций. В первую очередь она должна проводиться у материально ответственных лиц, вновь принятых на работу, а также у недостаточно квалифицированных работников. При определении очередности инвентаризаций принимают во внимание факты неритмичного выполнения плановых заданий по объему товарооборота, неудовлетворительное качество выпускаемой продукции, наличие жалоб покупателей на обсчет и другие нарушения.

Кроме того, составляется график проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей и контрольных проверок должностными лицами аппарата управления на год в разрезе каждого месяца. В нем предусматривается участие в инвентаризациях и контрольных проверках специалистов (не менее 4 - 7 раз в год).

Кроме проведения инвентаризаций в установленные сроки в планах могут предусматриваться внезапные сплошные инвентаризации, охватывающие все торговое предприятие.

Контроль за выполнением плана инвентаризаций, как правило, осуществляется главным бухгалтером, а учет и проверка качества их проведения - чаще всего руководителем организации. В журнале учета проведения инвентаризаций фиксируются данные по каждому магазину (время проведения инвентаризации, состав инвентаризационных комиссий, сведения о результатах инвентаризаций и их качестве). Могут также указываться данные о соблюдении норматива товарных запасов и о неполноценных товарах.

Организация инвентаризации товарно-материальных ценностей имеет большое значение как в борьбе за сохранность собственности, так и для управления хозяйственной деятельностью торговых организаций, так как дает возможность получить точную и достоверную информацию о состоянии товарных запасов, выявить неполноценные товары, осуществить контроль за деятельностью материально ответственных лиц, определить суммы недостач и излишков товарно-материальных ценностей, влияющие на финансовые результаты деятельности торговых организаций.

В целях совершенствования деятельности инвентаризационной комиссии необходимо выделить следующие элементы ее работы:

1) получение распоряжения на проведение инвентаризации;

2) проведение инструктажа;

3) изучение и соблюдение своих обязанностей и прав;

4) разграничение ответственности;

5) порядок оплаты труда за выполненную работу.

Документом на право проведения инвентаризации для инвентаризационной комиссии должен служить приказ (распоряжение) руководителя организации. Выдача такого распоряжения вызвана необходимостью обеспечить право комиссии на проведение инвентаризации и соблюдение принципа внезапности.

До начала инвентаризации главный бухгалтер с участием руководителя, специалистов и представителя инвентаризационной комиссии обязан провести инструктаж о порядке и технике проведения инвентаризационной работы.

Распоряжение является единым документом, который в комплексе отразит организацию предварительной инвентаризационной работы. Распоряжение о проведении инвентаризации регистрируется в книге учета выданных распоряжений.

После получения приказа (распоряжения) о проведении инвентаризации инвентаризационная комиссия непосредственно приступает к ее выполнению.

Приказ о проведении инвентаризации может содержать в качестве приложения план проведения инвентаризации, который определяет сроки ее проведения, разграничивает обязанности между членами рабочих комиссий. Кроме того, на этапе подготовки к проведению инвентаризации могут быть разработаны соответствующие внутренние документы (правила с подробным описанием действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния имущества организации; порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий; формы первичных документов для оформления результатов инвентаризации).

Содержание и порядок выполняемых процедур приводятся в табл. 1.

Таблица 1

Содержание работ, выполняемых при проведении инвентаризации

в торговой организации

Эта модель помогает рационализировать проведение инвентаризаций, сократить время их проведения, что, в свою очередь, скажется на улучшении организации торговли, увеличении товарооборота и, как следствие этого, улучшении финансовых результатов.

Для более достоверных данных по результатам инвентаризации необходимо совершенствовать сам процесс проведения инвентаризации. Одним из рациональных приемов проведения инвентаризации является ярлычный метод. Его сущность состоит в том, что работники торговой организации подбирают одноименные товары в порядке, удобном для их подсчета. Затем, подсчитав количество товаров, заполняют на каждый его отдельный вид товарный ярлык, в котором указывают наименование товара, сорт, количество, цену и другие признаки, определяющие данное наименование товара. Председатель комиссии в присутствии материально ответственного лица может поручить члену комиссии проверить правильность на нем регистрационного номера, записать данные ярлыка в контрольную ведомость. После этого товарный ярлык направляется оператору вычислительной машины для включения в инвентаризационную опись данных проверенного товара. Применение этого метода позволяет на 35 - 40% сократить время проведения инвентаризации.

Для сокращения времени проведения инвентаризации возможно использование специальных книг, построенных по типу оборотных ведомостей. Первая инвентаризация в них отражается как обычно, а последующие на выкладках с указанием лишь количества и стоимости товаров. Этот метод позволяет почти вдвое сокращать объем описи за счет одноименных товаров. При инвентаризации продовольственных товаров можно пользоваться обмером, но такой способ проверки не совсем точен и достоверен.

Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товаров, инвентаризационная комиссия проводит подготовительную работу. Она пломбирует помещения для хранения ценностей, пересчитывает все имеющиеся деньги, проверяет точность и сроки клеймения весоизмерительных приборов, группирует одинаковые товары, находящиеся в разных местах помещения, отдельно складывает бракованные и пришедшие в полную негодность товары, получает от материально ответственных лиц последние товарно-денежные отчеты с соответствующими оправдательными документами, расписку о сдаче всех документов и отчетов по приходу и расходу товарно-материальных ценностей. Инвентаризационная комиссия тщательно проверяет предъявленные отчеты и приложенные документы, особенно накладные на внутреннее перемещение, удостоверяется в наличии подписей материально ответственных лиц, правильности цен на товары, сумм наценок, таксировок, подсчетов. На каждом предъявленном комиссии документе и на отчетах ставится дата и подпись председателя инвентаризационной комиссии.

Ценности, подлежащие инвентаризации, подбираются по наименованиям, сортам, виду упаковки и укладываются в определенном порядке, удобном для пересчета, перемеривания и перевзвешивания.

Товары подсчитываются, взвешиваются и перемериваются в присутствии материально ответственных лиц, при этом определяется их качество, сортность и цена. Инвентаризация товаров проводится в порядке расположения товаров в данном помещении.

Товары, находящиеся в розничных торговых организациях в нераспакованном виде, вскрывают и проверяют как по количеству, так и по качеству.

Инвентаризация товаров, учитываемых партионно, проводится по отдельным партиям. Товары, поступившие в торговую организацию во время инвентаризации, принимаются материально ответственными лицами в присутствии инвентаризационной комиссии и записываются в отдельную опись. Документы на эти товарно-материальные ценности включаются в первый товарно-денежный отчет, составленный после инвентаризации.

В случае обнаружения порчи, боя и лома товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия составляет акт (форма N ТОРГ-15) и вместе с письменным объяснением материально ответственных лиц передает на рассмотрение. На фактически оказавшиеся в наличии товары и тару на торговых предприятиях составляются инвентаризационные описи (форма N ИНВ-3).

В инвентаризационной описи не допускаются подтирки или подчистки, записи в описях должны производиться ясно и четко. Исправляются допущенные ошибки во всех экземплярах путем зачеркивания ошибок и написания сверху правильных данных. Исправления в части наименования товаров, их количества, расфасовки и цены должны быть оговорены и подтверждены подписями всех членов комиссии, что на практике нередко не делается.

Комиссия составляет опись в трех экземплярах, а при передаче материальных ценностей - в пяти (три - под копирку членами комиссии, а два других - материально ответственным лицом). Каждый экземпляр описи в отдельности подписывается всеми членами комиссии (не под копирку). Если опись состоит из нескольких страниц, то все страницы должны быть пронумерованы, а внизу каждой из них должна быть ссылка на номер следующей страницы. В опись записывается товар в полном и правильном наименовании с указанием номенклатурного номера, расфасовки. В графе "цена" указывается цена, по которой товар сдан под отчет по товарным документам материально ответственному лицу. При этом цены должны соответствовать единице измерения, в которой товар внесен в опись. Например, количество товара указано в штуках, и цена ставится за одну штуку.

Очень часто в магазинах возникают трудности при инвентаризации особо крупных остатков отдельных видов товаров. Даже при очень крупных остатках какого-либо товара комиссия обязана пересчитать их, а не записывать в опись их количество со слов материально ответственного лица или, например, путем умножения количества ящиков на количество бутылок в одном без проверки содержимого в каждом ящике.

Одновременно с фактической проверкой товаров в натуре проверяется состояние и ведение складского хозяйства, в том числе правильность организации хранения и размещения товаров, при этом имеется в виду, в частности, разнообразие физико-химических свойств многих товаров, например:

- скоропортящиеся (продукты полеводства, садоводства, огородничества, животноводства, птицеводства и др.);

- легко воспринимающие влагу (соль, сахар и др.);

- легко воспринимающие посторонние запахи (сахар, чай, мука, крупа и др.);

- обладающие специфическими запахами (рыба, табак и др.);

- убывающие в весе (овощи, бахчевые, мясные и др.);

- легко воспламеняющиеся и др.

Если в момент инвентаризации поступил товар, то комиссия принимает его и записывает в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую внесены эти ценности. Этот товар приходуется после инвентаризации. Но такие случаи на практике бывают не очень часто.

По весовым товарам в таре указывается вес брутто и вес нетто. Фактически оказавшуюся в момент инвентаризации тару рассортировывают по качественному признаку и составляют для нее две описи - на порожнюю и на занятую под товарами.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально ответственным лицам в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации". Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, находящихся в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товаров, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами (табл. 2).