Инвентаризация материальных ценностей

Основной целью ревизии наличия и сохранности товарно-материальные ценности (ТМЦ) является обстоятельное изучение условий сохранности ТМЦ, выявление фактов искажения отчетных данных и хищений, а также разработка мероприятий по предотвращению хищений и порчи ТМЦ.

Для достижения поставленной цели ревизор должен решить следующие задачи:

- определить уровень контроля за сохранностью ТМЦ;

- определить фактическое наличие и качественное состояние ТМЦ;

- выявить ТМЦ, полностью или частично потерявшие свое первоначальное качество;

- выявить сверхнормативные и неиспользуемые ТМЦ с целью последующей реализации;

- проверить соблюдение правил и условий хранения ТМЦ, а также правила их содержания и эксплуатации;

- проверить реальность оценки стоимости ТМЦ.

Если проверяемая организация осуществляет постоянные и своевременные инвентаризации и ревизор пришел к выводу, что инвентаризация нецелесообразна, то в этом случае может применяться метод выборочной инвентаризации. В случае расхождения данных в результате контрольного сличения в межинвентаризационный период ревизор обязан провести инвентаризацию.

Сроки проведения инвентаризаций устанавливаются учетной политикой предприятия. При этом руководствуются ст. 12 Федерального закона РФ «О бухгалтерском учете».

Приступая к проверке фактического наличия и сохранности, ревизор устанавливает перечень ТМЦ, которое будет подвергнуто инвентаризации, и наличие приказа о материальной ответственности. Кроме этого, ревизор должен убедиться, что материально ответственными лицами заключен договор о полной материальной ответственности. Результаты изучения договоров ревизор может отразить в таблице.

Проверка ТМЦ производится инвентаризационной комиссией, в состав которой должны входить должностные лица и работники бухгалтерской службы организации.

Перед началом проверки руководитель организации по согласованию с ревизором издает соответствующее распоряжение и вручает его членам инвентаризационной комиссии.

До начала проведения инвентаризации материально ответственное лицо составляет в двух экземплярах отчет по приходу и отпуску ТМЦ на дату проведения инвентаризации, первый экземпляр которого сдают в бухгалтерию, а второй передают ревизору. Отчет подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии в правом верхнем углу документа. Кроме того, председатель комиссии или проверяющий должен получить расписку от материально ответственного лица о том, что все документы, относящиеся к приходу или расходу ТМЦ, сданы в бухгалтерию и что неоприходованные или не списанные в расход ТМЦ отсутствуют. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение ТМЦ.

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на … (дата)», что служит основанием для определения остатков ТМЦ к началу инвентаризации по учетным данным.

После этого комиссия приступает к проверке наличия ТМЦ путем взвешивания, пересчета или перемеривания.

Ревизор должен лично проверить пригодность используемого при этом весоизмерительного оборудования, его госпроверку, клеймение гирь и мерного инвентаря. Не следует допускать, чтобы ревизор сам подсчитывал и взвешивал ТМЦ, а счетный работник или материально ответственное лицо в это время записывал результаты. Наоборот, ревизор должен следить за правильностью проведения работы и сам записывать результаты. Во избежание недоразумений материально ответственное лицо также ведет запись результатов инвентаризации, которую периодически сверяют с записями ревизора.

Не допускается вносить в описи данные об остатках ТМЦ со слов материально ответственного лица или по данным учета без проверки их фактического наличия. Комиссия должна проверять фактическое наличие ТМЦ в присутствии заведующего складом (кладовой) и других материально ответственных лиц.

Количество ТМЦ, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, может определяться на основании документов при обязательной выборочной распаковке части этих ТМЦ и проверке в натуре.

Осуществляя инвентаризацию, ревизор должен следить за тем, чтобы на каждой странице описи были указаны порядковые номера ТМЦ и общий итог (контрольная сумма) количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, несмотря на то, что эти ценности показаны в разных единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.).

В случае допущения ошибки исправление производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

Ревизор должен проследить, чтобы в описях не оставались незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки должны прочеркиваться.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. На последней странице описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией ТМЦ в их присутствии и отсутствие каких-либо претензий к членам комиссии, а также делается отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов, удостоверенная подписями членов инвентаризационной комиссии.

Если инвентаризация ТМЦ проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся ТМЦ, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. При инвентаризации в нескольких помещениях ревизор опечатывает те помещения, в которых инвентаризация в текущий день не осуществляется.

При проведении инвентаризации ТМЦ ревизор должен следить за тем, чтобы в инвентаризационных описях записи группировались по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других данных, артикула, сорта и др.

Инвентаризация ТМЦ, как правило, проводится в порядке расположения ТМЦ в данном помещении. При хранении ТМЦ в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица ревизор должен организовать инвентаризацию последовательно по местам хранения.

После проверки ТМЦ помещение, где проводилась инвентаризация, опечатывается.

В ходе ревизии подлежат инвентаризации ТМЦ, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями, находящиеся на складах других организаций и на ответственном хранении на своем складе. Инвентаризация таких ТМЦ заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета ТМЦ, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могут оставаться только суммы, подтвержденные правильно оформленными документами: по находящимся в пути расчетными документами поставщиков или другими, заменяющими их документами; по отгруженным копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и т. д.); по просроченным оплатой документам, обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций по сохранными расписками.

Предварительно производится сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету 45 «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах (76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т. д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Комиссия составляет отдельно описи на ТМЦ, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций.

В описях на ТМЦ, находящиеся в пути, по каждой отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ТМЦ учтены на счетах бухгалтерского учета.

По ТМЦ, которые хранятся на складах других организаций, должны составляться описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей. В описях на эти ТМЦ указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

На заключительном этапе инвентаризации ревизор должен изучить собранные в ходе проведения фактической проверки ТМЦ объяснения и материалы. Необходимо убедиться в правильности составления сличительных ведомостей, а также инвентаризационных описей и выведенных книжных остатков. Перед оформлением результатов инвентаризации ревизор должен отрегулировать инвентаризационные разницы на основе полученных сведений.

При пересортице ТМЦ взаимный зачет излишков и недостач допускается по ТМЦ одного и того же наименования, за один и тот же проверяемый период и у одного и того же лица при условии, что они явились результатом ошибок, просчета и т. п., по одной и той же группе, если ТМЦ имеют сходство по внешнему виду или упакованы в одинаковую тару при отпуске их без распаковки. Недостача ТМЦ после зачета относится на виновных лиц, а излишки приходуются. За допущение пересортиц должны быть наложены дисциплинарные взыскания, а при установлении умышленных пересортиц виновных привлекают к ответственности по закону.

Взаимозачет пересортицы, например, по товарам, в учете отражается по дебету счета 41 «Товары», кредиту счета 41 «Товары» в аналитическом учете по определенным видам товаров. Излишки в учете отражаются по дебету счета 41 «Товары», кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Недостачи, порчи отражаются по дебету 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», кредиту счета 41 «Товары». При выявлении виновных лиц отнесение на них стоимости недостающих товаров, порчи производят по дебету счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Если с виновных лиц взыскивается стоимость недостающих товаров по ценам, превышающим их балансовую стоимость, то разница между стоимостью недостающих товаров относится в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» с кредита счета 98 «Доходы будущих периодов».

Окончательные результаты инвентаризации ревизор отражает в акте проверки, где он должен указать:

- подробные сведения о причинах и виновниках недостач, потерь и излишков;

- меры, принятые по отношению к виновным лицам;

- предложения по регулированию расхождений фактического наличия имущества и данных бухгалтерского учета.

Расхождения, выявленные в ходе инвентаризации, регулируются п. 3. ст. 12 Федеральным законом «О бухгалтерском учете».

При отнесении потерь от порчи или хищения ТМЦ на счет виновных лиц ревизор должен ориентироваться на максимальные либо среднерыночные цены даже в тех случаях, когда организация ведет учет не по покупным, а по продажным ценам.

В процессе инвентаризации ревизор изучает, как оборудованы складские помещения, наличие техники безопасности, имеется ли оборудование противопожарной и охранной сигнализации, выполняются ли требования санитарно-эпидемиологических станций по хранению ТМЦ (товарное соседство, соблюдение температурного режима и др.). Все выявленные факты нарушений должны отражаться в акте проверки организации.

Результаты инвентаризации должны быть рассмотрены и утверждены постановлениями, приказами не позднее трех дней после их представления. Мелкие недостачи погашаются немедленно. По хищениям и недостачам, кроме мелких, и потерям вследствие злоупотреблений или халатности следует направить дела в следственные органы, предъявить гражданские иски и обеспечить взыскание ущерба.

Поступающие ТМЦ во время инвентаризации, принимаются материально ответственным лицом в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или отчету после инвентаризации. Эти ТМЦ заносятся в отдельную опись под наименованием «ТМЦ, поступившие во время инвентаризации». В этой описи указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер документа, наименование товара, количество, цена, сумма стоимости ТМЦ. Одновременно на приходном документе за подписью председателя комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату.

ТМЦ, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих товаров на ответственное хранение. В описях на эти ТМЦ указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия ТМЦ на хранение, место хранения, номера и даты документов. На ТМЦ, переданные в переработку, в описи указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ТМЦ, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ТМЦ в переработку, номера и даты документов.

Результаты проверки по каждому наименованию ТМЦ фиксируются в инвентаризационных описях, составляемых отдельно по местам нахождения или хранения товаров.

Результаты инвентаризации отражаются в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете, которые подписывают все члены инвентаризационной комиссии, а материально ответственные лица помимо этого по каждой описи дают расписку: «Все ТМЦ, поименованные в настоящей инвентаризационной описи, комиссией проверены в натуре в моем присутствии и внесены в опись, в связи с чем претензий к инвентаризационной комиссии не имею. ТМЦ, перечисленные в описи, находятся на моем ответственном хранении».

Оформленную опись ревизор передает в бухгалтерию для составления сличительной ведомости. Сличительные ведомости составляются только по ТМЦ, по которым выявлены отклонения от учетных данных. Их подписывает главный бухгалтер и материально ответственное лицо.

Если установлены недостача или излишки, материально ответственное лицо должно представить письменное объяснение по этому поводу. Недостачи ТМЦ сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц, а излишки подлежат оприходованию.

В случае когда конкретные виновники недостачи и порчи не установлены, недостача ТМЦ сверх норм убыли и потери от порчи ТМЦ могут быть списаны на результаты хозяйственной деятельности. Окончательное решение о зачете принимает руководитель.