Формирование инвентарного дела

10.1. Инвентарное дело является системной информационной модель (фотографией) объекта, отражающей изменения его состояния с момента паспортизации до момента проведения последней инвентаризации, по показателям и в объеме, необходимым органам государственного, территориального и отраслевого управления.

10.2. Инвентарный объект считается установленным(выявленным) с момента определения его состава и местоположения, зафиксированных в форме инвентарного плана и экспликации к нему.

Инвентарный план (план земельного участка, фотоплан в масштабе 1:500) с экспликацией к нему, составленной хотя бы и в учетных целях, является документом, достаточным для создания инвентарного дела и сдачи его в архив на хранение.

Все дополнительные сведения, необходимые органам управления и владельцам, должны вноситься по результатам последующих обследований или текущих инвентаризаций, проводимых, как в плановом порядке, так и по разовым заявкам.

Полный состав инвентарного дела (нормативная полнота) должен позволять документально обоснованное заполнение всех разделов, срок и и позиций тех.паспорт а на требуемую дату.

10.3. Инвентарное дело формируется в порядке, устанавливаемом действующими инструкциями и рекомендациями по работе архива БТИ, а также решениями руководителя БТИ.

Все материалы инвентарного дела рекомендуется разделять на три группы документов:

материалы последней по хронологии инвентаризации;

правоустанавливающие документы и копии с них, зарегистрированные в книге регистрации;

полевые и расчетные материалы.

Хранение в инвентарном деле документов, не требуемых решения задач инвентаризации, запрещается.

10.4. При традиционном хранении информации на бумажных носителях, в твердой копии, с разбивкой документов на три группы, формирование инвентарного дела должно исключать искажение и порчу материалов путем исправления ранее допущенных ошибок или неточностей.

С этой целью подшивка материалов в дело должна производиться в хронологической последовательности их поступления на хранение так чтобы их извлечение из дела было невозможно, а выдача инвентарного дела исполнителям в полном объеме (кроме материалов первой группы хранения) ограничивалась.

Все выявленные ошибки и неточности должны вноситься как текущие изменения, в соответствии с требованиями раздела П данных Рекомендаций.