Движение документа внутри организации

Регистрация документов.

Это внесение сведений о доке в информационно-поисковую систему. Если объем <600 доков в год – в журнале, иначе – в картотеке. Регистрационная карточка (формат А5, А6) хранится в справочной и контр картотеке, заполняется от руки или машинописно (индекс, дата, корреспондент, тема, резолюция, кому передан для исполнения).

Движение документа внутри организации.

Движение д.б. рациональным (по разработанным технологическим картам) и централизованным (все через СДОУ, отметка в ИПС). Рук получает док от работника СДОУ, работает с ним в течении указанного времени (или передает исполнителю) и возвращает обратно в СДОУ. Если несколько получателей одного экземпляра – знакомятся по графику. СДОУ контр-ет этапы исполнения и участвует в подготовке ответного дока.

Обработка исполненных и отправляемых документов.

Для отправки СДОУ принимает правильно оформленные, подписанные и зарегистрированные доки. Если отправляемый док – ответ, то копия подшивается. В СДОУ все упак-ся (если машинный носитель, то специальная упаковка), проставляются выходные реквизиты и сдается на почту или курьеру.

Исполнение документов.

Исполнитель получает док в день регистрации дока или на след день от рука подразделения. Если решение можно принять без дока, то сообщается по телу (делается отметка). Если нужен док, то исполнитель готовит проект дока (на раб месте), согласовывает его с руководителем, оформляет его со всеми реквизитами и отправляет (через СДОУ). Контроль срока исполнения и работы с доком.

20. Задачи анализа структуры документооборота.

Анализ проводится для составления специальных технологических схем движения документов, обеспечивающих порядок движения и сроки исполнения.

Предварит классифицируются док/потоки: 1)доки внутренние, входящ, исходящ; 2)направляемые руководителю и исполнит-ю 3)контролир, неконтролируемые 4)регистрируемые, нерегестрир.

Для анализа каждого ДП оцениваются: 1) его содержание – состав доков, входящих в него и состав инфы, входящих в доки; 2) структура ДП опред-ся функционально-целевым назначением доков; 3) режим ДП – изменение во времени информ нагрузки; 4) направление ДП зависит от доков (не/регистрируемые, не/контролируемые, с/без согласованием и др.) 5) объем- физич кол-во доков, копий, подлинников.

Общий ДО имеет: пост. составляющую (постоянно и периодич. поступающие доки – бух. документация, статистика, кадровая, периодика, реклама) и перемен составляющую (поступление носит вероятн. хар-ер - приказы, указы, письма, распоряжения и др.).

В СДОУ не регистрируются: 1)постоянная составляющая общего ДО; 2)поздравит. письма и телеграммы; 3)письма с пометкой "Лично".

По рез-ам анализа ДО и ДП составляются маршрутно-технолог карты и графич. оперограммы, позволяющие наглядно отобразить и рационализировать деятельность ДО.

21. Методы учета и сокращения документооборота.

Объем документа возрастает. На это сущ.объективные и субъективные причины. Объективные: 1.создание новых подразделений.2.Рост кол-ва инфор-х изданий.3.внедрение технических средств в управленческ.труд.4.св-ва инфы увеличивается со временем.5.недостаточно проработанные законодательные базы. 6.подмена реального дела бумаготворчеством. Субъективные:…

Задача предп.:снизить расход бумаги и кол.док.

Подсчет док.проводится на уровне министерств или на уровне каждого подразделения.Считают в местах их регистрации по регистрац.формам;нерегистр.доки в местах хранения при полистном просмотре.Считается кол.копий в зарегистриров.журнале;тиражи док-вв спец журнале;блоки док-в.отдельно учитывается доки на машинных носителях;объем научно-справочного аппарата СДОУ.Объем док-в позволяет опрделить штат службы.Объем док-в отправляемых на архив определяет площдь архива.

Мероприятия по учету и сокращению док/оборота проводятся ежегодно СДОУ для того, чтобы опр-ть штатную численность службы и спланировать приобретение тех средств.

Учет определяет: кол-во размноженных документов (по журналам тиражирования), число печатных документов, количество документов с различными сроками хранения. При подсчете считают все копии документов, учет ведется в местах регистрации по регистрационным формам, нерегистрируемые документы – по местам хранения.

Методы сокращения ДО: 1)сокращение кол-ва создаваемых доков (упорядочивание док/образования и повышение качества самих доков); 2)сокращение расхода бумаги (уменьшение формата, создание эффективных поисковых систем).

22. Защищ док/оборот (ЗДО). Принципы орг-ции. Требования к ЗДО; его особенности.

ЗДО – контролируемое движение конфиденц. документированной инфы по регламентированным пунктам приема-обработки, использования-хранения, рассмотрения-исполнения, в условиях организац. и технологич. обеспечения безоп. носителя и инфы.

Основное свойство – комплексность. ЗДО как объект защиты – упорядоченная совокупность каналов объективного и санкциониров. распространения конфиденц. инфы.

Требования к ЗДО – сов-сть требований к обычному ДО и спец. требований: 1)обработка и хранение доков, обеспечение без-ти инфы на любом типе носителя; 2)персонал ответственность сотрудников за сохранность носителей и тайны; 3)оперативный учет доков и контроль их сохранности 4)жесткая регламентация порядка работы с доками.

Защищенность ДП обеспеч-ся: исп-ие режимных мер и технолог приемов обработки КД, нанесением отличит. отметки на чистый носитель и на КД, формир-ем изолир-ых ДП.

Орг-ция ЗДО. В крупных структурах с большим объемом КД ЗДО формир-ся как самостоят и изолир-ый ДП КД (или несколько ДП для КД с разными грифами). Можно созд-ть службы конфиденциальной документации (самостоят, к-ая входит в состав СБ). В неб. структурах, а также структурах, где осн масса доков явл-ся конфиденциальной КД не выдел-ся из общего потока – либо это осн. работы персонала, либо работа спец референта.

Особенности ЗДО: избирательность в доставке и исп-нии ценной инфы: введение разрешительной сис-мы доступа персонала к КИ; дробление КИ между сотрудниками на составные части, каждая из к-ых ценности не представляет сама по себе.

23. Угрозы документам в документопотоках. Задачи ЗДО.

Угрозы КД в документопотоках: НСД, утрата (всего или части), утрата носителя черновых доков, утрата конфиденциальности за счет разглашения или утечки, подмена, случ. или умышл. уничтож., ошибочные действия персонала, заражение вирусами и др.

ЗДО – контролируемое движение конфиденц. документированной инфы по регламентированным пунктам приема-обработки, использования-хранения, рассмотрения-исполнения, в усл организац. и технологич. обеспечения безоп. носителя и информации.

Основное свойство – комплексность. ЗДО как объект защиты – упорядоченная совокупность каналов объективного и санкциониров. распространения конфиденц. инфы.

Технология обработки открытых документов предназначена для решения только управленческих задач, а система обработки и хранения КД решает: 1)управленческие задачи, задачи защиты; 2)предупреждение НСД любого лица к документу; 3)обеспечение физической сохранности документов; 4)обеспечение сохранности тайны фирмы.

24. Технологические стадии обработки КД (по потокам).

Движению КД должны предшествовать операции по проверке комплектности, целостности и учету нового местонахождения документа. Но защитные меры не должны повышать трудоемкость работы с доками и увеличивать сроки их движения и исполнения.

Входной ДП включает в себя следующие стадии обработки КД:

1)прием, учет и первичная обработка поступивших пакетов, конвертов; 2)учет поступивших доков и формир-ие справочно-информационной БД; 3)предварит. рассмотрение и распред. поступивших доков; 4)рассмотрение доков руками и передача доков на исполнение и технолог участки службы КД; 5)ознакомление с доками исполнителей, использ. или исполнение доков.

Исходящий и внутренний ДП включают в себя следующие стадии:

1)исполнение документов (определение уровня грифа конфиденц. предполагаемого документа, учет носителя будущего КД, составление текста, учет подготовленного документа, его изготовление и издание); 2)контроль исполнения документов; 3)обработка изданных документов (экспедиционная обработка документов и отправка их адресатам; передача изданных внутр. документов на исполнение); 4)систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, оформление, формирование и закрытие дел; 5)подготовка и передача дел в ведомств. архив (архив фирмы).

Доп стадии обработки КД: 1)инвентарный учет доков, дел и носителей инфы, не включ. в номенклатуру дел (карты, магн. носители, чертежи и др.); 2)регуляр проверка наличия доков, дел и носителей инфы, контроль при увольнении сотрудника, внеплановые проверки; 3)контроль за copy и тиражир доков; 4)контроль за delete доков, дел и носителей.

Стадии, составл тот или иной док/поток, практически реализуются специализированной технолог системой обработки и хранения конфиденциальных доков.

25. Технологические схемы защиты, обработки и хранения (ТСЗОХ) конфиденц. документов. Требования к ним. Виды.

Под ТСЗОХ КД понимается упорядоч. комплекс организационных и технолог процедур для решения задач обработки КД и ДП КД.

Задачи ТС:1)управление предприятием2)орг-ция произв-ой деят-ти3)защита докум. инфы и носителей её.

ТСЗОХ доков распростр. на управленческие доки, конструкторские, технолог, научно-тех, на публикации, на нормативн. доки, хран-ся в библ, информ центрах и ведомственных архивах на любых видах носителей.

Чтобы задачи были решены предъявл. след требования:1)централизация всех стадий, этапов и процедур через СКДО; 2)учет всех видов носителей КД, учет каждого факта использ. КД; 3)обязательный контроль вторым работником службы КДО правильности выполнения учетных операций; 4)учет картотек, учетных форм и журналов; 5)обязательная подпись персонала при выполнении любых действий с доком (персональная ответственность сотрудников); 6)систематич (периодические и разовые) проверки наличия доков у исполнителей, в делах, БД, на машин носителях и т.д., 7)коллегиальность процедур delete доков и дел; 8)письменное санкционирование полномочным руком процедур copy и размножения бумажных и эл КД, контроль тех-гии выполнения этих процедур.

Выделяют три схемы ТСЗОЗ: традиционная, автоматическая, смешанная.

26. Традиционная ТСЗОХ конфиденциальных документов.

Под ТСЗОХ КД понимается упорядоч. комплекс организационных и технолог процедур для решения задач обработки КД и ДП КД. ТСЗОХ доков распростр. на управленческие доки, конструкторские, технолог, научно-тех, на публикации, на нормативн. доки, хран-ся в библ, информ центрах и ведомственных архивах на любых видах носителей.

Выделяют три схемы ТСЗОЗ: ручная, автоматическая, смешанная

Традиционная (делопроизводственная) ТСЗОХ основана на ручных методах работы чела с КД и явл-ся универсальной.

(+): надежно, долговременно обеспечивает защиту КИ в обычных и экстремальных ситуациях. Система одинаково эффективно оперирует традиционными (бумажными) доками и доками машиночитаемыми, факсимильными и эл. Трудоемкость множества тех и формально-логических процедур и операций обычно снижается за счет вкл в технолог процесс организационной и ВТ, что в целом не меняет тип системы.

(-): низкая степень оперативности доставки доков потребителям инфы, невысокая эффективность справочной, поисковой и контрольной работы по докам

Ведение конфиденциального ДП централизуется в службе КДО, функционально не связанной с СДОУ. СКДО может включать: 1)группу учета поступивших доков; 2)группу учета носителей; 3)группу учета и обработки изданных доков; 4)группу учета номенклатурных дел и хранения КД; 5)группу инвентарного учета доков; 6)бюро изготовления доков; 7) copy-множительную группу; 8)контрольно-методическую группу.

СКДО располагается в помещении, смежном с приемной 1-го рука фирмы. В этом помещении ведется обработка и хранение всех КД. Правом входа в рабочее помещение службы обладает только 1-ый руководитель фирмы и руководитель СБ.

27. Автоматизированная ТСЗОХ КД

Под ТСЗОХ КД понимается упорядоч. комплекс организационных и технолог процедур для решения задач обработки КД и ДП КД. ТСЗОХ доков распростр. на управленческие доки, конструкторские, технолог, научно-тех, на публикации, на нормативн. доки, хран-ся в библ, информ центрах и ведомственных архивах на любых видах носителей.

Выделяют три схемы ТСЗОЗ: ручная, автоматическая, смешанная

АТСЗОХ прим-ся в СКДО или подразделении СБ и должна обеспеч-ть: 1)сокращение объема ручной работы с доками; 2)гарантию сохранности и целостности КИ; 3)персональную ответственность за сохранность КИ на машинных носителях; 4)постоянный учет всех КД; 5)контроль и противод-ие попыткам НСД; 6)единство технолог процесса с режимными требов. к ЗИ; 8)применение мер и ср-в ИТЗИ, ПАЗИ и др. и т.д.

Компьютеры, где есть АТСЗОХ не включаются в открытые сети.

Особенности АТСЗОХ: 1)при организации ЛВС включ. компы 1-го рука, нач. СКДО, основных спецов СКДО; 2)вертикальная иерархическая организация АРМ; 3)иерархическая СРД к КИ, утвержд. 1-ым руком; 4)закрепление за каждым user’ом строго опред состава массивов эл инфы и магн носителей; 4)сохранение учетной ф-ции и ф-ции контроля за традиц компонентами; 5)исключение тех возможности copy инфы и совместной работы с принтером; 7)жесткое соблюдение персоналом правил работы с эл КИ;8)изъятие КИ из ср-в ВТ по окончании работы с ней и перенос инфы на носители, подлежащие сдаче в службу КД; 9)сертифицирование ВТиЗИ; 10)постоянная охрана помещений с ВТ.

Вся эл КИ дублируется, для защиты носителей исп-ся меры традиц ТСЗОХ: нанесение грифа, номенклатурный учет и т.д.

28. Смешанная технолог система защиты и обработки КД

Под ТСЗОХ КД понимается упорядоч. комплекс организационных и технолог процедур для решения задач обработки КД и ДП КД. ТСЗОХ доков распростр. на управленческие доки, конструкторские, технолог, научно-тех, на публикации, на нормативн. доки, хран-ся в библ, информ центрах и ведомственных архивах на любых видах носителей.

Выделяют три схемы ТСЗОЗ: ручная, автоматическая, смешанная

В настоящее время наиб широко исп-ся смешанная технолог система обработки и хранения КД, совмещающая традиц и автомат тех-гии. Выборочно автомат-ся: справочная и поисковая работа, процедура составления и изготовления доков и учетных форм, контроль исполнения, сервисные задачи. Ост. стадии и процедуры выполняются в русле традиц-ой, делопроизводст тех-гии (распределение бумажных доков, их рассмотрение, исполнение, оперативное и архивное хранение доков). (-) смешанной тех-гии сост в неполном исп-нии преимуществ и функц-ых возможностей комп тех-гии => сохраняются рутинные делопроизводственные операции, которые мешают совершенствовать док/оборот.

Традиционные и автоматизированные технолог системы обработки и хранения КД представл собой сложные комплексы, решающие задачи документационного обеспечения нужной инфой управленческой и производственной деятельности, и о достаточно надежной защиты доков от НСД и др угроз без-ти информационных ресурсов фирмы.

29. Принципы учета конфиденциальных документов

Учет КД - это регламентация факта создания или получения документа, фиксация всех перемещений КД. Цель - обеспечение физич. сохранности, целостности, комплектности, контроля доступа и проверка реального наличия. Учет осущ. централизованно в СКДО.

Задачи учета КД: 1)фиксир факта поступления; 2)фиксирование местонахождения; 3)контроль работы по докам; 4)предупреждение утраты копии и экземпляров доков.

Угрозы при ведении учета: 1)выпадение КД из учетной системы; 2)отсутствие контроля за дв-ем КД; 3)вкл КИ в учетные формы; 4)исп-ие тех-гий, незакрепл. в нормативных и РД.

В процессе учета фиксируются следующие факты: 1)поступление пакета с КД, или незаконвертированных пакетов; 2)регистрация сведений о документе; 3)перенос инфы с бумажного носителя на машинный (если АТСЗОХ); 4)перемещение КД в процессе его жизненного цикла; 5)оформление спец подготовл. носителей; 6)перевод доков с одного учета на др; 7)регулярный контроль и удостоверение наличия, комплектности и целостности доков; 8)регистрация всех операций вторым работником службы.

Учет КД базируется на валовой нумерации всего потока доков в течение всего года.

(+): гарантированная сохранность номера, запись этого номера в карточку;

(-): отсутствие привязки к месту хранения.

Номер КД проставляется на первом листе дока и на первом листе каждого приложения, доп-но проставляется на штампе кол-во листов основного дока с указанием грифа конфиденциальности. В журналах и карточках проставляются данные о документе.

30. Виды учета конфиденциальных документов.

Учет КД - это регламентация факта создания или получения документа, фиксация всех перемещений КД. Цель - обеспечение физич. сохранности, целостности, комплектности, контроля доступа и проверка реального наличия. Учет осущ. централизованно в СКДО.

Предусмотрено 7 видов учета КД: 1)пакетный учет (для пакетов, содержащих КИ); 2)учет поступления незаконвертированных доков, доков по e-mail, факсимильной и спецсвязи.3)пакетный учет доков, не имеющих грифа конфиденциальности (ценные для фирмы доки); 4)вх учет для поступивших доков; 5)исх учет для подготовленных, отправленных и внутренних доков;6)инвентарный учет; 7)номенклатурный учет дел.

В каждом виде учета след д-ия: 1)индексирование дока; 2)регистрация; 3)формир-ие справочно-информац. банка; 4)контроль правильности регистрации.

Учет ведется в учетных формах: карточки и журналы. Вносимые в них сведения делятся на постоянные (фиксирован: автор, дата, индекс, тема, кол-во листов) и переменные (сведения о движение и местонах-нии дока, ФИО исполнителя, дата передачи и др)

Автоматизированный учет КД включает: 1)ввод в систему исходных сведений о доках и формир-ие эл журнала или картотеки; 2)контроль правильности внесения записей; 3)распечатка на бумажном носителе записей по каждому доку и по всем докам за раб день для формир-ия традиц. журнала; 4)распечатка, еси нужна учетная форма выдачи доков.

Учетный и справочный банк данных по КД вкл: 1)справочная картотека на неисполненные доки по исполнителям; 2)вкладка с разделами не- и исполненных доков по учетным номерам; 3)контрольная картотека в к-ой экземпляры карточек располаг-ся по срокам исполнения; 4)справочная картотека на исполненные доки по корреспондентам.

31. Учет поступивших пакетов и документов.

Поступившие доки дост-ся в спец запечатанных пакетах с сопроводительным доком. При получении пакета сотрудник СКДО должен: 1)удостоверится в целостности (иначе установить факт НСД, составить акт и далее служеб. расследование), правильности доставки, сохранности спец оттисков, печатей, прошивок на пакете; 2)зафиксировать факт получения в журнале, в доках курьера; 3)обеспечить контроль сохран-ти и целост-ти дока; 3)после вскрытия пакета удостоверится в соотв. количества, целостности, комплектности и содержании поступивших и зарегистриров. доков; 4)доки с пометкой "лично" – без ознакомления и вскрытия, учет – со слов адресата.

Этапы учета поступивших пакетов (конвертов): 1)прием пакета; 2)учет пакета; 3)распределение вскрытия пакета; 4)выделение из общего пакета КД;

Графы журнала учета поступивших документов содержат 3 зоны:

1)исходные сведения о пакетах (наименование и № доставочного дока, реестр или расписка, кол-во пакетов и незаконверт. КД); 2)исходные сведения о документах (порядковый № пакета, № документа, автор, подпись работника службы, подтвержд. получ.); 3)рабочие сведения (инвентарный или регистрац. №, отметка о возврате ошибочно присланных и т.д.)

Изъятые доки делятся на две группы: с грифом и без грифа. Доки без грифа, но подпадающие под перечень закрытых сведений данного п/п – получают гриф, с грифованных доков гриф в любом случае не снимается.

Доки, получен-е в пакете проходят учет вх доков. Карточка такого учета имеет 4 зоны:

1)зона исходных сведений о доке (вх №, гриф, дата поступления, исх №, дата, откуда поступил, наличие прил, кол-во листов в доке и прил); 2)зона сведений о месте хранения дока (индекс дела, № листов в деле, отметки о проверки наличия доков); 3)зона сведений о местонах-нии и движении доков (кому выдан, когда, кол-во листов, роспись, дата возврата); 4)зона сведений от отправке дока (кому, куда, кол-во листов, отметка о возврате).

32. Распределение КД на исполнение

После получения, учета и обработки пакета с КД наступает этап рассмотрения КД и его распределение по месту исполнения.

Распределение. Цель - разработать рациональные пути движения КД. Любое обращение к КД фиксируется в учетной карточке и на самом доке в виде росписи лица и в личной описи сотрудника. Разрешительная система,принципы:кто из руководителей,кому из исполнителей,когда,как и с какими категориями док-в разрешено ознакомиться.

Группы КД в соответствии с сис доступа: 1)направляемые 1‑му руку; 2)передаваемые рукам структурных подразделений; 3)передаваемые непосредственно исполнителям.

Рассмотрение. Порядок: 1)определение состава исполнителей, который допускается к документу; 2)исключение возможности разглашения и утечки КИ из КД; 3)КД передаются только через работников СКДО (как правило, и знакомятся с КД также в их присутствии); 4)КД возвращаются обратно в СКДО (с резолюцией руководителя).

При передаче дока осущ.: 1)фиксирование факта в журнале учета документов: роспись, дата (если документ рассматривается в присутствии работников службы – это не надо); 2)категорически запрещается передавать документы ч/з секретарей 3)запрещается передача от руководителей к замам, минуя СКДО, а также и исполнителям; 4)если работник допускается только к части КД, это надо написать в резолюции; 5)если КД сразу идет руководителю подразделения, то это осущ. работниками службы в соотв. записями на КД и в учетных формах.

Исполнители – знакомятся с КД (в СКДО, либо при сотруднике СКДО на местах), если нужен ответный документ – возможна выдача на рабочее место с соблюдением соотв. правил (роспись, отметка в учетной карточке, отметка в личной описи, контроль).

При возврате документа обратно в СКДО: контроль целостности, комплектности, соответствия учетной форме. Отметка в учетной форме о возврате, и местонахождении.

36. Инвентарный учет носителей. Процедуры оформления и учета носителей.

Цель учета носителей - контроль за инфой во всех черновых вариантах, редакциях, записях. На чистом носителе проставляется гриф огр доступа будущего дока.

Учитываемые носители: 1)для txt доков – спец блокноты, рабочие тетради; 2)для чертежно-графических носителей – пронумерованные листы ватмана, кальки, бумаги; 3)для машиночитаемых доков - маркированные и пронумерованные магн ленты, диски, дискеты.

Учет носителей включает: 1)присвоение носителю учетного № и вкл-ие в справочно-информационный банк; 2)документирование перемещения носителя между сотрудниками; 3)контроль своевременного уничтожения носителей.

Этапы учета носителей: 1)первичное оформление носителя; 2)учет с нанесением инвентарного №; 3)выдача учтенного носителя исполнителю; 4)прием от исполнителя носителя инфы; 5)выявление факта утраты носителя или его частей; 6)обнаружение факта подмены носителя; 7)обнаружение факта случайной или умышленной порчи носителя.

Бумажные носители текстовой и тех инфы ставятся на инвентарный учет. В ком фирме учет носителей (черновики и т.п.) осуществляется на уровне руководителя. Исполнители работают с неучитываемыми носителями (черновики), представл собой тетр и блокноты с пронумер-ыми стр с росписью исполнителя каждого листа. В гос структурах учит-ся все носители на ур-ях руководства и исполнителей.Магн носители подлежат инвентарному учету и маркировке. Маркировка: на носитель наносится инвентарный №, дата, наимен-е структурного подразделения, фамилия исполнителя.

33. Этапы подготовки конфиденциальных документов.

Подготовка КД включает 6 этапов:

1) Установление грифа конфиденциальности сведений, вкл-х в подготавливаемый док. Гриф ограничения доступа - реквизит дока, пишется в верхнем правом углу полностью без сокращения. При присвоении грифа учитывается: 1)перечень конфиденциальных сведений организации; 2)требования заказчиков; 3)перечень КД.

2) Оформление, учет носителя. Цель учета носителей - контроль за инфой во всех черновых вариантах, редакциях, записях. На чистом носителе проставляется гриф ограничения доступа будущего дока. Учитываемые носители: 1)для txt доков – спец. блокноты, раб тетради; 2)для чертежно-графических носителей – пронумерованные листы ватмана, кальки, бумаги; 3)для машиночитаемых доков - маркированные и пронумерованные магнитные ленты, диски, дискеты.

3) Составление вариантов и черновика текста. Особо ценные доки составляются на уровне руководства, текст дока составляется на предварительно учтенном носителе.

4 )Учет подготовленного черновика и 5) изготовление проекта дока выполняются параллельно. КД изготавливается только с письменной санкции руководителя, после подписания документа на него заводится учетная карточка с следующими зонами: 1)зона исходных сведений (учетный №, гриф, № носителя с которого печатается КД, дата, вид, тема); 2)зона рабочих сведений (роспись за уничтожение черновика, дата выдачи); 3)зона отметок об отправлении и возврате документа; 4)зона отметок о пердачи на лругие участки СКДО; 5)зона отметок о подшивании доков в дело; 6)зона отметок об уничтожении дока.

6) Издание КД. Изг-ние осущ в спец помещ-и, на сертифиц. ПК или печатных машинах. Все эти ср-ва нах-ся под контролем, при изготовлении не использ. новые (незатертые) красящие лента и копирки. Доки не должны изг-ся под диктовку и запис-ся на дикто.

Требования при составлении КД: 1)минимально необходимый объем КИ; 2)один документ – один вопрос; 3)если документ внутренний и многоадресный, то в полном объеме в подразделении его не получают – каждому выписку по его вопросу; 4)КИ должна концентрироваться в конкретном месте; 5)в черновиках следует воздержаться от конкретных цифр и данных; 6)нельзя включать сведения, составляющие интеллектуальную собственность; 7)при необходимости допускается шифрование.

Угрозы КИ в процессе подготовки: 1)документирование на случайном носителе; 2) необоснованная подготовка к изданию; 3)случайное или умышленное занижение грифа; 4)включение в документ избыточных сведений; 5)утечка по техническим каналам; 6)нарушение персоналом требований.

34. Этап установления грифа конфиденциальности сведений.

Подготовка КД включает 6 этапов: 1)Установление грифа конфиденциальности сведений, включаемых в подготавливаемый документ; 2)Оформление, учет носителя; 3)Составление вариантов и черновика текста; 4)Учет подготовленного черновика; 5)Изготовление проекта документа; 5)Издание КД.

Гриф продумывается заблаговременно, еще до составления текста самого КД. При присвоении грифа учитывается: 1)перечень конфиденциальных сведений организации; 2)требования заказчиков; 3)перечень конфиденциальных документов (КД).

Гриф ограничения доступа - реквизит дока, пишется в верхнем правом углу полностью без сокращения. Под грифом пишется № экземпляра, можно - дату установления и срок действия грифа. На эл доках и доках на маш. носителях гриф уст-ся на всех листах. Ниже грифа можно писать «только в руки», «лично в руки», «только адресату». Доки, являющиеся полностью конфиденциальными, таких грифов не имеют.

Гриф конфиденциальности присваивается: 1)Исполнителем при подготовке КД; 2)Руком подразделения или организации при согласовании; 3)Работником

Изменение или снятие грифа осущ-ся при изменении степени конфиденциальности: 1)при корректировке перечней; 2)по истечении установленного срока действия; 3)при наличии событий, при которых гриф должен быть изменён/снят (опубликование в печати - кроме ГТ, патентование); 4)при неправильном присвоении грифа.

Это делают работники СКДО. Они регулярно просматривают карточки, сверяют с перечнями и при необх-ти составляют акт и передают его на утверждение руководителю. При утверждении гриф аккуратно зачеркивают тонкой линией, рядом пишут новый.Если гриф снимается, то карточка дока и он сам передаются в подразд-е по работе с откр доками.

35. Учет носителей КИ. Задачи учета. Виды учитываемых носителей КД.

Цель учета носителей - контроль за инфой во всех черновых вариантах, редакциях, записях. На чистом носителе проставл-ся гриф ограничения доступа будущего дока.

Учитываемые носители: 1)для традиционных текстовых доков – спец. блокноты, рабочие тетради; 2)для чертежно-графических носителей – пронумерованные листы ватмана, кальки, бумаги; 3)для машиночитаемых доков - маркированные и пронумерованные магнитные ленты, диски, дискеты.

Задачи учета: 1)присвоение носителю учетного номера; 2)документирование факта перемещения носителя; 3)контроль работы исполнителя.

Требования учета: 1)исключить нецелевое использование носителей; 2)определить гриф будущего КД; 3)предупредить тайнуб подмену носителя или возможность изъятия частей; 4)предупредить возможность тайного вскрытия кассет, футляров и т.д. с КД.

Бумажные и магни носители txt тех инфы ставятся на инвентарный учет и маркируются (инвентарный №, дата регистрации, наименование подразделения, фамилия исполнителя).

37. Этап изготовления конфиденциальных документов.

Подготовка КД включает 6 этапов: 1)Установление грифа конфиденциальности сведений, включаемых в подготавливаемый документ; 2)Оформление, учет носителя; 3)Составление вариантов и черновика текста; 4)Учет подготовленного черновика; 5)Изготовление проекта документа; 5)Издание КД.

Этап изготовления состоит из: 1)прием работником службы от исполнителя черновика; 2)учет черновика и проекта; 3)печатание и выдача черновика и проекта исполнителю; 4)перепечатывание листов и документа в целом; 5)снятие копий, изготовление доп. экземпляров; 6)ежедневная проверка наличия черновиков и проектов документов.

В процессе изготовления необходимо: 1)исключить НС изготовление и издание КД; 2)подготовку и изготовление КД в спец. выделенном помещении на сертифиц. средствах офисной техники; 3)оперативные контроль наличия, комплектности и целостности КД;

Изготовление осущ. в спец. помещении СКДО, на сертифиц. ПК или печатных машинах. Все эти средства находятся под присмотром и контролем, при изготовлении не использ. новые (незатертые) красящие лента и копирки. Документы не должны изготавливаться под диктовку и записываться на диктофон. При полном перепечатывании дока ему присваивается новый №. Если перепечатываются отдельные листы, то № не меняется. На последнем листе экземпляра проставляются: учетный №, гриф, ФИО исполнителя, ФИО печатающего (работник СКДО), кол-во подготовленных экземпляров, куда направлен каждый.

38. Этап издания конфиденциальных документов

Подготовка КД включает 6 этапов: 1)Установление грифа конфиденциальности сведений, включаемых в подготавливаемый документ; 2)Оформление, учет носителя; 3)Составление вариантов и черновика текста; 4)Учет подготовленного черновика; 5)Изготовление проекта документа; 5)Издание КД.

Изготовление – перепечатывание черновика и создание оригинала. Изготовление осущ. в спец. помещении СКДО, на сертифиц. ПК или печатных машинах. Все эти ср-ва нах-ся под присмотром и контролем, при изготовлении не исп-ся новые (незатертые) красящие лента и копирки. Доки не должны изг-ся под диктовку и записываться на диктофон.

В процессе изготовления и издания необходимо: 1)исключить НС изготовление и издание КД; 2)подготовку и изготовление КД в спец выделенном помещении на сертифиц ср-ах офисной техники; 3)оперативные контроль наличия и целостности КД;

При полном перепечатывании дока ему присваивается новый №. Если перепечатываются отдельные листы, то номер не меняется.

Испорченные листы не выбрас-ся в корзину, а delete согласно установл инструкции.

На последнем листе экземпляра проставляются: учетный №, гриф, ФИО исполнителя, ФИО печатающего (работник СКДО), кол-во подготовл-х экземпляров, куда направлены

Процедура издания включает: 1)корректировку текста; 2)внутреннее согласование (визирование); 3)внешнее согласование; 4)подписание руководителем.

39. Технология контроля исполнения документов. Основные задачи контроля.

Задачи контроля: 1)зафиксировать все поставленные на контроль документы; 2)формирование справочно-информационного банка по контролир.докам; 3)корректировка инфы при изменении сроков; 4)ведение соответствующих карточек.

Контроль исполнения м.б.: 1)предупредительный – в течение всего срока исполнения напоминание о приближении срока; 2)последующий – проводится периодически по структурным подразделениям и исполнителям.

На контроль ставятся доки: 1)требующ принятия решения; 2)требующ ответного дока; 3)требующие внесения изменений в нормат документацию; 4)поручения вышестоящих орг-ций; 5)распорядительные доки данной фирмы; 6)плановые, графики работ.

Сроки контроля: 1)типовые, если вошел в перечень (10-15 дней); 2)индивидуальные – определяет руководитель в своей резолюции, но он не должен быть больше типового срока.

If есть контроль, то доп-но ввод-ся учетная карточка, где отражается движение дока. Из карточек по контролю формир-ся спец контр карточки по срокам исполнения. If сроки нарушены, то принимаются меры. После исполнения на лиц стороне первого листа внизу справа ставится отметка об исполнении. Док снимается с контроля тем, кем был поставлен.

40. Технология контроля исполнения КД. Виды контроля.

Цели контроля:проверка и регулирование исполнения дока,анализ.контроль самого факта исполнения и срока исполнения.

Контроль исполнения делится на 2 группы: 1)контроль по его основным? (осущ. 1-ый рук, его замы, руки подразделений); 2)контроль сроков исполнения (работниками, к-ые формируют справочный банк, корректируют его и фиксируют факт не- и исполнения, проводят анализ по подразделениям).

Контроль исполнения м.б.: 1)предупредительный – в течение всего срока исполнения напоминание о приближении срока; 2)последующий – проводится периодически по структурным подразделениям и исполнителям.

Для проведения контроля готовится перечень доков, подлежащих контролю. На контроль ставятся доки: 1)требующ принятия решения; 2)требующ ответного дока; 3)требующие внесения изменений в нормат документацию; 4)поручения вышестоящих орг-ций; 5)распорядительные доки данной фирмы; 6)плановые, графики работ.

Сроки контроля: 1)типовые, если вошел в перечень (10-15 дней); 2)индивидуальные – определяет руководитель в своей резолюции, но он не должен быть больше типового срока.

If есть контроль, то доп-но ввод-ся учетная карточка, где отражается движение дока. Из карточек по контролю формир-ся спец контр карточки по срокам исполнения. If сроки нарушены, то принимаются меры. После исполнения на лиц стороне первого листа внизу справа ставится отметка об исполнении. Док снимается с контроля тем, кем был поставлен.

41. Этапы контроля конфиденциальных документов (1,2-ой).

Цели контроля: Проверка и регулирование исполнения документов. Ответственность несут исполнители и руководители.

Сущ-ет 4 этапа контроля КД: 1)постановка; 2)ведение; 3)снятие контроля; 4)анализ исполнительной дисциплины.

1 этап - постановка на контроль.

Процедуры: Выявление документов, требующих контроля. Внесение сведений в картотеку. На документ готовится контрольная карточка. Заполняется карточка аналогично учетной. Далее всё размещается в контрольную картотеку, в кот. 33 ячейки: 31-дней в мес, 1-для неисполненных, 1-для след. Мес. Внутри этих ячеек раскладываются по датам. Карточки – строго конфид. Картотека может быть традиционной и электронной

2 этап – ведение контроля.

Процедуры: Внесение в карточку отметок. Составление сигнальных перечней на док-х.

Исполнители вносят сведения о выполнении работы, изменение срока исполнения. Контроль сначала каждый год, в последний год - каждый месяц, в последний месяц - каждые 10 дней, далее за 10 дней, 5 дней, 2 дня.

42. Этапы контроля конфиденциальных документов (3,4-ый)

Цели контроля: Проверка и регулирование исполнения документов. Ответственность несут исполнители и руководители.

Сущ-ет 4 этапа контроля КД: 1)постановка; 2)ведение; 3)снятие контроля; 4)анализ исполнительной дисциплины.

3 этап – Этап снятие документа с контроля:

Процедуры: 1) принятие руководителем решения о снятии с контроля; 2)внесение отметки в учетную карточку 3) перестановка карточки из контрольной картотеки в справочную.

Если несколько заданий, то док сним-ся с контроля только после выполнения всех заданий.

4 Этап - Анализ исполнительской дисциплины:

Процедуры: 1)составление перечней док-в по рез-м контроля. 2) передача док-в руководителю. 3)выработка соответствующих мер.

При ведении традиционной картотеки приводится справка, которая включает:1)перечень док-в, 2)сроки исполнения, 3)фамилия И.О. исполнителя,4)выполнено/не выполнено, 5)причины невыполнения.

В автоматизированной системе контроля готовятся списки заданий: 1)подлежащих предупредительному контролю; 2)подлежащих промежуточному контролю; 3)не исполненных в срок по руководителю; 4)не исполненных в срок по структурным подразделениям с указанием исполнителя; 5) список исполненных заданий.

43. Порядок работы персонала с КД.

Сотрудники обязаны:1) знакомиться только с теми КД, к которым у них есть допуск; 2)сотрудники обязаны вести внутреннюю опись док-ов. 3)по окончании раб дня (отпуск, увольнение) сдавать док-ты в службу СКДО; 4)немедленно сообщать о наличии лишних листов или отсутствии нужных (утрата документов); 5)предъявлять все доки по первому требовании сотрудника СКДО;

Работник имеет право работать с конф.док-ми на рабочем месте, соответствующем требованиям: 1)постоянное рабочее место 2)металлический шкаф 3)кейс для переноса 4)личная номерная печать. Стол располагается так, чтобы экран компьютера не был виден из окна, сотрудникам, со стороны двери. Нельзя хранить документы на рабочих столах, в ящиках. Кейс должен опечатываться. Для каждого комплекта ключей есть пенал с закрывающейся крышкой и он опечатывается. Запрещается вести картотеки на рабочих местах. У исполнителей папки, в кот.хранятся док-ты должны быть разного цвета

Персоналу запрещается: 1)использовать конф.сведения в публикациях, докладах, переписке без разрешения руководителя 2)вести переговоры в невыделенных помещениях; 3)обсуждать конф.сведения в общ.транспорте 4)переписывать сведения из доков в личные книжки, дневники; 5) пользоваться различными техническими средствами; 6)выносить из здания любые док-ты без письменного разрешения 7)оставлять на рабочем столе работающий комп и док-ты 8)разглашать сведения об имеющихся док-х, месте хранения, о личных идентифицирующих кодах и паролях

В конце рабочего дня вся инф-я переносится с жесткого диска на гибкие носители. В конце рабочего дня ПК отключается, блокируется, в помещении отключается электроэнергия, опечатывается дверь. Уборка помещения производится в присутствии ответственного лица.

44. Обработка изданных конфиденциальных документов

Обработка в службе КД в традиционном или автоматизированном режиме.

Цель: 1) отправка док-та адресатам 2)использование док-тов для управления предприятием.

Перед обработкой исполнитель сдает в службу подлинник док-та (все экземпляры), черновики, испорченные листы и бланки, все учтенные носители.

Неправильно оформленный, некомплектный набор возвращается исполнителю. Документы не принимаются, если исполнитель не отчитался о каждом листе черновика.

При обработке изданных документов выполняется 2 комплекта процедур:

I. Для отправки. 1) Получение документов от исполнителя. 2)Подготовка док-в к отправлению или пакетирование. 3)Отправка пакетов. При отправке решаются след.задачи защиты КД: исключить тайное вскрытие пакета, исключить несанкционирование документа, исключить возможность подмены док-та, исключить неправильное адресование, подтвердить факт отправки.

Разрешение на отправку док-в только письменное:

- сопроводительное письмо

- в виде резолюции на док-те или в учетной форме

- отправка док-в только работникам службы

Документ пакуется в конверт вида (кругленькое – это печать организации). На конверте: гриф конф-ти (верхний правый угол). Ниже номера документов, кот.запаковываются в конверт. Слева – адресные данные.

Курьеру док-т выдается под роспись. Курьер может доставить, не пользуясь общественным транспортом. Если в документе содержатся особо ценные сведения или пакет отправляется как заказной, выполняется пакетирование.

Гриф ограничения доступа на внешний пакет не выносится. Пакет должен быть непрозрачным, непросвечивающим.

Если документы особо ценные, то исп-ся спец.методы прошивки. Прокалывают все 4 клапана, завязывается узел, наклеивается бумага, на кот. ставится печать. Если док-т нельзя прокалывать, то конверт прокалывается только по углам. Тексты отправляемых телеграмм и телефаксов необходимо шифровать.

II. Для внутренних заданий и предприятий. Исполнитель сдает док-т в службу. Док-т передается руководителю для назначения исполнителю, дальше происходит исполнение документа.

45,46. Защита КИ при проведении совещаний и переговоров.

Конфиденциальное совещание – это совещание на котором идет речь о сведениях составляющих коммерческую. Этапы проведения таких совещаний: 1)подготовка; 2)ведение и документирование; 3)анализ итогов совещания.

Приказ доводят до службы конф. докум-ции. Там заводят карточку на конф совещание, там пишут: дату,время,наименование, состав участников по каждому вопросу.

Совещания м.б. плановые и внеплановые.

Назначенный ответственный за совещание: составляет прогу, повестку, список участников, готовит информац. материалы. Это все идет с грифом конфиденциальности, нигде не должна встречаться КИ. Ответственность за всё несет руководитель.

Допуск сотрудников осущ. специальной разрешительной системой. Участники присутствуют только на "своем вопросе", приглашенные с других организаций допускаются по письму, предписанию, доверенности и документы, удостоверяющему личность. Замен – не бывает. Предупреждаются об ответственности и правилах.

Помещение д.б. аттестовано, перед началом - проверено на отсутствие НС каналов, устройств, закладок и др СБ. Необходимые технические средства – в соседней комнате. Д.б. тамбур, сигнал на двери о неполном закрытии, на окнах датчики, занавеси, кондиционер. Такое помещение получает сертификат раз в 5 лет.

Носитель для любого технич. ср-ва выдается в службе.

Ведение и документирование. Ход совещания фиксируется. Доки, к-ые раздаются участникам совещания, не должны содержать КИ. Они сообщаются участникам устно при обсуждении конкретного?. Не указываются цифровые значения наиб ценной инфы, или они фиксируются в качестве общепринятого значения.Не разрешается делать выписки, записи по ходу совещания, вносить ТС, обсуждать? вне выделенного помещения.

После проведения совещания помещение снова проверяется на наличие ТС. Все доки совещания оформляются, подписываются и утверждаются руководителем, и после высылаются участникам совещания по запросу (спец. почтой).

Переговоры. Д.б. план переговоров, определен объем оглашаемой КИ, порядок выдачи информации (только минимально необходимая).

Выставки. Возможные источники КИ: экспозиция (экспертиза перед разрешением), персонал, рекламные мат-ы (экспертиза). Инфа разносится по различ выставочным мат-ам

47. Порядок проведения проверки наличия КД и носителей информации (НИ).

Цель проверки: соответствие док-в и дел с записями в учетной форме.

Проверки бывают 2 видов:

1 - регламентированные

- периодические

2 –нерегламентированные

- непероидические

В 1 случае проверяется вся документация,во 2 та, кот.связана с исполнителем. Регламентированная проверка: Ежедневно в конце дня всеми сотрудниками всех документов.

Ежеквартальные назначаются комиссией. По результатам составляется акт. Проверка проводится по осн.учетным формам по карточкам и журналам. При проведении квартальной проверки проверяется наличие традиционных электронных документов, а также неподшитых.

Годовая проверка – проверяются все документы исполненные и неисполненные. Отсутствие документов, дел, носителей считается утратой. Составляется акт. Проводится расследование.

48. Порядок уничтожения конфиденциальных документов (КД) и носителей информации (НИ). Общие требования. Угрозы докам и носителям в процессе delete.

Уничтожение тех, надобность в которых отпала или срок истек. При уничтожении док-в д/б установлен порядок, исключающий возможность ознакомления посторонних лиц, искл. не полное уничтожение док-тов, а такжеи сключить уничтожение документов, не входящих в эту категорию.

Исключить:

- Подмена документа

- Изъятие отдельных частей

- Умышленное выделение для уничтожения ценных документов

- неполное уничтожение документов

- Утеря и кража

Принцип уничтожения:

- коллегиальность. Проверка проводится 2-3 людьми.

- документирование подготовки

- уничтожение

- внесение отметок об уничтожении док-в после фактического выполнения процедуры

Уничтожение происходит только в службе конф.документации.

49. Порядок уничтожения КД и носителей информации (НИ). Технолог сх delete

Уничтожение док-в проводится по 2-м схемам. Каждая схема включает 2 процедуры:

1) Выделение док-в на уничтожение

2) Получение письменного разрешения

3) Систематизация док-в по способу документирования, факта уничтожения

1-ый вариант: С оформлением акта уничтожаются след.док-ты:документы и дела, включенные в номенклатуру, проекты технических документов, картотеки и журналы учета, черновики.

Форма акта произвольная. Каждый док-т вводится в акт по отдельности.

В акте заполняется итоговая запись. Ее подписывает вся комиссия. Ставится на акте гриф утверждения первым руководителем.

2-ой вариант: Без оформления акта уничтожаются бумажные технические носители, черновики, внутр.описи.

По акту Бумажные док-ты уничтожаются с помощью дробления, превращения в бесформенную массу.

Магнитные фотографические сожжением, дроблением, расплавлением.Т.е. способами, исключающими восстановление.

Без акта: Док-ты разрываются, накапливаются в спец.урне. Уничтожение проводится работниками службы (не менее 2 человек) раз в квартал.

После уничтожения производится осмотр не осталось ли не уничтоженных кусочков.

50. Составление и ведение номенклатуры КД.

Цель составления номенклатуры - обеспечение быстр поиска нужных доков, создания усл их сохранности, удобство использования. Доки в дела группируются в течение 1 года.

Номенклатура – оформленный в установленном порядке систематизир перечень заголовков дел, заводимых на п/п, где указ-ся индексы, сроки хр-я, Ф лиц, к-ым разрешено польз-ся.

Составление и ведение номенклатуры КД решает след задачи: 1)обеспечивает сохранность КД; 2)закрепление разрешительной системы доступа к делам; 3)учтет дел архивного хранения; 4)учет движения и уничтожения архивных доков и дел

3 типа номенклатур: типовые, примерные, конкретные. Типовые и примерные разраб-ся и утвержд-ся вышестоящ органами для нижестоящих, соглас-ся с архивной службой. Типовые носят обязательный хар-ер. Примерные имеют рекомендательный хар-ер. Конкретные могут составляться для п/п или для структурного подразделения.

Номенклатура КД отличается наличием дополнительных граф: 1)гриф; 2)ФИО исполнителя польз. и разраб. дело; 3)отметка о движение; 4)отметка о контроле наличия.

Номенклатура подписывается руководителем службы, визируется руководителем подразделения, рассматривается на заседании экспертной комиссии, согласуется с архивом и экспертно-проверочной комиссией гос. архива.

При составлении заголовков необходимо предусмотреть след группировку: по 1ому? – в одно дело; отдельно – постоянного и временного хранения; отдельно – С, СС, отдельно - ОВ; распоряд-ые – по видам; приказы – на 3 группы: по основной деят-ти, по личному составу, по оперативным?ам; мобилизационные доки и шифротелеграммы – в отдельные.

51. Формирование конфиденциальных дел.

Дела с КД всегда формир-ся централизованно в СКДО.

Дело формир-ся исходя из след рекомендаций: 1)доки должны иметь примерно одинак срок конфиденциальности; 2)рекомендуется вводить 2 дела с одинак заголовками: открытое и конфид-ое; 3)номенклатура дел обязательно должна иметь гриф конфиденциальности.

Все дела хранятся в службе КД в металлическом шкафу, на внутренней стороне двери – опись с указанием особенностей расположения. Магне носители оформ-ся аналогично делу и хранятся в футлярах в шкафах. Угрозы докам: 1)получение сотрудником б. объема доков; 2)утрата; 3)ошибочная выдача дела сотруднику, которые не имеет права доступа к нему.

Процедура формирования дел делится на 4 этапа:

1)Оформление дела при заведении - Этапы: 1)оформляется обложка дела 2)оформл. списка сотрудников, допущ к делу 3)оформл. карточки учета, выдачи дела 4)подшивка чистых бланков в описи док-тов 5)на обложке пишется дата поступления дела.

Внутренняя опись содержит: учетный номер док-та, гриф конф, дата подписания, кратк. содерж, номера листов в деле.

2)Ведение дела. Устан срок конф, нумер листы простым карандашом в верхнем правом углу, вносятся изменения в реквизиты обложки, шнуровка листов, отметка в учетной карточке док-та.

В одно дело конф и откр док-ты подшивать нельзя. Ошибки в нумерации листов оговариваются в описи док-та.

3)Этап закрытия дела. Во внутр описи сост-ся итоговая запись. Последним подшивается лист-заверитель. На обложке дела указ итоговые сведения, пишется инф-ция о закрытии дела, делается отметка в номенклатуре, все передается на хранение.

4)Выдача дел для работы сотрудникам. Только с учетом записи в карточке разрешений. При возврате – проверка дела, дело выдается на один день. Если срок конф. закончился, то д. изымается из дела, стр не перенумеровываются, просто делается отметка во внутр описи д.

55. Эл док/оборот. Основные понятия. Назначение. Задачи. Сфера применения.

Документ – неструктурированный набор инф-ии.

Эл.документ- док-т в виде файла на любых носителях.

Оригинал (бумажный док) – док на бумажном носителе, заполненный текстово-графич. информацией с одной или 2-х сторон.

Незащищ.объекты – неэл.док-ты, не хранящиеся в сети

Атрибут дока – описательная или служеб инфа о доке (текстово-графич. значение огранич. длины: название, автор, дата).

Карточка документа – набор атрибутов.

Версия дока – новый док под тем же именем, сдаваемый или редактируемый

Маршрутизация дока – пересылка док-в адресатам с заданием маршрута.

Факсимилия – графический образ бумажного док-та

Источники документа в системе эл.документооборота:

- эл.док-т

- входящ.бум.док-т

- входящ.эл.док-т

Типы доков:

- любые бумажные док-ты формата А4

- все спец.бланки

- файлы любых текстовых редакторов и электронных таблиц

56. Цели автоматизации док/оборота. Технологии автоматизации док/оборота.

Автоматизация док/оборота – комплексная автоматизация задач разработки, согласования, хранения, распространение, поиска архивного хранения.

Цель: 1)повышение качества работы с док-ми 2) переход от бумажного документооборота к безбумажной технологии 3) сокращение срока прохождения и исполнения документов 4)централизованное хранение всех документов 5)единый порядок работы с документами во всех подразделениях

Тех-гии определяются фазами жизни неструктурированной инфы: 1)ввод данных2)хране и поиск файлов 3)коллективная работа с док-ми 4)вывод инф-ии.

Тех-гии: 1) тех-гия обработки изображений доков (Imaging system). Предназначен для ввода, обработки и хранения графических изображений документов.

Задача такой системы:

- сканирование

- классификация док-в

- опр-ие маршрута передачи

- передача по сети для просмотра

- печать

2) технология оптического распознавания символов.

Задача: -перевод бумажных док-в в электр.форму. В рез-те, копия (электр.) печатного док-та, копия док-та пришедшего по факсу.

Ф-ии:

- получение изображения док-та с помощью сканирующего устройства.

Все системы делятся на 2 группы:-обучаемые системы-интеллектуальные системы

Проблемы при 1 и 2 технологии:

-невысокая точность, поэтому проводится анализ текста (частота символов, нехарактерные для данного языка сочетание символов)

3) технология резервного хранения и копирования

4) технология управления док-ми (Document Management System (DMS)) Для авторизации и хранения поиска, управления док-ми, в том числе изображениями док-в.

Ф-ии: - индексирование док-в- полнотекстовый поиск- управление конфигурацией док-та

- организация доступа к док-ту- многоуровневая защита- контроль версии

5) Технология автоматизации деловых процедур.позв осущ комплексную работу над делами.:

- Жесткая маршрутизации док-в при движении по рабочим местам

- Гибкая маршрутизация с пошаговой оценкой

- Определяет права пользователя в каждой точке маршрута

6) Технология разработки ПО для рабочих групп.

- Исп-ся в организациях, где ведется постоянный обмен док-ми, обеспечивается совместное использование и просмотр

- Автоматизация всех операций с док-ми

Обязат.д/б электронная почта, видеосовещания, видеоконференции, совместное исп-ие документа.

7) Технология вывода инф-ии

- Печать док-та

- Публикации

- рассылка док-в

57. Цели автоматизации документооборота. Средства автоматизации док/оборота.

Автоматизация документооборота – комплексная задача разработки, согласования, хранения, распространение, поиска документа в организации.

Цель: 1)повышение качества работы с документами, доли интеллектуального труда; 2)контроль за прохождением документов в процессе управления; 3)упреждающий контроль исполнения; 4)уменьшение времени прохождения документов; 5)централизованное хранение документов.

Средства автоматизации документооборота: 1)текстовые редакторы (Word, OpenOffice, TEX); 2)электронные таблицы (Excel); 3)базы данных (Access, FoxPro, Oracle, MySQL); 4)презентации (Power Point, Flash); 5)e-mail и др.

Далее просто расписать возможности каждого.

58.Методы автоматизации документооборота. Основные фазы жизни неструктурированной информации.

Автоматизация док/оборота – комплексная задача разработки, согласования, хранения, распространение, поиска документа в организации.

Цель: 1)повышение качества работы с доками, доли интеллект труда; 2)контроль за прохождением доков в процессе управления; 3)упреждающий контроль исполнения; 4)уменьшение времени прохождения доков; 5)централизованное хранение доков.

Тех-гии определяются фазами жизни неструктурированной инфы: 1)ввод инфы в систему, т.е. создание или получение дока извне; 2)хранение, перемещение, поиск элх доков, 3)коллективная работа с доками в процессе исполнения; 4)вывод инфы.

Средства автоматизации документооборота: 1)текстовые редакторы (Word); 2)эл табл (Excel); 3)базы данных (Access, Fox Pro); 4)презентации (Power Point); 5)e-mail и др.

Меоды: 1. Ввод данных – получение документа (внутр.внеш.)

2. Хранение и поиск файлов – исполнение док-ов.

3. Коллективная работа с документами.

4. Вывод инф-ии – отправка док-та.

59. Функции электронного документооборота

1) Перевод бумажных док-в в эл.форму

Рез-т: получение факсимилии. Исп-ся 1 и 2 технологии

2) Эл.обработка факсов

3) Работа с бум.док-ми в эл.форме.

4) централизованное хранениедок-тов. исп Спец. программные ср-ва, похожие на текстовые редакторы.

Технология библиотечных сервисов, построена в архитектуре «клиент-сервер»

Исп-ся 2 режима хранения и 2 способа:

1 режим: «Онлайн» - хранение данных, хар-ся наиб.быстрым получением данных по запросу, исп-ся дорогостоящие носители

2 режим: «near-line» - менее быстрое получение данных по запросу, но дешевые носители.

1 способ: «автоматическое архивирование» - автоматич.перенос редко используемых док-в на медленные (дешевые) носители в соотв-ии со стратегией архивирования

2 способ: «Иерархическая система хранения интеграции данных». Часто исп-ые док-ты хранятся на быстрых дорогих носителях.

Достоинства: -безопасность инф-ии

- возможность работы с копиями

- оптимальное распределение нагрузки с ресурсами

5) Разграничение прав доступа. Осущ-ся на уровне пользователей, на уровне док-в, на уроне папок док-в и на уровне библиотек.

6) Регистрация док-в. Все поступающих док-ты обязат-но регистрируются. Дата, время поступления, автор, название.

Тему, исполнителя, резолюцию добавляет сам пользователь

7) Ведение версии документа

8) Одновременный доступ к док-м

9) Логическая организация док-в. Создание «умных» папок. Собирает док-ты по заранее сформированному запросу.

10) Поиск док-в. Поиск опр-ся по отдельным атрибутам, по ключевым словам из текста и полнотекстовый поиск.

Имеется возм-ть сохранять поисковые запросы, поддерживать «умные» поиска.

11) Просмотр, печать док-в

12) Интеграция с эл.почтой

13) Маршрутизация док-в. Позволяет осуществлять согласование док-в.

Формируется задание, кот.включает описание работы, сроки исполнения, список исполнителей.

Автоматически передается задание вып-ся и отправляется обратно.

Достоинства: - своевременное исп-ие работы

-контроль осуществляется

14)Управление инф. потоками. Автоматизир процесс вып-ия работ на предприятии и обеспечение движения док-тов.

60. Требования к помещениям, в к-ых хранятся КД или ведутся работы с ними.

Вся работа с КД осущ. централизованно в помещении СКДО.

Помещения оборудуется спец окошками (для выдачи или приема) или разделительный барьер. Окна постоянно закрыты, на них – решетки. Если ведутся проектные и конструкторские работы закрываются шторами (жалюзи) чтобы исключить визуальный осмотр. На случай ЧС каждое режимное помещение обеспечено тарой для транспортировки КД в любых условиях. Помещение аттестовывается, техника и ТСО сертифицируется, если есть ВТ – выполняются требования по ПАЗИ норм. доков.

Для хранения КД исп-ся сейфы и метал шкафы, КД хранятся отдельно от неКД. Все ключи берутся на учет в спец журнале, запасные экземпляры – в опечатанных пеналах. Утрата ключа – ЧП, без замены замка работать нельзя.

По окончании рабочего дня сейфы опечатываются личными печатями лиц, ответствен за хранение доков. Двери помещений опечатываются печатями дежурных лиц.

Если работа осуществляется с документом вне помещения, то исполнитель должен быть обеспечен: 1)постоянным раб местом; 2)личным сейфом; 3)спец опечатываемым портфелем; 4)номерной метал печатью; 5)формой описи доков.

Спец портфель с секретными доками сдается в опечатанном виде. Прием и выдача секретных портфелей осущ-ся в обмен на спец расписку или жетон. Расписка должна иметь фото исполнителя. Для хранения спец портфелей исп-ся спец хранилища.

Ежегодно служба составл и представлв охрану списки лиц, к-ым предоставлено право хранения доков на раб местах в нерабочее время, сдача-вскрытие помещения.

61. Концепции создания рос сис эл док/оборота. Сис ДО, отраж эти особенности.

В Р. используется тех-гия организации делопроизводства, в которой: 1)выражен вертикальный хар-ер движения доков; 2)ведение регистрац. журналов или карточек; 3)наличие спец служб; 4)регламентированный состав и содержание регистрац. реквизитов.5)наличие ГОСТов и нормативных док-ов.

Особенности использования: возможность хранения, поиска и контролья исполнения.

«Дело» – автоматизация традиционной отечест тех-гии (ф-ции 1-10). В основе лежит система понятий из ГОСТов, есть инф-ая модель – идентифицирует понятие док-та и функциональная модель – опред. состав делопроиз-х док-тов. Для описания системы использ: объекты(регистр-контр. Карточки,картотеки, папки),субъекты(пользователи, должностные лица),технологические операции (регистрация, пересылка сообщений, отправка, работа с док-ми, отчеты, контроль). Особенность: Наличие иерархических словарей-классификаторов. «+» - 1)система разраб в традиц. док. службах.2)наличие справочников3)поддерж классич делопр-во4)для гос. Учереждений 5)можно исп. Для конфид жок-тов6)ЭЦП7)стандартные отчетные формы «-» - 1)нельзя включать индивид. Реквизиты орг-ции. Есть сертиф кач-ва ГОСТ. Есть лицензия ФСБ на ЭЦП.Есть шифр-е.

«