Учёт расчётов с подотчётными лицами

Подотчётными лицами являются работники предприятия, получившие наличные денежные средства на хозяйственные или командировочные расходы. Порядок выдачи денег в подотчёт, их целевое назначение, размеры подотчётных сумм и предоставление отчётности устанавливаются руководителем организации.

Для учёта расчётов с подотчётными лицами применяется АКТИВНЫЙ счёт 71. Выдача денег в подотчёт производится по расходным кассовым ордерам, что отражается записью:
Д 71 К 50.

Порядок командировочных расходов регулируется инструкцией «О служебных командировках» от 07 апреля 1988 года № 62 с последующими изменениями.

К командировочным расходам относятся:
1. проезд работника к месту командировки и обратно;
2. наём жилого помещения;
3. суточные;
4. оформление и выдача виз, паспортов, приглашений и иных аналогичных документов.

Основанием для выезда в командировку является приказ руководителя организации о направлении работника в служебную командировку, в соответствии с которым работнику выдаётся командировочное удостоверение.

Не позднее 3-х дней по возвращении из командировки работник должен отчитаться о полученных и израсходованных наличных деньгах, т.е. составить авансовый отчёт, к которому приложить все подтверждающие расход денег документы (проездные билеты, счета гостиниц, товарные и кассовые чеки и др. документы).

Главой 25 НК РФ норматив расходов на наём жилого помещения не предусмотрен. Эти расходы в полном объёме признаются для целей налогообложения налогом на прибыль при наличии документально подтверждённых фактических затрат:
доходы – расходы = налоговая база.

При отсутствии документально подтверждённых затрат по найму жилья для целей налогообложения налогом на прибыль эти расходы НЕ принимаются.

Д 71 К 50 – 30 000

Согласно аванс. отчёту, работник израсходовал 26 000 р.:

Д 26, 44 К 71 – 26 000;

Осталось неизрасходовано 30 000 – 26 000 = 4 000 р.:

Д 50 К 71 – 4 000.

Вся фактическая сумма командировочных расходов при наличии подтверждающих документов включается в себестоимость продукции, работ, услуг без НДС и отражается записью:
на промышл. предприятии Д 26 К 71
на коммерч. предприятии Д 44 К 71.

Д 19 К 71 – 2 000 – начислен НДС на командировочные расходы

Д 68 К 19 – 2 000 – по окончании месяца бюджет принимает к возмещению сумму НДС.

Остатки: Д 50 К 71 – 4 000 – возврат в кассу неизрасходованных подотчётных сумм;

наоборот: выдали 30 000, а израсходовано 33 000, тогда Д 71 К 50 – 3 000 – выдан перерасход по аванс. отчёту.

Каждое предприятие (кроме бюджетных – 100 руб.) устанавливает свой размер суточных за каждый день нахождения в командировке. С 2008 года с работника удерживается налог по ставке 13% с суммы суточных, превышающих 700 рублей.