Регистрация музейных предметов в инвентарных книгах (инвентаризация)

21.1. Музейные предметы, принятые на ответственное хранение, до регистрации их в инвентарных книгах, вносятся в паспорт музейного предмета, в котором последовательно фиксируются все этапы учета, научного изучения, реставрации и использования предметов (приложение № 27).

Музей вправе самостоятельно определить форму паспорта с учетом особенностей конкретного вида музейного предмета.

Паспорт подписывается лицом, составившим описание, визируется главным хранителем, утверждается заместителем директора по научной работе.

При отсутствии в музее должности заместителя директора по научной работе паспорт утверждается директором.

Новая информация о предмете заверяется аналогичным образом.

21.2. Регистрация музейных предметов в инвентарных производится на основании данных, зафиксированных в паспорте музейного предмета, по установленной Правилами форме (приложение № 28).

Для предметов естественнонаучных коллекций допускается ведение инвентарных книг по форме, учитывающей их специфику, которая утверждается внутримузейной инструкцией.

21.3. Регистрация музейных предметов в инвентарных книгах осуществляется в течение 3 месяцев с момента их приема на ответственное хранение.

21.4. Инвентарные книги ведутся по коллекциям (группам хранения) музейных предметов в соответствии с систематизацией основного фонда и в зависимости от количественного состава каждой коллекции (группы хранения).

Шифры коллекций (групп хранения), а также формы паспортов музейных предметов утверждаются ЭФЗК музея

В музеях с большим объемом и разнообразным составом фондов, как правило, выделяются следующие коллекции (группы хранения):

- живопись масляная;

- древнерусская живопись (иконопись);

- графика оригинальная (рисунки в различной технике);

- графика печатная (гравюры и литографии, плакаты и т.п.);

- скульптура;

- инсталляции;

- архитектурные детали и фрагменты;

- предметы из керамики и стекла;

- предметы из металла;

- мебель и предметы из дерева;

- одежда и ткани;

- оружие холодное и огнестрельное;

- предметы из камня и кости;

- предметы нумизматики;

- предметы археологии;

- предметы этнографии;

- мемориальные комплексы;

- музыкальные инструменты;

- предметы науки и техники;

- естественнонаучные коллекции;

- рукописные и печатные документы;

- редкая книга);

- кино-фото-фонодокументы, (негативы, даггеротипы, фотоотпечатки, слайды, фотоальбомы, кинофильмы, киножурналы, телесюжеты, звуковые валики, граммофонные пластинки);

- электронные документы (магнитные ленты, лазерные и жесткие диски, компакт-диски, дискеты).

В музеях с небольшим собранием целесообразна систематизация фондов по основным видам искусства и видам предметов:

- произведения изобразительного искусства (живопись, графика, скульптура);

- предметы из керамики, стекла, кости;

- предметы из металла и камня;

- предметы из дерева;

- одежда и ткани;

- предметы нумизматики;

- предметы археологии;

- предметы этнографии;

- мемориальные комплексы;

- предметы науки и техники;

- рукописные и печатные документы;

- редкая книга;

- кино-фото-фонодокументы и документы на электронных носителях;

- естественнонаучные коллекции.

21.5. Каждой коллекции (группе хранения) присваивается определенный шифр, являющийся одновременно шифром соответствующей инвентарной книги. Например, книга для регистрации коллекции живописи может иметь шифр «Ж», древнерусской живописи- -«ДРЖ», графики – «Г» (или «ГР»), скульптуры «С» (или «СК»), дерева – «Д», металла – «М», археологии – «АРХ», фотографий – «Ф» и т.д.

В музеях, фонды которых систематизированы по отделам хранения каждой группе предметов, кроме указанных шифров, дополнительно присваивается буквенный или цифровой шифр отдела.

21.6. Регистрацию музейных предметов в инвентарных книгах производит ответственный хранитель.

21.7. Инвентарная книга ведется по следующим разделам:

«Инвентарный номер».

Указывается порядковый номер регистрации, который одновременно является инвентарным номером предмета.

В комплектах предметов (сервизы, гарнитуры мебели, комплекты одежды и церковных облачений, оружия, несессеры, часы и очки в футляре, сабля в ножнах, икона в съемном окладе, туалетные и чернильные приборы и т.п.) каждый предмет регистрируется под отдельным номером, а его принадлежность к комплекту указывается в графе «описание».

Предметы, состоящие из нескольких съемных элементов (табакерка со съемной крышкой, крест с цепью, панагия с цепью), парные предметы - туфли, створки царских врат, наручи, поножи, перчатки, погоны, венчальные венцы и свечи, серьги и др.) могут регистрироваться в инвентарной книге под отдельными номерами или под одним номером, с присвоением каждому элементу цифровой дроби.

Отдельным деталям, смонтированным на одежде (пуговицы, монеты, обереги на этнографических костюмах), орденские знаки, вмонтированные в наградное оружие, предметы с крышками на шарнирах и т.п. дробный номер не присваивается, но в описании предмета указывается их наличие, количество и отличительные признаки.

Сброшюрованные альбомы рисунков, литографий, офортов, фотографий, образцов тканей и т.п. регистрируются под одним инвентарным номером с присвоением каждому листу соответствующей дроби. При этом в описании указывается количество листов в альбоме с изображениями, количество пустых или отсутствующих листов или «гнезд» для фотографий.

Если на листе несколько рисунков, наклеенных фотографий или образцов тканей, каждый из них получает подробное описание без присвоения самостоятельного учетного обозначения.

В инсталляциях, состоящих из авторских произведений (живопись, графика, скульптура и т.п.) каждому входящему в инсталляцию произведению присваивается самостоятельный инвентарный номер, а в описании указывается, к какой инсталляции (комплекту) оно принадлежит.

Клады регистрируются в инвентарных книгах в полном составе попредметно, а на каждый клад составляется карточка учета клада (приложение № 29).

Порядок нумерации комплектов предметов и многосоставных предметов, должен быть разработан каждым музеем и утвержден внутримузейной инструкцией.

«Дата регистрации. Ф.И.О. лица, приводившего регистрацию».

Указывается дата регистрации предмета и должностное лицо, производившее регистрацию («19.04. 2002, Иванова А.И.»).

«Автор, школа, предметное слов, время и место создания, бытования, история (легенда) предмета».

Указывается фамилия, имя, отчество автора произведения, его псевдоним, прозвище (для иностранного автора - в русской и иностранной транскрипции), годы жизни и другие краткие биографические данные, известные на момент регистрации предмета.

При регистрации гравюр, офортов, литографий и других видов печатной графики необходимо указывать гравера и художника, с чьего оригинала выполнена гравюра (если такие данные имеются).

При регистрации архитектурных чертежей указывается автор проекта и автор чертежа.

При описании наград указывается имя награжденного.

Название произведений изобразительного искусства начинается с собственного авторского названия или названия, данного специалистами музея.

Название вещественного предмета начинается с предметного слова, определяющего его видовую принадлежность (ружье кремневое, ваза, кубок, тарелка, костюм женский городской, медаль настольная, прибор туалетный, пистолеты дуэльные, молоток геологический и т.п.) и соответствует названию на период его производства или бытования (шляпа «капелюх).

Для биологических объектов или их частей приводится видовое название на латинском языке. Если видовое название на русском языке отсутствует, то, как основное, указывается видовое название на латинском языке.

Время создания и бытования предмета указывается точными либо примерными датами, либо отрезком времени.

При описании места создания, производства или бытования предмета точно или примерно указываются страна, область, район, (губерния, уезд), город, деревня, а также полное название государственного (казенного) или частного предприятия (завода, фабрики, мастерской), кустарного промысла, действующее на год изготовления предмета.

В легенде предмета указываются сведения об этнической и социальной среде, в которой бытовал предмет до поступления в музей, а также о его бывшем владельце.

«Описание предмета».

Приводятся основополагающие визуальные характеристики предмета (форма, цвет, фактура и пр.) и его индивидуальные отличительные особенности (приложение – образцы описания музейных предметов).

При описании картины или скульптурного произведения дается подробное описание сюжета или скульптурной композиции.

При описании портрета конкретного лица приводятся краткие сведения о портретируемом.

Описание портретных фотографий начинается с фамилии и инициалов снятого лица, указывается тип портрета (голова, погрудный, поясной, в рост, поворот влево и т.д.).

Описание фотографий с групповым изображением начинается с общего наименования группы, а затем перечисляются входящие в нее лица, известные на момент регистрации.

Описание фотографий, воспроизводящих различные события, начинается с наименования сюжета.

При описании предмета, относящегося к вещевым источникам, указывается, является ли он цельным или составным. Описание предмета и его частей излагается в определенной последовательности. В первую очередь описывается конструкция и форма, декор, а затем описание отдельных составных частей. При описании конструкции предмета необходимо указывать места и способы соединения частей и деталей, их особенности.

Предметы нумизматики описываются с лицевой и оборотной стороны.

Описание предметов, в которые драгоценные металлы и драгоценные камни входят как составные части, должно содержать информацию о материале составных частей («ларец золотой прямоугольной формы с эмалевым изображением сельского пейзажа, по краям крышки 10 бриллиантов, по углам – 4 рубина» и т.п.).

Авторские подписи, клейма, марки, другие надписи с лицевой и оборотной стороны предмета следует приводить полностью на том же языке и с тем же написанием, как они существуют на предмете.

Описание рукописных и печатных книг (группа хранения «Редкая книга») начинается с указания автора, при отсутствии автора – с названия книги, приводятся имеющиеся автографы, подписи, печати, штампы, экслибрисы и т.п., указываются имеющиеся изобразительные элементы (заставки, концовки, схемы, карты и т.п.), особенности внешнего оформления.

Для книги на иностранном языке приводится ее оригинальное название с переводом на русский язык.

«Количество».

Указывается количество предметов (арабской цифрой), числящихся под данным инвентарным номером.

«Материал и техника изготовления».

Указывается материал (материалы), из которого сделан предмет,и технология его обработки. Эти данныедолжны определяться с достаточной точностью, требующей специальных знаний, а в отдельных случаях - специального анализа и экспертиз.

«Размеры. Масса.».

Для обмеров музейных предметов используются исключительно жесткие измерительные инструменты и приборы - линейка, металлическая рулетка, штангенциркуль, микрометр (для измерения объемных предметов).

Размеры предметов обычно указываются в сантиметрах.

Размеры предметов из драгоценных металлов и драгоценных камней, ювелирных украшений, предметов нумизматики и других мелких изделий, рукописных и старопечатных книг, а также калибров огнестрельного оружия указываются в миллиметрах.

При записи размеров и массы (веса) предметов используются сокращенные значения без точки, принятые в Международной системе единиц (СИ):

см (сантиметры)

мм (миллиметры)

м (метры)

г (граммы)

кг (килограммы)

кар (караты)

Измерения производятся по высоте, ширине и глубине предмета:

- плоскостные предметы (живопись, графика, книги, документы и др.) измеряются по высоте и ширине;

- круглые и эллипсообразные – по наибольшему и наименьшему диаметрам;

- объемные - по высоте, ширине и глубине.

Для произведений живописи указываются размеры по подрамнику или по доске, если предмет не подлежит раскантовке, или по величине основы, включая края холста, заходящие за подрамник.

У иконы измеряются высота, ширина и толщина.

При измерении окантованного произведения графики (с багетом или в паспарту) указывается общий размер по внешней стороне и видимой части изображения (в свету).

Аналогичным образом указываются размеры миниатюры в рамке.

Размер скульптурного произведения измеряется по высоте (от наивысшей точки до основания), ширине и глубине (наиболее отдаленным друг от друга частям). Высота скульптурного произведения (статуя) указывается вместе с постаментом (плинтом), если они составляют единое целое. Если скульптурное произведение и постамент не составляют единого целого, размеры указываются отдельно для скульптуры и постамента.

При описании костюмов указываются следующие размеры: ширина плеч или пояса и длина.

Размер книги, в том числе в переплете, указывается по высоте, ширине и толщине.

Для музейных предметов групп хранения «Техника», «Геология», «Биология» размеры даются по крайним точкам.

Для гербарных листов указываются размеры листа и размеры растения.

Мелкие предметы групп хранения «Геология», «Минералогия», «Археология», россыпи биологических образцов (семена, плоды) подлежат измерению по общей массе (весу).

«Проба и масса драгоценных металлов, количество и масса драгоценных камней».

Указываются наименование, проба и масса в граммах (в лигатуре и чистоте) драгоценного металла, наименования, количество и масса драгоценных камней в каратах.

Если драгоценный металл является составной частью предмета, указывается общая масса предмета, наименование, проба и масса каждого драгоценного металла, входящего составной частью в этот предмет.

При наличии в составе предмета драгоценных камней указывается их наименование, количество и масса в каратах.

В этот же раздел вносятся данные о массе предметов нумизматики, независимо от материала, а также образцов ценных минералов, кристаллов и геологических образцов, в том числе внеземного происхождения (метеоритов).

«Сохранность».

При описании состояния сохранности музейного предмета не допускаются формулировки «сохранность плохая», «хорошая» или «имеются повреждения».

Необходимо зафиксировать все дефекты предмета на момент его регистрации (прорывы, осыпи красочного слоя, трещины, вздутия, сколы, потертости, поломки, обрезы, отсутствие какой-либо части или детали предмета), указывается количество пустых гнезд от камней и прочих вставок, места и размеры значительных повреждений.

Сохранность каждой составной части предмета фиксируется отдельно.

При описании состояния сохранности произведений живописи, графики, рукописных и печатных материалов вначале фиксируется состояние сохранности лицевой стороны, а затем описывается состояние сохранности оборотной.

Если видимые повреждения не выявлены, следует использовать формулировку «заметных повреждений нет».

«Источник и способ поступления».

Указывается от кого и когда поступил предмет и способ его поступления со ссылкой на юридические документы (экспедиция, закупка, пожертвование, обмен, номер и датапротокола ЭФЗК, акта ПП, акта ОХ).

Для археологических, этнографических предметов и предметов естественнонаучных коллекций вносятся сведения о месте проведения раскопок, сборов, дате их проведения и руководителе работ.

«Учетные обозначения по главной инвентарной книге и специальным инвентарным книгам».

Учетные обозначения предмета по ГИК и специальным инвентарным книгам необходимы для установления идентификации предмета и взаимосвязи между книгами учета.

«Номера негативов или изображений на электронных носителях».

Номера негативов и изображений на электронных носителях служат для получения оперативной информации о наличии изображения оригинала на различных носителях (негатив, слайд, дискета, диск и т.д.).

«Отметки о проверках наличия».

Отметки о проверках наличия проставляются с помощью специального знака (логотипа), утвержденного ЭФЗК музея.

«Примечание».

В раздел может вносится необходимая дополнительная информация по данному предмету.

21.8. При проведении уточнения систематизации, классификации или атрибуции музейных предметов допускается перевод их из одной инвентарной книги в другую, например, из общей инвентарной книги декоративно-прикладного искусства в инвентарные книги «мебель», «керамика, стекло» и т.п.) с изменение их инвентарных номеров и шифров.

Освободившиеся в результате перевода инвентарные номера исключаются, а предметам, внесенным в другую инвентарную книгу присваивается новый инвентарный номер с сохранением учетного обозначения по главной инвентарной книге.

Основанием для перевода музейных предметов из одной инвентарной книги в другую является решение ЭФЗК.