Секретарь городского совета

В процессе разделения обязанностей в органах местного самоуправления, где отдельно друг от друга работали руководители местных властей и представляющие интересы населения члены местного совета, была создана новая должность: секретарь городского совета (СГС). Этот чиновник должен исполнять обязанности секретаря и поддерживать местный городской совет. До его появления эту функцию наряду с другими обязанностями выполнял один из городских чиновников (ГЧ), который являлся руководителем местной власти и секретарем совета мэра и организации городских советников. То есть, ранее городской чиновник являлся одновременно и секретарем городского совета.

На коротком семинаре, где присутствовало семь новых секретарей, один из них, участник по имени Петер вышел со следующим запросом.

Петер: «Я на протяжении десяти месяцев работаю секретарем. И я до сих пор не понимаю, где мое место. Я не очень сильно беспокоюсь по этому поводу, но мне важно решить данный вопрос». Практически без дополнительной информации Петер выбрал заместителей для мэра, двух партийных руководителей (ПРА, ПРБ), являющихся членами городского совета и городского чиновника. Мэр и два члена совета были расставлены треугольником. На некотором расстоянии находился городской чиновник, а за ним — секретарь городского совета.

Рис. 1.

СГС - секретарь городского совета ПРА —Партийный руководитель А

ГЧ - городской чиновник ПРБ — Партийный руководитель Б

Мэр

Участники сразу же заметили, что в расстановке наблюдались две подсистемы. Мэр с двумя партийными руководителями составляли одну подсистему, а городской чиновник и секретарь городского совета образовывали другую.

Партийный руководитель Б хотел видеть городского чиновника, и поэтому повернулся в его сторону. Мэру было хорошо в той позиции, в которой он находился. Партийный руководитель А чувствовал свою силу, и по его позиции и ответам было ясно, что он отвечал за систему в целом. Петер это подтвердил.

Расстановка показала, что место секретаря городского совета было не заполненным, «пустым». Как только заместители городского чиновника и секретаря городского совета оказались в расстановке напротив друг друга, стало ясно, что между ними что-то происходит.

Затем, как ведущий расстановки я спросил: «Кто назначил секретаря городского совета?».

Все сомневались в ответе. Наверное, совет?

Тогда я спросил: «Кто проводит ежегодное собеседование по выполнению функциональных обязанностей?».

Участники: «На самом деле, никто».

Один из участников, наконец, сказал: «У меня это делают партийные руководители».

Во всей этой ситуации мэр особо не проявлял себя как руководитель. Партийный функционер А был тем человеком, который брал на себя руководящую функцию. Он сказал: «Я чувствую связь с городским чиновником. Но я не ощущаю никакого контакта с секретарем городского совета».

Затем он сказал городскому чиновнику: «У Вас забрали часть Вашей работы, но это никак не связано лично с Вами».

Тогда секретарь городского совета добавил: «Вы долгое время выполняли обязанности секретаря в городском совете. Я понимаю и уважаю это. Сейчас я беру выполнение этой работы на себя и занимаю свое новое место».

Эти слова хорошо подействовали и на городского чиновника, и на секретаря городского совета.

Затем мы нашли такой образ системы, где все заместители чувствовали себя на своем месте.

Рис. 2.

И секретарь городского совета, и партийные руководители чувствовали себя лучше всего, когда секретарь городского совета встал слева от партийных руководителей. С системной точки зрения это означает, что секретарь городского совета поддерживает роль председателей и совета.

В последующем обсуждении со всеми семерыми сотрудниками городского совета был сделан ряд предварительных выводов.

В этой расстановке городской чиновник и секретарь городского совета определили свои места по отношению друг к другу. Городскому чиновнику выразили уважение за работу, которую он выполнял как секретарь городского совета. Было признано, что на этом данная функция завершена, и теперь эти обязанности переходят к партийному руководителю, а он уже передаст их тому, кто будет их исполнять.

Процесс завершения деятельности и передача выполняемых функций новому секретарю не произошла в организации, где работали участники этого семинара. Для того чтобы функция успешно выполнялась необходимо чтобы это инициировал в системе кто-то, занимающий более высокий ранг, чем городской чиновник или секретарь городского совета. Это необходимо для того, чтобы окончательно завершить прежнюю роль и действительно создать новое место для работы секретаря городского совета. Будет хорошо, если процесс завершения так долго существующей функции будет сопровождаться небольшим ритуалом.

В заключительной беседе Петер сказал, что его ситуация на работе была действительно невыносимой, и если бы все оставалось по-прежнему, он начал бы думать об уходе.

Все семеро секретарей городского совета, присутствовавших на данном семинаре, ранее работали на государственной службе местного управления. Пятеро из них упомянули, что они с большой лояльностью относились к этой работе, а двое из них чувствовали большее расположение к политической организации города – городскому совету. Некоторые из пятерых, проявлявших большую лояльность к органам государственной службы, прокомментировали, что таким образом они могли обеспечить себе стабильное положение. Потому что, даже если бы они по какой-то причине не справились со своими новыми обязанностями, их все равно приняли бы обратно на государственную службу.

Некоторые из них также осторожно упомянули, что чувствовали бы себя предателями по отношению к своим коллегам по государственной службе, если бы полностью идентифицировали себя с политической частью системы, городским советом. Двум секретарям предстояло еще два года службы до момента, когда они могли воспользоваться схемой раннего выхода на пенсию, предложенного советом. Они оба были удивительно энергичны в создании новой функции, а один из них заметил: «Я свободен, никто не может мне помешать».

Новая функция не может возникнуть просто потому, что кому-то скажут: «Я назначаю тебя выполнять эту новую функцию».

Функция и человек, который будет исполнять эти функциональные обязанности, являются в системе двумя разными факторами. Только после того, как функция будет должным образом официально введена, люди смогут приступать к ее успешному выполнению. Если кто-то уходит с должности, он должен перестать выполнять связанную с ней функцию, тогда другой человек может приступать к ее выполнению.

Из опыта работы мы знаем, что в создании новой функции большую роль играет человек, находящийся по иерархии на один—два уровня выше, чем тот, на котором вводится новая функция.

Новая функция должна быть соответствующим образом вписана в систему, и должен быть кто-то, кто создаст рамочные условия или структуру, где новая функция может стать успешной. Эта новая функция, в свою очередь, создает рамки, в которых люди могут успешно работать. Таким образом, функция тоже вносит свой вклад в работу всей организации.

Иногда менеджер берет себе ассистента (помощника), так как он слишком занят, чтобы самому выполнять всю работу, предполагаемую его функциональными обязанностями. Если функция такого помощника не ясна, то она превращается в «несуществующую функцию». В системе не существует места помощника менеджера как такового. Многие помощники менеджеров чувствуют себя несчастными на этом месте, становясь, таким образом, лишь дополнительным ресурсом для менеджера.