Вывод на печать таблиц и форм

ACCESS выводит информацию из базы данных в виде отчета (распечатки содержимого базы данных). Все отчеты подразделяются на три категории:

простая распечатка содержимого базы данных из режимов таблицы или формы;

детальные отчеты - хорошо подготовленные отчеты, представленные в любом удобном для пользователя виде и включающие в себя ряд дополнительных элементов;

специальные отчеты - позволяют подготавливать почтовые наклейки и формы писем.

Способ вывода на печать таблиц и форм удобен для построения быстрого чернового варианта отчета.

Преимущество таких отчетов - быстрота и простота их получения. Недостатком является вывод данных точно в таком же виде, в каком они содержатся в таблице или форме.

При выводе на печать данных из табличного режима с целью улучшения вида распечатки можно использовать следующие возможности изменения внешнего вида таблицы:

• уменьшить ширину некоторых столбцов таблицы;

• скрыть некоторые столбцы;

• поменять ориентацию страницы с книжной на альбомную

При распечатке данных с использованием формы access выводит на странице столько записей, сколько на ней может поместиться. Возможен вариант, когда часть одной записи разместится в конце одной страницы, а другая - в конце следующей.

Задание

Выведите на печать из режимов таблицы и формы содержимое таблицы СТУДЕНТ, созданной в предыдущих заданиях.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

1. Откройте ранее созданную базу данных SESS.mdb, выполнив команду ФАЙЛ→Открыть;

2. Откройте таблицу СТУДЕНТ в табличном режиме. Для этого:

A. В окне «База данных:SESS» щелкните вкладку «Таблицы»;

B. В этом же окне нажмите кнопку «Открыть».

В списке таблиц БД должна присутствовать и быть выделена только одна таблица СТУДЕНТ. ACCESS переходит в табличный режим и открывает окно «СТУДЕНТ: Таблица».

Выведите данные таблицы СТУДЕНТ на экран из табличного режима, для чего необходимо выбрать команду ФАЙЛ→предварительный просмотр. Если вид выведенных на экран данных вас не устраивает, используйте рекомендации из краткой справки и улучшите его.

3. Для получения распечатки данных из таблицы выполните команду меню ФАЙЛ→Печать.

4. Закройте окно таблицы в виде строк и столбцов, используя кнопку системного меню в левом верхнем углу окна таблицы. На запрос ACCESS о сохранении изменений в таблице ответьте отрицательно.

5. Откройте таблицу СТУДЕНТ в режиме формы. Для этого:

A. В окне базы данных щелкните вкладку «ФОРМЫ»;

B. Выберите ранее созданную форму «Форма 1»;

C. Нажмите кнопку «Открыть».

6. Выведите данные таблицы СТУДЕНТ на экран из режима формы, для чего необходимо выбрать команду ФАЙЛ→предварительный просмотр. Если вид выведенных на экран данных вас не устраивает, используйте рекомендации из краткой справки и улучшите его.

7. Распечатайте данные из режима формы, для этого выполните команду меню ФАЙЛ→Печать.

8. Закройте базу данных, выбрав команду меню ФАЙЛ→Закрыть.