Автоматизированное управление документацией процессов деятельности

Формальная схема электронного управления документами бизнес-процессов показана на рис. Автоматизированное управление документацией можно разделить на три основные группы: системы делопроизводства, системы документооборота, системы управления документами. Системы автоматизации делопроизводства и архива обеспечивают учет бумажных документов в виде регистрационных карт, распространения и хранения бумажных документов, в соответствии с принятыми в РФ стандартами делопроизводства.

Пользователями этих систем являются сотрудники ограниченного числа таких структурных подразделений организации, как управление делами, секретариаты, канцелярии, службы экспедиции.

Системы автоматизации делопроизводства делают бумажные архивы управляемыми и прозрачными, позволяя вовремя освобождаться от потерявшей актуальность документации и экономя тем самым пространство архива, а также упрощают поиск документов по реквизитам, исполняя роль навигатора по бумажному архиву.

Системы автоматизации документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации. Если в системах автоматизации делопроизводства документ интересен как самостоятельный объект учета и хранения, то в системах автоматизации документооборота он рассматривается как элемент бизнес-процесса.

Системы электронного управления документами ( СЭУД) символизируют собой западный подход к управлению документами (document management), все глубже укореняющийся в сознание российских организаций, во главу которого ставятся повышение производительности труда непосредственных разработчиков и пользователей документов, а также накопление, хранение и эффективное использование всей неструктурированной информации организации.

Примерами высокофункциональных СЭУД являются: Дело (ЭОС), ЕВФРАТ-Документооборот (Cognitive Technologies), DirectumDirectum), DocsVision (DocsVision) и Optima-Workflow (UpScale Soft).