Нюансы при сборе данных о сотруднике

При сборе данных о сотруднике существует немало аспектов, на которые следует обратить внимание в первый рабочий день сотрудника, то есть в момент подписания им всех необходимых документов.

Прежде всего, при взятии у сотрудника трудовой книжки, я обращала внимание на дату увольнения с предыдущего места работы. Она ни в коем случае не должна совпадать с датой приема в нашу организацию. Например, если сотрудник был уволен с прошлого места работы 09.09.2013, пришел оформляться к нам также 09.09.2013, это считается незаконным. Поэтому документы с таким сотрудников могут быть подписаны также 09.09.2013, но от 10.09.2013. И соответственно такой сотрудник либо выходит на рабочее место 10 числа, либо 9 числа, предварительно договорившись с руководителем о каком-либо дне отдыха.

Еще одним важным аспектом является справка для расчета больничного листа №4н. Эта справка, прежде всего, нужна для правильной выплаты в случае предоставления больничного листа, которая считается из расчета заработной платы сотрудника за последние два года.

Для мужчин одним из важнейших документов является военный билет. Причем, если мужчина уже не студент, приписное свидетельство не может заменить военный билет. В случае потери военного билета или иных случаях, когда работник не имеет билет на руках, я просила восстановить билет как можно скорее или принести соответствующую справку из военкомата.

Если же на работу принимается иностранец (Белоруссия и Украина также считаются иностранными государствами), следует обратить внимание на паспорт такого сотрудника. Согласно ст. 2 Федерального закона от 25 июля 2002 г. N 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации" иностранные граждане могут находиться на территории России в одном из следующих статусов:

· временно пребывающий в РФ иностранный гражданин - это лицо, прибывшее в Россию на основании визы или в порядке, не требующем получения визы

· временно проживающий в РФ иностранный гражданин - это лицо, получившее разрешение на временное проживание;

· постоянно проживающий в РФ иностранный гражданин - это лицо, получившее вид на жительство [2].

Для личного дела нужно скопировать все страницы паспорта, не только те, на которых есть отметки, а также попросить сотрудника предъявить разрешение на работу. В первом случае, если иностранный гражданин приехал на основании визы, нужно обязательно иметь в личном деле копию визы. Во втором случае – копию разрешения на временное проживание соответственно. Относительно трудовой книжки, после приема на работу иностранца ему необходимо завести трудовую книжку (при работе в организации свыше пяти дней). Зачастую иностранцы из ближнего зарубежья предъявляют трудовую книжку, которая была заведена еще в СССР. Нужно учитывать, что на территории России действуют трудовые книжки образца 1974 и 2004 гг. [3]. В этом случае заводить новую книжку нет необходимости.

Если трудовая книжка выдана в иностранном государстве и ведется на иностранном языке, то нужно оформить документ российского образца. При этом никакие записи из иностранной трудовой книжки переносить не нужно. Важно отметить, что при заведении новой трудовой книжки иностранному гражданину, с него обязательно нужно взять заявление с текстом «Прошу завести мне новую трудовую книжку т.к. ранее не заводилась». Оригинал данного заявления также хранится в личном деле сотрудника.

И последний аспект, на который я обращала внимание при сборе данных о сотрудниках, это наличие студенческого билета для стажеров. Данный документ является обязательным при приеме студента на позицию стажера.