Встреча, помощь в подписании документов, дальнейшие инструкции

Штат сотрудников компании составляет около 4 тысяч человек, работающих в России. Однако компания расширяется и идет постоянный набор кадров, особенно на позиции, связанные с непосредственной деятельностью компании – Разработчиков, Инженеров по тестированию и т.д. Таким образом, прием новых сотрудников, подготовка и подписание с сотрудниками документов о приеме на работу является одной из основных функций специалистов по кадровому делопроизводству.

Прежде всего, данные для подготовки документов для новых сотрудников поступают на внутренний сервер от рекрутеров (специалистов по подбору персонала), где указываются должности, оклады, подразделения, в которые сотрудники приняты. Также на специальный почтовый ящик сотрудники за 3 дня до выхода на работу присылают заполненные анкеты с личными данными (паспортными данными, семейным положением, опытом работы и т.д.).

По данным внутреннего сайта относительно оклада, должности и подразделения, а также на основе анкеты сотрудника для приема сотрудника готовится пакет документов, включающий: приказ о приеме на работу, трудовой договор (2 экз.), должностная инструкция (2 экз.) [1], согласие на обработку персональных данных, согласие о неразглашении конфиденциальной информации, памятка новому сотруднику с паролем и логином для первого входа в компьютер. Также печатается заполненная сотрудником анкета.

Перед выходом на работу рекрутеры пишут письма новым сотрудникам о необходимых документах для приема на работу: диплом о высшем образовании, военный билет (для мужчин), свидетельство об обязательном пенсионном страховании, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, паспорт.

В 10:30 утра официально начинается прием новых сотрудников. Предварительно забронировав комнату для переговоров, я встречала новых сотрудников, раздавала им пакеты документов для ознакомления и подписи, собирала их документы для копий в личные дела – паспорт, диплом о высшем образовании, военный билет (для мужчин), свидетельство об обязательном пенсионном страховании, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе. Также собирались трудовые книжки сотрудников для хранения и ведения в организации. После подписи документов, я собирала их, оставляя сотрудникам 1 экземпляр должностной инструкции и памятку для нового сотрудника с логином и паролем для компьютера. Далее сотрудники знакомились с внутренними локальными документами. Потом при отсутствии у сотрудника фотографии на однотонном фоне в электронном виде – фотографировала сотрудников на пропуск и для размещения на внутреннем сайте компании. После этого, раздавала подарки для новых сотрудников.

Далее сотрудникам давались дальнейшие инструкции – относительно трудовых договоров, сотрудникам будет написано письмо с просьбой забрать свой экземпляр трудового договора после подписания его со стороны исполняющего директора организации. Как правило, этот процесс занимал около 2-3х недель, после накопления достаточного количества документов на подпись. Далее сотрудникам рассказывалась информация про компенсацию питания, возможность пользования бассейном и фитнес-центром и компенсации занятий иностранными языками.

Так, процедура оформления сотрудников официально заканчивалась. Я обязательно поздравляла сотрудников с первым рабочим днем, желала удачи и оставляла свое имя и фамилию для связи в случае вопросов. Все вопросы, как правило, сотрудники писали в локальной сети Link, которая позволяет без проблем связаться с любым сотрудником, написав свое сообщение в режиме реального времени.

После окончания процедуры приема, сотрудники ожидали своих руководителей для официального начала рабочего дня. Я звонила непосредственным руководителям сотрудников с просьбой забрать сотрудника и проводить на рабочее место.

Все копии документов, собранных у новых сотрудников, собираются в личные дела. В папку-скоросшиватель раскладываются по порядку следующие документы: анкета сотрудника, диплом о высшем образовании, военный билет (для мужчин), свидетельство об обязательном пенсионном страховании, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе, паспорт, согласие на обработку персональных данных, соглашение о неразглашении конфиденциальной информации и должностная инструкция. Также все другие документы, относящиеся к сотруднику, вкладываются в личное дело – свидетельство о заключении/расторжении брака, свидетельство о рождении ребенка, документы о дополнительном образовании.

Все личные дела раскладываются по алфавиту в ящики для личных дел для удобства использования их в дальнейшем.