Организация документооборота. Обработка документов

Документооборот можно поделить на четыре этапа:

1) составление документов в первичных подразделениях;

2) передача оформленных документов для проверки и об-работки в бухгалтерию предприятия;

3) движение документов при обработке и осуществлении на их основании учетных записей;

4) движение документов от места обработки к месту хранения — архива.

С целью упорядочения движения и своевременного полу-чения первичных документов для записей в бухгалтерском учете приказом руководителя предприятия, учреждения устанавливается график документооборота, в котором указыва-ются дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, передача в обработку и в архив.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота на предприятии, в учреждении осуществляется главным бухгалтером. Требования главного бухгалтера относительно порядка предоставления в бухгалтерию или на вычисли-тельную установку необходимых документов и сведений есть обязательными для всех подразделений и служб предприятия.

Исходя из указанного, отметим, что отсутствие надлежа-щего порядка при составлении и обработке документов есть главной причиной несвоевременного предоставления финансовой отчетности, и, как следствие, и отставания при принятии необходимых управленческих решений, осуществлении полноценного контроля и аудита.

Хранение документов

Первичные документы и учетные регистры, которые прошли обработку, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив, а к моменту передачи должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или за-крытых шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, которые обеспечивают их сохранность.

Порядок хранения документов на машиносчитываемых носителях определяется указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.

Первичные документы текущего месяца, которые прошли обработку ручным способом и относятся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются, переплетаются и сопровождаются справ-кой для архива.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве предприятия, учреждения определяется в соответствии с “Перечнем типовых документов, которые создаются в процессе дея-тельности органов государственной представительской и исполнительной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий” утвержденным

Хранение первичных документов и учетных регистров, которые прошли обработку и были основанием для состаления отчетности, а также бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений может проводиться только по решению главного бухгалтера.