Внутренняя среда администрации Елизаветинского сельского округа муниципального образования г. Краснодар

Часть социальной среды, ограниченная рамками данной организации образует ее внутреннюю среду.

Чтобы определить стратегию поведения любой организации и провести эту стратегию в жизнь, руководство должно иметь углубленное представление как о внутренней среде организации, ее потенциале и тенденциях развития, так и о внешней среде, тенденциях развития и месте, занимаемом в ней организацией. При этом внутренняя среда и внешнее окружение изучается в первую очередь для того, чтобы вскрыть те угрозы и возможности, которые организация должна учитывать при определении своих целей при их достижении.

Внутренняя среда организации оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование орга­низации. Основными факторами внутренней среды любой организации являются ресурсы, структуры и организационная культура.

Администрация располагает материальными, человеческими и финансовыми ресурсами.

Таблица 1 – Ресурсы администрации Елизаветинского сельского округа муниципального образования город Краснодар

Любая организация, формируя свою внутреннюю среду, создает три вида структур:

- структуру видов деятельности;

- организационную структуру;

- организационную структуру управления.

1. Производственная структура – это совокупность отраслей основного, обслуживающего и вспомогательного назначений, выражающих производственное направление или специализацию данной организации.

В непроизводственной сфере формируют структуру видов деятельности (рисунок 1),которая также включает в себя основные виды деятельности, вспомогательные виды деятельности, обслуживающие виды деятельности.

2. На основе производственной структуры или структуры видов деятельности формируют организационную структуру(рисунок 2), которая представляет собой совокупность подразделений основного, вспомогательного, обслуживающего производств и функциональных управленческих служб, выражающих разделение труда внутри данной организации и объединенных в единое целое отношениями кооперации.

То есть организационная структура - логически построенные взаимоотношения уровней управления и функциональных подразделений.

Также можно отметить, что организационная структура - это форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления, направленный на достижение целей организации. Отсюда организационная структура включает в себя все цели, распределённые между различными звеньями, связи между которыми обеспечивают координацию по их выполнению.

Показатели для анализа организационной структуры берут из штатного расписания, из годовых, плановых и отчетных данных.

Рисунок 2 – Схема организационной структуры администрации Елизаветинского сельского округа муниципального образования г. Краснодар.

Данная администрация имеет достаточно простую организационную структуру, она состоит из общего отдела и отдела развития территории.

3. На основе организационной структуры формируют организационную структуру управления (ОСУ)(рисунок 3), которая представляет собой совокупность работников, профессионально выполняющих функции управления и системных связей соподчинения между ними.

Элементами ОСУ являются работники, профессией которых является выполнение функций управления и связей соподчинения.

Каждая должность создается для выполнения определенного набора функций управления или работ. Для выполнения функций должностные лица наделяются определенными правами и несут ответственность за выполнение закрепленных за ними функций.

Организационная структура управления - одно из ключевых понятий менеджмента, тесно связанное с целями, функциями, процессом управления, работой менеджеров и распределением между ними полномочий. В рамках этой структуры протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации.

Рисунок 3 – Схема организационной структуры управления администрации Елизаветинского сельского округа муниципального образования г. Краснодар.

Исходя из организационной структуры управления данной администрации, мы видим, что главе администрации непосредственно подчиняются два заместителя, которым в свою очередь подчинены два ведущих специалиста по ГО и ЧС, начальник общего отдела и начальник отдела развития территории.

В состав организационной структуры управления данной администрации входят 5 руководителей и 14 специалистов.

Таблица 2 – Администрация Елизаветинского сельского округа муниципального образования город Краснодар

Важным фактором внутренней среды любой администрации является организационная культура.

Организационная культура – это то, ради чего люди пошли работать в данную организацию, как складываются между ними отношения, какие нормы и правила они разделяют.

Таблица 3 – Содержание организационной культуры общего отдела адми - нистрации Елизаветинского сельского округа

Характеристика общего отдела администрации Елизаветинского сельского округа муниципального образования г. Краснодар.

1. Полное название отдела, его адрес и телефон.

Общий отдел администрации Елизаветинского сельского округа муниципального образования г. Краснодар; ст. Елизаветинская, ул. Ленина, 52; тел.: 229-13-63.

2. История создания и развития отдела.

3. Организационная структура и организационная структура управления отдела.

Рисунок 4 – Схема организационной структуры управления общего отдела администрации Елизаветинского сельского округа муниципального образования г. Краснодар.

4. Таблица 4 - Должностные лица отдела, их Ф.И.О., телефоны

5. Функции общего отдела.

5.1. Положение об общем отделе администрации Елизаветинского сельского округа муниципального образования г. Краснодар содержит 6 частей.

В первой части закреплены общие положения:

- Общий отдел является структурным подразделением администрации Елизаветинского сельского округа муниципального образования город Краснодар;

- Общий отдел возглавляет начальник общего отдела, который назначается и освобождается от должности главой администрации Елизаветинского сельского округа муниципального образования город Краснодар;

- Закреплены наименования документов, которыми руководствуется отдел в своей деятельности.

Вторая часть Положения содержит основные задачи отдела:

- Обеспечение четкой организации делопроизводства;

- Обеспечение строгого соблюдения установленного порядка рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан и организации личного приёма;

- Хозяйственное обслуживание администрации;

-Осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения
распорядительных документов органов государственной власти.

Третья часть включает в себя функции общего отдела, к ним относятся такие как: организация делопроизводства; составление проектов номенклатуры дел; оформление, учет и хранение распоряжений и приказов администрации Елизаветинского сельского округа; осуществление организационно-технической подготовки заседания аппарата администрации Елизаветинского сельского округа; прием и регистрация предложений, заявлений и жалоб граждан.

Четвертая часть содержит основные права общего отдела:

- Вносить проекты постановлений и распоряжений главы муниципального образования город Краснодар

- Запрашивать и получать в установленном порядке информацию о руководителях отраслевых и территориальных органов администрации муниципального образования город Краснодар

-Присутствовать на заседаниях, совещаниях, проводимых во исполнение контролируемых документов и по другим вопросам своего ведения.

Пятая часть Положения закрепляет основные обязанности начальника отдела по организации работы всего отдела.

Заключительная шестая часть закрепляет ответственность начальника отдела.

5.2 Должностная инструкция составляется для каждого работника администрации. Она содержит задачи работника, основные обязанности, права и ответственность работника, а кроме того указывается кому он подчиняется, кто подчиняется ему, и какими документами он должен руководствоваться в своей деятельности.

5.3 Общий отдел администрации Елизаветинского сельского округа муниципального образования г. Краснодар достаточно полно оснащен современными средствами организационной и вычислительной техники, в его распоряжении имеются 6 компьютеров, постоянный доступ в Интернет, кроме того факсы, принтеры и т.д. Общий отдел в своей деятельности использует современные компьютерные программы, такие как «Похозяйственный учет», «Лотус Нотес» (программа электронного документооборота), «Консультант Плюс», «Реестр муниципальных служащих».

5.4 Общий отдел администрации Елизаветинского сельского округа непосредственно взаимодействует с другими подразделениями. Именно в общий отдел поступает вся корреспонденция, там она обрабатывается и передается дальше. В этом и состоит связь общего отдела со всей администрацией и ее подразделениями.