Учет материальных запасов

К материальным запасам относятся:

• предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 мес, независимо от их стоимости;

• предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 мес, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с классификацией ОКОФ.

Учреждения приобретают строительные и хозяйственные материалы, продукты питания и перевязочные средства, ГСМ, материалы для учебных целей, корма и фураж, материалы для научных целей,тару и др.

Экономичное и правильное использование материальных ценностей по назначению требует правильной и своевременной организации их учета.

Состав и размер материальных запасов определяются характером работы учреждений.

Основные задачи учета материалов:

• контроль за сохранностью и движением их на складах и по местам непосредственного расходования.

• правильное и своевременное документальное отражение операции по движению материальных ценностей;

• контроль за соблюдением установленных норм запасов, выявление излишних и неиспользованных материалов с целью мобилизации внутренних ресурсов;

• контроль за бережным расходованием материальных ценностей и соблюдением норм их расходования.

Учет материальных запасов ведется на синтетическомсч. 105 «Материальные запасы», занимающем 19—21-й разряды. Счет предназначен для учета материальных запасов в форме сырья и материалов, предназначенных для использования в процессе деятельности учреждения, а также для перепродажи.

22-ой разряд 2 –особо ценное движимое имущество учреждения (по 23-му разряду только с 1 по 7), 3 – иное движимое имущество учреждения, 4 - предметы лизинга (по 23-му разряду только 4 и 6).

Счет 105 «Материальные запасы» имеет следующие аналитические счета:

105 _1 «Медикаменты и перевязочные средства»; 105 _2 «Продукты питания»; 105 _3 «Горюче-смазочные материалы»; 105 _4 «Строительные материалы»; 105 _5 «Мягкий инвентарь»; 105 _6 «Прочие материальные запасы»; 105 _7 «Готовая продукция», 105 _8 Товары. 105_ 9 Наценка на товары.

На счете 105 _1 «Медикаменты и перевязочные средства» учитываются медикаменты, компоненты, эндопротезы, бактерийные препараты, сыворотки, вакцины, кровь, перевязочные средства и т.п. в больницах, лечебно-профилактических и лечебно-ветеринарных и других учреждениях[4].

На счете 105 _2 «Продукты питания» учитываются продукты питания, продовольственные пайки, молочные смеси, лечебно-профилактическое питание и т.д.

На счете 105 _3 «Горюче-смазочные материалы» учитываются все виды топлива, горючего и смазочных материалов: дрова, уголь, торф, бензин, керосин, мазут, автол и т.д.

На счете 105 _4 «Строительные материалы» учитываются все виды строительных материалов:

• силикатные материалы (цемент, песок, гравий, известь, камень, кирпич, черепица);

• лесные материалы (лес круглый, пиломатериалы, фанера и т.п.);

• строительный металл (железо, жесть, сталь, цинк листовой и т.п.);

• металлоизделия (гвозди, гайки, болты, скобяные изделия и т.п.);

• санитарно-технические материалы (краны, муфты, тройники и т.п.);

• электротехнические материалы (кабель, лампы, патроны, ролики, шнур, провод, предохранители, изоляторы и т.п.);

• химико-москательные (краска, олифа, толь и т.п.) и другие аналогичные материалы;

• готовые к установке строительные конструкции и детали (металлические, железобетонные и деревянные конструкции, блоки и сборные части зданий и сооружений, сборные элементы), оборудование для отопительной, вентиляционной, санитарно-технической системы (отопительные котлы, радиаторы и т.п.);

• оборудование, требующее монтажа и предназначенное для установки. К оборудованию, требующему монтажа, относится оборудование, которое может быть введено в действие только после сборки его частей и прикрепления к фундаменту или опорам зданий и сооружений, а также комплекты запасных частей такого оборудования. При этом в состав оборудования включается контрольно-измерительная аппаратура или другие приборы, предназначенные для монтажа в составе установленного оборудования, и другие материальные ценности, необходимые для строительства.

На счете 105 _5 «Мягкий инвентарь» учитываются:

• белье (рубашки, сорочки, халаты и т.п.);

• постельное белье и принадлежности (матрацы, подушки, одеяла, простыни, пододеяльники, наволочки, покрывала, мешки спальные и т.п.);

• одежда и обмундирование, включая спецодежду (костюмы, пальто, плащи, полушубки, платья, кофты, юбки, куртки, брюки и т.п.);

• обувь, включая специальную (ботинки, сапоги, сандалии, валенки и т.п.);

• спортивная одежда и обувь (костюмы, ботинки и т.п.);

• прочий мягкий инвентарь.

На счете 105 _6 «Прочие материальные запасы» учитываются следующие виды материальных запасов:

• спецоборудование для научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, приобретенное по договорам с заказчиками для обеспечения выполнения условий договоров, до передачи его в научное подразделение;

• молодняк всех видов животных и животные на откорме, птицы, кролики, пушные звери, семьи пчел независимо от их стоимости;

• приплод молодняка при наличии в учреждениях рабочего скота;

• посадочный материал;

• реактивы и химикаты, стекло и химпосуда, металлы, электроматериалы, радиоматериалы и радиодетали, фотопринадлежности, подопытные животные и прочие материалы для учебных целей и научно-исследовательских работ, драгоценные и другие металлы для протезирования, а также инвалидная техника и средства передвижения для инвалидов;

• хозяйственные материалы (электрические лампочки, мыло,

щетки и др.), используемые для текущих нужд учреждений;

• канцелярские принадлежности (бумага, карандаши, ручки,

стержни и др.);

• медикаменты и готовые лекарства (за исключением спирта, перевязочных средств и дорогостоящих медикаментов), используемые в учреждениях, кроме медицинских учреждений;

• возвратная или обменная тара (бочки, бидоны, ящики, банки стеклянные, бутылки и т.п.), как свободная (порожняя), так и находящаяся с материальными ценностями;

• корма и фураж (сено, овес и другие виды кормов и фуража для животных), семена, удобрения;

• книжная, иная печатная, в том числе сувенирная, продукция, кроме библиотечного фонда;

• запасные части, предназначенные для ремонта и замены изношенных частей в машинах и оборудовании, транспортных средствах, объектах производственного и хозяйственного инвентаря;

• материалы специального назначения.

Счет 105 _7 «Готовая продукция» предназначен для учета изготовленной в учреждениях продукции в рамках предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход [4].

Бюджетное учреждение имеет определенные нормы запасов материальных ценностей, которые определяются в минимальных размерах, обеспечивающих бесперебойную работу учреждения. Величина нормы запасов материалов зависит от норм и расхода организации материально-технического снабжения и условного хранения.

Контроль за правильностью расчета норм запасов материалов и их фактическим состоянием осуществляют финансовые органы и вышестоящие организации.

Выявление сверхнормативных запасов одних видов материалов не может служить оправдательным обстоятельством при недостатке норм запасов по другим видам.

Превышение установленных норм является превышением бюджетной дисциплины, и вышестоящая организация имеет право уменьшить финансирование по соответствующим статьям на сумму превышения фактического остатка против норм.

Для учета материальных ценностей необходимы правильная организация складского хозяйства, классификация и оценка материалов.

Систематизирующий перечень всех материалов, используемых учреждением, с точным их наименованием представляет единую номенклатуру каждому наименованию материалов, в этом перечне присваивается номер, устанавливаются единые измерения и проставляется цена.

В крупных бюджетных учреждениях в наличии может находиться больше количество различных материалов, поэтому для правильности их учета должна быть разработана классификация с учетом характеристик, сортов, размеров и свойств материалов.

Для сокращения учетной номенклатуры материалов однородные и близкие по свойствам материалы могут объединяться под одним номенклатурным номером.

Материальные запасы принимаются к бухгалтерскому учету по фактической стоимости.

1. Фактической стоимостью материальных запасов, приобретенных за плату, признаются:

• суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу), в том числе НДС (кроме приобретения материальных запасов за счет средств от предпринимательской и иной деятельности, приносящей доход);

• суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материальных ценностей;

• таможенные пошлины и иные платежи, связанные с приобретением материальных запасов;

• вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материальные запасы, в соответствии с условиями договора;

• суммы, уплачиваемые за заготовку и доставку (транспортные услуги) материальных запасов до места их использования, включая страхование доставки;

• суммы, уплачиваемые за доведение материальных запасов до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях (подработка, сортировка, фасовка и улучшение технических характеристик полученных запасов, не связанные с их использованием);

• иные платежи, непосредственно связанные с приобретением материальных запасов.

2. Фактическая стоимость материальных запасов определяется (уменьшается или увеличивается) с учетом суммовых разниц, возникающих до принятия материальных запасов к бухгалтерскому учету в случаях, когда оплата производится в валюте Российской Федерации в сумме, эквивалентной сумме в иностранной валюте (условных денежных единицах).

Под суммовой разницей понимается разница между рублевой оценкой фактически произведенной оплаты, выраженной в иностранной валюте (условных денежных единицах), кредиторской задолженности по оплате запасов, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату принятия ее к бухгалтерскому учету, и рублевой оценкой этой кредиторской задолженности, исчисленной по официальному или иному согласованному курсу на дату ее погашения.

3. Фактическая стоимость материальных запасов при их изготовлении самим учреждением определяется исходя из затрат, связанных с изготовлением данных активов.

4. Фактическая стоимость материальных запасов, полученных учреждением по договору дарения или безвозмездно, а также остающихся от выбытия основных средств и другого имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету, а также сумм, уплачиваемых учреждением за доставку материальных запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования.

Под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов на дату принятия к бухгалтерскому учету.

5. Материальные запасы, не принадлежащие учреждению, но находящиеся в его пользовании или распоряжении в соответствии с условиями договора, принимаются к учету в размере стоимости, предусмотренной в договоре.

6. Оценка материальных запасов, стоимость которых при приобретении определена в иностранной валюте, производится в валюте Российской Федерации путем пересчета суммы в иностранной валюте по курсу ЦБ РФ, действующему на дату принятия запасов к бухгалтерскому учету.

В каждом бюджетном учреждении должен быть установлен четкий порядок, обеспечивающий своевременный контроль за фактическим поступлением материалов. Принимая материальные ценности, заведующий складом обязан проверить соответствие количества, сорта и качества поступивших материалов данным, указанным в документе.

Оприходование материальных запасов отражается в регистрах бюджетного учета на основании первичных учетных документов (накладных поставщика и т.п.).

Поступление материалов оформляется распиской материально-ответственного лица на документах поставщика.

В тех случаях, когда имеются расхождения с данными документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (ф. 0315004).

Материалы хранятся в специальных приспособленных помещениях (склады, кладовые), оснащенных измерительными приборами, обеспечивающими точность подсчета количества принятых и отпущенных материалов.

Ответственность за приемку, хранение и отпуск материальных ценностей возлагается на материально-ответственное лицо.

Ответственность материально-ответственного лица наступает в соответствии с действующим трудовым законодательством. С материально-ответственным лицом заключается письменный договор о полной материальной ответственности. Если в учреждениях имеется несколько хранилищ в отдельных филиалах, то за каждым из них закрепляется определенная группа материалов, хранилищу присваивается номер, который проставляется на всех расходных и приходных документах. Материалы должны размещаться в стеллажах с ярлыками (наименование, марка, сорт, единица измерения, размер, номер, цена).

Бухгалтерия систематически осуществляет контроль за поступлением материальных ценностей, а также ежемесячно сверяет остатки материальных ценностей, числящихся по оборотным ведомостям, с остатками в карточках учета материальных ценностей кладовщика.

Выдача материалов производится по документам, утвержденным руководителем учреждения.

Отражение в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения, передаче их в эксплуатацию осуществляется в регистрах аналитического учета материальных запасов путем изменения материально-ответственного лица на основании следующих документов:

• Требование-накладная (ф.0315006);

• Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф.0504202);

• Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);

• Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Списание материалов и продуктов питания производится на основании следующих документов:

• Меню-требование на выдачу продуктов питания (ф. 0504202);

• Ведомость на выдачу кормов и фуража (ф. 0504203);

• Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210);

• Путевой лист (ф. 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007) — применяется для списания в расход всех видов топлива;

• Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230).

Списание готовой продукции при ее отпуске заказчику отражается по фактической себестоимости на основании Требования-накладной (ф. 0315006), Накладной на отпуск материалов на сторону (ф. 0315007).

В конце каждого месяца кладовщик сдает в бухгалтерию отчет о движении материалов.

В бухгалтерии на основании данного отчета производится запись в оборотные ведомости, как в натуральном, так и в денежном выражении, по каждому материально-ответственному лицу в разрезе соответствующих синтетических субсчетов.

Материалы в регистры бухгалтерского учета по приходу записываются на основании оправдательных документов (счетов-фактур, актов, накладных и т.п.). В документах должны быть указаны следующие данные: от кого поступили материалы, наименование, количество, сумма, дата и роспись материально-ответственного лица, принявшего эти ценности.

Списание (отпуск) материальных запасов производится по средней фактической стоимости.

Оценка материальных запасов по средней фактической стоимости производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся соответственно из средней фактической стоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших запасов в течение данного месяца.

Аналитический учет материальных запасов, за исключением продуктов питания, молодняка животных и животных на откорме, ведется на карточках количественно-суммового учета материальных ценностей.

Аналитический учет продуктов питания ведется в Оборотной ведомости по нефинансовым активам. Записи в Оборотную ведомость по нефинансовым активам производятся на основании данных Накопительной ведомости по приходу продуктов питания и Накопительной ведомости по расходу продуктов питания. Ежемесячно в Оборотной ведомости по нефинансовым активам подсчитываются обороты и выводятся остатки на конец месяца.

Аналитический учет молодняка животных и животных на откорме ведется по видам и возрастным группам (животных на откорме - только по видам) в Книге учета животных.

Материально-ответственные лица ведут учет материальных запасов в Книге (Карточке) учета материальных ценностей по наименованиям, сортам и количеству.

Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Операции по движению материальных запасов представлены в табл. 2.14-2.16.

Согласно Инструкции по бюджетному учету готовая продукция относится к категории материальных запасов и имеет специфические особенности ведения ее бюджетного учета.

Учет изготовленной в учреждениях продукции обычно учитывается в рамках деятельности, приносящей доход, на сч. 105 _ «Готовая продукция».

Счет активный, по дебету отражается фактическая себестоимость принятой на склад продукции, а по кредиту - списание данной продукции, также по фактической себестоимости.

Таблица 2.14