Обработка информации средствами СУБД

Учебно-методическое пособие по дисциплине

«Информационные технологии»

для группы специальностей 74 06 Агроинженерия

и специальностей:

1 - 36 12 01 «Проектирование и производство сельскохозяйственной техники»,

1 - 54 01 01 «Метрология, стандартизация и сертификация» (агропромышленный комплекс),

1 - 53 01 01-09 «Автоматизация технологических процессов и производств» (сельское хозяйство)

Общее количество страниц 193

Общее количество иллюстраций 65

Дата____________________2013 г.

Подписи авторов:

Минск

БГАТУ

УДК 004.65 (07)

ББК 32.81я7

Рекомендовано научно-методическим советом инженерно-технологического факультета БГАТУ

Протокол № 8 от 30.05.2012 г.

Составители: канд. техн. наук, доцент А.И. Шакирин,

ст. преподаватель О.М. Львова

ассистент И.А. Цубанова

Рецензенты:

кафедра «Информационные технологии автоматизированных систем» УО «Белорусский государственный университет информатики и радиоэлектроники»;

зав. кафедрой «Программное обеспечение вычислительной техники и автоматизированных систем» Белорусского национального технического университета Н. Н. Гурский.

Обработка информации средствами СУБД: учебно-методическое пособие / А.И. Шакирин, О.М. Львова, И.А. Цубанова. – Минск: БГАТУ, 2013. – 193с.

Учебно-методическое пособие содержит теоретический материал по основам обработки информации и методические указания для приобретения и закрепления навыков создания и эксплуатации базы данных в среде настольной СУБД.

© БГАТУ, 2013

ВВЕДЕНИЕ

Цель дисциплины «Информационные технологии» – подготовка специалистов к использованию современных информационных технологий как инструмента для решения на высоком уровне научных и практических задач в своей предметной области, в том числе:

· обеспечение создания и ведения баз данных (БД);

· овладение навыками работы с профессиональными БД.

Учебно-методическое пособие предназначено для приобретения и закрепления навыков обработки информации средствами СУБД при изучении разделов «Информационное обеспечение» и «Понятие и классификация программного обеспечения» дисциплины «Информационные технологии» студентами агромеханического, агроэнергетического, инженерно-технологического факультетов и факультета «Технический сервис в АПК».

В учебно-методическом пособии используется настольная СУБД MS Access, которая тесно интегрирована с операционной системой Windows и другими приложениями, что позволяет эффективно использовать СУБД для обработки информации на уровне офиса или небольшого предприятия.

Учебно-методическое пособие содержит теоретический материал по 6 темам: «Банки и базы данных», «Системы управления базами данных», «Объект Формы. Создание форм», «Запросы. Создание запросов», «Форма как средство для вывода данных», «Отчеты, макросы, модули и сервисные операции»; методические указания для выполнения 7 лабораторных работ; разноуровневые тестовые задания и 25 вариантов заданий для управляемой самостоятельной работы.

ТЕМА 1. БАНКИ И БАЗЫ ДАННЫХ. СУБД

Банки и базы данных. Основные функции

Банк данных (БнД) – автоматизированная информационная система централизованного хранения и коллективного использования данных. В его состав входят одна или несколько баз данных, справочник баз данных, СУБД, а также библиотеки запросов и прикладных программ.

Основными функциями БнД являются:

· хранение информации и организация ее защиты;

· периодическое изменение хранимых данных (обновление, добавление, удаление);

· поиск и отбор данных по запросам пользователей и прикладных программ;

· обработка найденных данных и вывод результатов в заданной форме.

Хранимая информация размещается в базах данных (БД).

БД – это поименованная совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, не зависящая от прикладных программ.

Кроме данных, БД содержит методы и средства, позволяющие каждому из сотрудников оперировать только с теми данными, которые входят в его компетенцию.

В результате взаимодействия данных, содержащихся в базе, с методами, доступными конкретным сотрудникам, образуется информация, которую они потребляют и на основании которой в пределах собственной компетенции производят ввод и редактирование данных.

БД состоит из записей, записи делятся на поля. Запись является наименьшей единицей обмена данными между оперативной и внешней памятью, поле – наименьшей единицей обработки данных.

Системы управления базами данных

Система управления базой данных (СУБД) – это совокупность программ и языковых средств, предназначенных для создания, редактирования и использования БД.

Основной составной частью СУБД является ее ядро – управляющая программа, предназначенная для автоматизации всех процессов, связанных с обращением к базам данных. После запуска СУБД ее ядро постоянно находится в основной памяти и организует обработку поступающих запросов, управляет очередностью их выполнения, взаимодействует с прикладными программами и операционной системой.

Другой частью СУБД является набор обрабатывающих программ: трансляторов с языков описания данных, языков запросов и языков программирования, редакторов, отладчиков.

Таким образом, типовой состав БнД можно представить как совокупность БД, СУБД и прикладных программ.

Обеспечение банков данных

Для выполнения главных функций информационной системы существует комплекс средств, называемый обеспечением БнД.

Он включает:

Техническое обеспечение – все аппаратные средства, необходимые для функционирования системы.

Математическое обеспечение – совокупность методов, способов, математических моделей и алгоритмов управления базами данных и решения прикладных задач.

Программное обеспечение – это программы, в среде которых функционирует база данных, и набор сервисных программных средств, необходимых для выполнения вспомогательных операций и решения пользовательских задач.

Информационное обеспечение представляет собой совокупность системы классификации и кодирования информации, входных документов и вспомогательных информационных массивов, в которых размещаются классификаторы, таблицы кодирования и другие данные.

Лингвистическое обеспечение – множество языков, используемых в СУБД и набор словарей, образующих словарный состав информационной системы.

Организационное обеспечение – комплекс мероприятий и руководящих документов, определяющих организацию повседневной эксплуатации БнД и эффективное обслуживание пользователей.

Логическая организация БД

В настоящее время известны три логические модели БД:

· иерархическая;

· сетевая;

· реляционная.

Иерархическая модель данных представляет собой дерево графа, в вершинах которого располагаются записи. Между записями существуют отношения предок/потомок, связывающие каждый конкретный узел с его составляющими. Каждая из вершин связана только с одной вершиной вышележащего уровня. Поиск данных в такой структуре выполняется всегда по одной из ветвей, начиная с корневого элемента. Так, для поиска и выборки одного или нескольких экземпляров записи типа «Студент», необходимо указать корневой элемент «Факультет» и элементы «Курс», «Группа» (рисунок 1.1).

Рис.1.1. Иерархическая модель данных

Достоинствами данной СУБД являлась простота модели данных, а также высокое быстродействие.

Если структура данных оказывалась сложнее, чем традиционная иерархия, то простота организации иерархической базы данных становилась ее недостатком. Например, если рассмотреть работу торговой компании, то один заказ может участвовать в нескольких отношениях предок/потомок: с заказчиком, с менеджером или торговой точкой, отпустившей товар, а также с самим товаром. Однако иерархия допускает наличие только одного отношения между ее записями. В связи с этим для таких приложений была разработана сетевая модель данных, допускавшая множественные отношения типа предок/потомок.

Сетевая модель данных также использует графический способ представления данных, и схема отображается также в виде графа. Однако по сравнению с иерархической моделью никаких ограничений на количество связей, входящих в каждую вершину, не накладывается, что позволяет отображать связи между объектами предметной области практически любой степени сложности, в частности кольцевые структуры (рисунок 1.2).

Рис. 1.2. Сетевая модель данных

Однако в процессе создания и эксплуатации сетевых СУБД выявились существенные недостатки. Так, изменение структуры БД означало перестройку всего приложения. Наборы отношений и структуру записей следовало задавать наперед. Для того чтобы получить данные, программисту необходимо было писать программу навигации по БД, что могло занять от нескольких дней до нескольких недель, а данные к тому времени могли устареть.

Реляционная модель данных была попыткой упростить структуру БД. В ней отсутствовали явные указатели на предков и потомков, а все данные были представлены в виде простых таблиц. В таблицах данные распределяются по столбцам, которые называют полями, и строкам, которые называют записями. Все таблицы названы соответствующими именами.

С помощью ключевых полей таблицы связывают между собой в единую структуру. Именно от английского слова relation (связь) и произошло название реляционные базы данных.

Связи между таблицами

Для связывания данных, хранящихся в разных таблицах, таблицы связывают между собой в единую структуру с помощью ключевых полей.

Первичный ключ (ключевое поле) – одно или несколько полей, значение которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Значение первичного ключа должно быть уникальным, то есть в таблице не должно быть двух или более записей с одинаковым значением первичного ключа. Первичный ключ используется для связывания таблицы с внешними ключами в других таблицах.

Внешний ключ – одно или несколько полей в таблице, содержащих ссылку на поле или поля первичного ключа в другой таблице. Поле внешнего ключа определяет способ объединения таблиц.

В таблице 1.1 Преподаватель в качестве первичного ключа может служить только поле Таб.№, т.к. значения в этом поле не повторяются. Значения других полей могут повторяться внутри данной таблицы.

Таблица 1.1

Преподаватель

При формировании нескольких связанных таблиц используется схема данных, наглядно отображающая таблицы и связи между ними. Общее поле связывает две таблицы таким образом, что СУБД может объединить данные из двух таблиц для просмотра, редактирования или печати.

Различают три вида связей между таблицами:

· «один-к-одному»;

· «один-ко-многим»;

· «многие-ко-многим».

На стороне «один» должно выступать ключевое поле, содержащее уникальные, неповторяющиеся значения (первичный ключ), а значения на стороне «многие» могут повторяться.

Связь «один-к-одному» связывает две таблицы по их ключевым полям. Это может применяться в тех случаях, когда для одного поля существует два больших блока информации, отличающиеся по смыслу. Например, паспортные данные студента (первый блок) и его успеваемость (второй блок). В этом случае создаются две таблицы, и затем они связываются по ключевому полю, предположим, по полю Зачетная книжка (рисунок 1.3). При этом одной записи в таблице-потомке соответствует одна запись в таблице-предке.

ФИО

Паспорт

Зачетная книжка

Зачетная книжка

Физика

Математика

Логистика

Иванов И.И.

МР1234567

Петров П.П.

МР2345678

Седов С.С.

МР3456789

...

...

...

...

...

...

...

Рис. 1.3. Связь «один-к-одному»

Связь «один-ко-многим» является самой распространенной в реляционных базах данных.

На схеме данных (рисунок 1.4) ключевые поля соединены линиями связи, причем, с одной стороны эти линии маркированы значком 1 (один), а с другой стороны – значком ∞ (бесконечность). Это графический способ изображения связи «один-ко-многим».

Рис. 1.4. Схема данных

Связь «многие-ко-многим» реализуется при помощи промежуточной таблицы со связями «один-ко-многим».

К числу наиболее распространенных реляционных СУБД относятся dBASE, FoxBASE, FoxPro, Clipper, Clarion, Paradox и др.

Вопросы для самоконтроля

1. Что такое банк данных? Перечислите основные функции банков данных.

2. Что такое база данных? Из чего она состоит?

3. Что такое СУБД?

4. Что входит в состав СУБД?

5. Какие комплексы средств включает обеспечение банков данных?

6. Перечислите виды логических моделей баз данных и назовите их основные достоинства и недостатки.

7. Что такое первичный ключ? Для чего он используется?

8. Что такое внешний ключ?

9. Назовите виды связей между таблицами и дайте им краткую характеристику.

ТЕМА 2. СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ БАЗАМИ ДАННЫХ

Общая характеристика СУБД Microsoft Office Access 2010.

В состав приложения Microsoft Office 2010 входит СУБД Microsoft Access 2010. Эта СУБД поддерживает реляционную модель данных, обеспечивающую логическую связь разных информационных таблиц по значениям однотипных полей, что позволяет корректировать данные, не нарушая их целостность. Таблицы создаются пользователем для хранения информации по одному объекту модели данных предметной области. Для ввода, просмотра и корректировки взаимосвязанных данных на экране в удобном или привычном для пользователя виде предусмотрены формы. Для извлечения информации по нескольким объектам формируется запрос. Отчеты определяют вид документа, предназначенного для вывода на печать. Макросы позволяют связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов, и организовать их выполнение через меню. Для реализации нестандартных процедур обработки данных пользователь может создать программы на языке MS Visual Basic, объединив их в модули.

Таблицы и запросы, формы и отчеты, макросы и модули составляют объектную модель БД. Многочисленные конструкторы, шаблоны и мастера упрощает работу пользователя по созданию новых объектов, сводя ее к ответам на типовые вопросы.

Важной характеристикой СУБД Access является ее тесная интеграция с ОС Windows и другими приложениями.

СУБД содержит такие сервисные средства, как проверка орфографии и автозамена, анализ таблиц и быстродействия, возможность коллективной работы, защита информации.

Отмеченные свойства делают СУБД Access удобным инструментом в работе с базами данных на уровне офиса или небольшого предприятия.

Объекты СУБД Access 2010. Общие сведения

Таблицы. Это основные объекты БД. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в БД, а во-вторых, таблицы хранят и структуру самой БД: поля, их типы и свойства.

Запросы. Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Из соображений безопасности, чем меньше доступа к базовым таблицам имеют конечные пользователи, тем лучше. Во-первых, снижается риск того, что неумелыми действиями они повредят данные в таблицах. Во-вторых, предоставив разным пользователям разные запросы, можно эффективно разграничить их доступ к данным в строгом соответствии с кругом персональных обязанностей. В банках, например, одни сотрудники имеют доступ к таблицам данных о клиентах, другие – к их расчетным счетам, третьи – к таблицам активов банка. Если и есть специальные службы, имеющие доступ ко всем информационным ресурсам банка (с целью контроля и анализа), то они лишены средств для внесения изменений – все сделано так, чтобы один человек не мог совершить фиктивную операцию, независимо от того, какую должность он занимает.

В БД, имеющей правильно организованную структуру, для совершения противоправных действий необходим сговор нескольких участников, а такие действия пресекаются не программными, а традиционными средствами обеспечения безопасности.

Особенность запросов состоит в том, что они получают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу в оперативной памяти компьютера. Когда пользователь работает с основными таблицами БД, он физически имеет дело с жестким диском, то есть с очень медленным устройством (это связано с особенностью хранения данных). Когда же на основании запроса пользователь получает результирующую таблицу, то он работает с электронной таблицей, не имеющей аналога на жестком диске, – это только «образ» отобранных полей и записей. Разумеется, работа с «образом» происходит гораздо быстрее и эффективнее.

Недостатком упорядоченных табличных структур является сложность их обновления, поскольку при внесении новых записей нарушается упорядоченность и приходится переделывать всю таблицу. В СУБД и эта проблема решается благодаря запросам. Все записи в основные таблицы БД вносятся только в порядке по мере их поступления, то есть в неупорядоченном виде. Если же пользователю надо видеть данные, отсортированные или отфильтрованные по тому или иному принципу, он просто использует соответствующий запрос. Если нужного запроса нет, он обращается к проектировщику и просит его такой запрос сделать и предоставить.

Формы. Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода и просмотра данных.

С помощью форм можно предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Для автоматизации ввода в форме можно разместить специальные элементы управления: раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и др.

Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков. В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она повторяла оформление бланка – это заметно упрощает работу по вводу данных, снижает утомление оператора и существенно уменьшает количество ошибок.

С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать. Запросы тоже отображают данные, но делают это в виде результирующей таблицы, не имеющей почти никаких средств оформления. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Отчеты. По своим свойствам и структуре отчеты во многом похожи на формы, но предназначены только для вывода данных, причем для вывода не на экран, а на печатающее устройство (принтер).

Отчеты отличаются тем, что в них приняты специальные меры для группирования выводимых данных и для вывода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (верхний и нижний колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания отчета и т. п.).

Страницы. Это специальные объекты БД, которые правильнее называть страницами доступа к данным. Физически это особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web -странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является БД, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web -страницы с БД, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, пользователь может просматривать записи БД в полях страницы доступа.

Таким образом, страницы доступа к данным осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и БД, размещенной на сервере.

Макросы и модули. Эти категории объектов предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД, так и для создания новых функций путем программирования.

В СУБД Access макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД и являются одним из средств автоматизации работы с БД. Макросы позволяют связывать отдельные действия, реализуемые с помощью форм, запросов, отчетов, и организовать их выполнение через меню.

Модули создаются средствами языка программирования Visual Basic for Applications (VBA). Это одно из средств, с помощью которых разработчик БД может заложить в нее нестандартные функциональные возможности, удовлетворить специфические требования заказчика, повысить быстродействие СУБД, а также уровень ее защищенности.

Таблицы и запросы, формы и отчеты, макросы и модули составляют объектную модель БД. Многочисленные конструкторы, шаблоны и мастера упрощает работу пользователя по созданию новых объектов, сводя ее к ответам на типовые вопросы.

Объект Таблицы

Таблицы являются информационной основой БД. Одна таблица, как правило, хранит информацию по одному объекту модели данных предметной области.

В таблицах данные распределяются по столбцам, которые называют полями, и строкам, которые называют записями. Запись является наименьшей единицей обмена данными между оперативной и внешней памятью, поле – наименьшей единицей обработки данных.

Все таблицы называются соответствующими именами.

Перечислим основные свойства полей таблиц СУБД Access.

Имя поля – определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой. По умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц.

Тип поля – определяет тип данных, которые могут содержаться в данном поле.

Размер поля – определяет максимальный размер (в символах) данных, которые могут размещаться в данном поле.

Формат поля – определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода – определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных).

Подпись – определяет заголовок столбца таблицы для данного поля. Если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля.

Значение по умолчанию – то значение, которое вводится в ячейки поля автоматически (средство автоматизации ввода данных).

Условие на значение – ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется, как правило, для данных, имеющих числовой тип, денежный тип или тип даты).

Сообщение об ошибке – текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных, (проверка ошибочности выполняется автоматически, если задано свойство Условие на значение).

Обязательное поле – свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы.

Пустые строки – свойство, разрешающее ввод пустых строковых данных. От свойства Обязательное поле отличается тем, что относится не ко всем типам данных, а лишь к некоторым, например, к текстовым.

Индексированное поле – если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются. Кроме того, для индексированных полей можно сделать так, что значения в записях будут проверяться по этому полю на наличие повторов, что позволяет автоматически исключить дублирование данных.

Поскольку в разных полях могут содержаться данные разного типа, то и свойства у полей могут различаться в зависимости от типа данных. Так, например, список вышеуказанных свойств полей относится в основном к полям текстового типа. Поля других типов могут иметь или не иметь эти свойства, но могут добавлять к ним и свои. Например, для данных, представляющих действительные числа, важным свойством является количество знаков после десятичной запятой. С другой стороны, для полей, используемых для хранения рисунков, звукозаписей, видеоклипов и других объектов большинство вышеуказанных свойств не имеют смысла. После создания всех полей таблицы и определения их свойств можно перейти к вводу и редактированию данных.

СУБД Access работает со следующими типами данных.

Текстовый – тип данных, используемый для хранения обычного неформатированного текста ограниченного размера (до 255 символов).

Поле Мемо – специальный тип данных для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов).

Числовой – тип данных для хранения действительных чисел.

Дата/время – тип данных для хранения календарных дат и текущего времени.

Денежный – тип данных для хранения денежных сумм.

Счетчик – специальный тип данных для уникальных (не повторяющихся в поле) натуральных чисел с автоматическим наращиванием. Используется для порядковой нумерации записей.

Логический – тип для хранения логических данных, которые могут принимать только два значения: Да (Yes) или Нет (No).

Поле объекта – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов, например, мультимедийных.

Гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web -объектов Интернета. При щелчке на ссылке автоматически происходит запуск браузера и воспроизведение объекта в его окне.

Мастер подстановок – это объект, настройкой которого можно автоматизировать ввод в данных поле так, чтобы не вводить их вручную, а выбирать из раскрывающегося списка.

Вопросы для самоконтроля

1. Перечислите основные объекты СУБД Microsoft Access 2010.

2. Для чего используются запросы?

3. Чем отличаются макросы и модули?

4. Перечислите основные свойства полей таблиц СУБД Microsoft Access 2010.

5. Назовите типы данных, с которыми работает Microsoft Access 2010.

ТЕМА 3. ОБЪЕКТ ФОРМЫ. СОЗДАНИЕ ФОРМ

Форма как средство ввода данных.

Форма – это средство для ввода и просмотра данных. С помощью форм можно предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено.

Данные в таблицы можно заносить и без помощи форм, но существуют, по крайней мере, четыре причины, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в БД.

1. Пользователям СУБД нельзя предоставлять доступ к таблицам (самому ценному из того, что есть в БД).

2. Разные пользователи могут иметь разные права доступа к информации, содержащейся в таблицах. Формы предоставляют пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Например, один сотрудник банка имеет право вводить только имена и адреса клиентов, другой – только номера их расчетных счетов, а третий – только денежные суммы, хранящиеся на этих счетах. Для ввода данных им предоставляют разные формы, хотя данные из этих форм могут поступать в одну таблицу.

3. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда информация для БД вводится вручную из заполненных бланков (анкеты, накладные, счета, описи, ведомости и т. п.). В этом случае форму делают графическими средствами так, чтобы она была точной копией бланка – это заметно упрощает работу персонала по вводу данных, снижает его утомление и предотвращает появление ошибок.

4. Ввод данных в таблицу чрезвычайно утомительное занятие. Уже после нескольких часов работы люди делают ошибки.

Ввод данных в форму проще, т.к. в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочие) для автоматизации ввода. Как правило, элементы управления в формах настраивают таким образом, чтобы при вводе данных выполнялась их первичная проверка.

С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать. Запросы тоже отображают данные, но делают это в виде результирующей таблицы, не имеющей почти никаких средств оформления. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.

Элементы управления.

Источником записей формы являются поля в базовых таблицах и запросах. Связь между формой и ее источником записей создается при помощи графических объектов, которые называют элементами управления.

Элемент управления — объект графического интерфейса, позволяющий пользователям управлять приложением. Элементы управления используются для отображения данных или параметров, для выполнения действий, либо для упрощения работы с интерфейсом пользователя.

Перечислим наиболее часто используемые элементы управления.

Надпись. Служит для ввода и отображения текста (название формы, надпись над строкой ввода и т. д.).

Поле. Позволяет размещать в форме текстовую надпись и поле для ввода или вывода данных.

Кнопка. Используется для вызова макросов, процедур или выполнения какого-либо действия. На кнопке можно поместить текст или рисунок.

Флажок. Обычно используется для представления данных логического типа.

Список. Может содержать фиксированный набор значений или значения из заданного поля одной из таблиц. Позволяет не вводить данные, а выбирать их из списка.

Поле со списком. Представляет собой комбинацию элементов Поле и Список. Применяется так же, как и список, но занимает меньше места в форме, поскольку список открывается только после щелчка на раскрывающей кнопке.

Подчиненная форма/отчет. Позволяет отобразить еще одну форму или отчет в основном объекте.

Разработчик формы может перемещать элементы управления, изменять их размеры и задавать свойства шрифта для элементов. В форму можно также добавлять элементы управления для отображения вычисляемых значений, итогов, текущей даты, времени и других полезных сведений.

Создание форм

Как и другие объекты СУБД Access, формы можно создавать вручную или автоматически, причем несколькими способами.

Формы, предназначенные для ввода данных в таблицы, удобно создавать с помощью Мастера, который помогает создавать простые, настраиваемые формы.

С помощью Мастера форма создается всего в три этапа.

1. Выбор полей, данные для которых можно будет вводить в форме.

2. Выбор внешнего вида формы (один из четырех):

· в один столбец – отображает все поля одной записи, форма удобна для ввода и редактирования данных;

· ленточный – отображает группу записей, форма удобна для вывода данных;

· табличный – по внешнему виду форма ничем не отличается от таблицы, на которой она основана;

· выровненный – поля, содержащие данные одного типа выравниваются по ширине.

3. Задание имени формы.

Все эти пункты достаточно хорошо объяснены в Мастере и не требуют никаких пояснений. Мастер выводит на экран вопросы и создает форму на основании ответов пользователя. После этого пользователь имеет возможность доработать и изменить форму в режиме конструктора.

Вопросы для самоконтроля

1. Для чего предназначены формы?

2. Почему пользователям СУБД нельзя предоставлять доступ к таблицам?

3. Когда для ввода данных в одну таблицу необходимо использовать несколько форм?

4. Каким образом можно автоматизировать ввод данных с помощью формы?

5. Почему при использовании форм упрощается работа персонала по вводу данных, снижается его утомление и предотвращается появление ошибок?

ТЕМА 4. ЗАПРОСЫ. СОЗДАНИЕ ЗАПРОСОВ

Назначение запросов.

Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразование данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнение таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

Все записи в основные таблицы вносятся только в естественном порядке по мере их поступления, то есть в неупорядоченном виде. Если же пользователю надо видеть данные, отсортированные или отфильтрованные по тому или иному принципу, он просто использует соответствующий запрос.

Особенность запросов состоит в том, что они получают данные из базовых таблиц и создают на их основе временную результирующую таблицу в оперативной памяти ПК.

Типы запросов.

В Microsoft Access можно создать несколько типов запросов.

Запрос на выборку. Такой запрос позволяет выбрать необходимые данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, произвести вычисления и получить результат в виде новой таблицы. Запросы на выборку можно также использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений, подсчета записей и нахождения других типов итоговых значений.

Параметрический запрос. Это запрос, который при выполнении отображает в собственном диалоговом окне приглашение ввести параметр, например, условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле.

Запросы с параметрами также удобно использовать в качестве основы для форм, отчетов и страниц доступа к данным. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При печати данного отчета Access выводит на экран приглашение ввести месяц, доходы за который должны быть приведены в отчете. После ввода месяца Access выполняет печать соответствующего отчета.

Перекрестный запрос. Такой запрос используют для расчетов и представления данных в табличной структуре, которая облегчает их анализ. Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее, число значений или выполняет другие статистические расчеты, после чего результаты группируются в виде таблицы по двум наборам данных, один из которых определяет заголовки столбцов, а другой заголовки строк.

Запрос SQL — это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Язык SQL (S tructured Q uery L anguage) используется при создании запросов, а также для обновления и управления реляционными базами данных, такими как СУБД Access.

Когда пользователь создает запрос в режиме конструктора запроса, Access автоматически создает эквивалентную инструкцию SQL. При необходимости, пользователь имеет возможность просматривать и редактировать инструкции SQL в режиме SQL.