Выбор приоритетов

Приоритет (от лат. рrior – первый, старший) – это первенство во времени в осуществлении какой-либо деятельности.

Все цели, которые вы рассмотрели в общей и частных лучевых диаграммах или, построив граф жизненных целей, имеют различные приоритеты.

Самый лучший способ – расставлять приоритеты по всем делам, даже мелким.

Краткосрочные и оперативные (ежедневные) планы

Краткосрочные планы – это планы, которые могут, в зависимости от производственной необходимости, составляться на шесть временных периодов: на год; на полугодие; на квартал; на месяц; на десятидневку или на неделю.

Оперативные (ежедневные) планы – это планы на день.

В конечном счете, любой план или несколько ваших планов трансформируются в оперативный (ежедневный) план. Это есть не что иное, как расписание на один день.

Оно должно быть детализировано с разбивкой по часам или даже по минутам. На начальном этапе планирования дискретность времени выполнения дел можно выбрать порядка 10-15 минут. В дальнейшем дискретность может быть уменьшена до 5 минут.

Каждый человек из всего многообразия существующих методов и методик рано или поздно выбирает что-то одно или создает свою личную систему планирования.

Методы составления оперативных планов:

Метод «шести задач»

Стоимость этого метода, составила 25 тысяч американских долларов. Президент большой сталелитейной компании «Bethlehem Steel Corporation» Чарльз Шваб пообещал выплатить любую сумму вознаграждения, естественно, в разумных пределах, консультанту в области эффективности бизнеса, если тот поможет повысить эффективность его собственной работы и работы менеджеров компании.

И он заплатил 25 000 долларов за двадцатиминутную консультацию. За эти 20 минут была предложена идея, которая, как подтвердил мистер Шваб, позже стоила этих денег до последнего цента. Консультантом был эксперт по эффективности Айви Ли. Кроме денег автор получил еще и записку от Чарльза Шваба, в которой он отметил, что с финансовой точки зрения это был самый ценный урок в его жизни и поблагодарил за идею.

Важно: это т метод наиболее подходит для планирования взаимосвязанных дел, представляющих собою этапы одного производственного цикла.

Суть метода:

1. Возьмите лист бумаги и запишите все дела, которые необходимо сделать в ближайшем будущем.

2. Выберите из них шесть самых важных дел, которые нужно сделать завтра.

3. Пронумеруйте дела в порядке убывающей важности и перепишите на листок небольшого формата.

4. Положите листок в карман и больше не смотрите на него, и не думайте о делах.

5. Утром взгляните на листок и начинайте выполнять дело № 1. Не беспокойтесь о деле № 2 и о делах № 3-6, продолжайте выполнять дело № 1, пока его не закончите. После этого, приступайте к делу 2 и т.д.

Например, задачи на ближайшие дни.

Метод простого планирования:

· Все дела, которые необходимо сделать, записываются последовательно по мере поступления. Записи обычно ведутся в столбик.

· Дела, как правило, нумеруются.

· После выполнения соответствующие пункты вычеркиваются.

В повседневной жизни этот метод используют многие. Например, когда мы идем в магазин, то составляем перечень предполагаемых покупок, или когда собираемся в отпуск или командировку, то составляем список вещей, которые необходимо взять с собой.

Метод приоритетного планирования

Этот метод похож на предыдущий. Главное отличие в том, что все дела ранжируются по степени важности или срочности.

Каждому делу присваивается приоритет, а дела располагаются по порядку согласно важности и срочности.

Иногда в качестве критерия расстановки приоритетов выступает принцип «кнута и пряника». Какие последуют наказания, если данное дело не будет выполнено в срок или будет сделано некачественно? Какие выгоды вам сулит, если данное дело будет выполнено качественно в срок или ранее срока?

Метод А, В, С:

Все дела разбиваются на три группы: А, В и С.

· Очень важные дела входят в группу А.

· Важные дела входят в группу В.

· Неважные дела входят в группу С.

Алгоритм составления плана по методу А, В, С

1. Возьмите лист бумаги и разделите его на три части. Если у вас большое количество дел, то возьмите три листа бумаги.

2. Озаглавьте каждую часть или, соответственно, лист: А, В, С.

3. Запишите самые важные дела в А, важные дела в В и неважные дела в С.

4. Расставьте приоритеты для каждого из дел в А, В, С в порядке убывающей важности.

5. Отложите листок (листки) на некоторое время в сторону и не думайте о записанных делах.

6. Возьмите лист с делами группы А и внимательно проанализируйте приоритеты для каждого из дел, если надо, внесите исправления. Оцените, можно ли часть дел из группы А перенести в группу В, если да, то перенесите.

7. Возьмите лист с делами группы В и также проанализируйте приоритеты для каждого из дел, если надо, внесите изменения. Оцените, можно ли часть дел из группы В перенести в группу С, если да, то перенесите.

8. Возьмите лист с делами группы С и проверьте приоритеты для каждого из дел, если надо, внесите исправления. Оцените, можно ли часть дел из группы С удалить, то есть вообще не делать, если да, то удалите.

Метод (принцип) Эйзенхауэра:

Этот метод был предложен президентом США Дуайтом Д. Эйзенхауэром, который разработал и успешно применял его для эффективного решения разнообразных задач во время Второй мировой войны.

Алгоритм составления плана по методу Эйзенхауэра:

1. Составьте перечень целей и задач.

2. Отметьте их сравнительную важность и срочность (А, В, С, D).

· Очень важные дела, которые необходимо срочно выполнить, входят в блок А.

· Важные дела, но не очень срочные входят в состав блока В.

· Срочные, но не важные дела, входят в состав блока С.

· Неважные и несрочные дела входят в состав блока D.

3. Все дела распределите по степени важности и срочности с учетом приоритетов в таблице или в четырех квадрантах: