Мал. 1. Класифікаційна схема організаційних комунікацій

Тема № КОМУНІКАЦІЙНА СТРУКТУРА УПРАВЛІННЯ

ОРГАНІЗАЦІЄЮ

План

1. Сутність і комунікацій.

2. Проблеми у міжособистих контактах.

3. Характеристика комунікаційних мереж.

1. Сутність і види комунікацій

Комунікація - це обмін інформацією між людьми. Основна мета комунікації- забезпечити взаєморозуміння людей при інформаційному обміні.

Обмін інформацією необхідний при реалізації будь-якої із функцій менеджменту. Він є найважливішою умовою прийняття обгрунтованих рішень, відіграє велику роль у міжособистих відносинах і формуванні іміджу організації. Інакше кажучи, обмін інформацією - найважливіша складова частина практично всіх видів управлінської діяльності. Тому не дивно, що більшу частину свого робочого часу (50-90%) менеджери всіх рівнів витрачають на комунікації.

Ланки управлінської структури поєднані системою комунікаційних каналів, завдяки яким здійснюється взаємодія між ними. По змісту ця взаємодія може бути інформаційною, адміністративною або технічною.

В рамках інформаційної взаємодії учасники управлінського процесу обмінюються відомостями, які необхідні для прийняття рішень та допомагають орієнтуватися у ситуації.

В процесі адміністративної взаємодії вищерозташовані ланки управлінської структури передають нижчим різноманітні розпорядження, інструкції, рекомендації, отримують від них звіти, здійснюють контроль.

Технічна взаємодія між суб'єктами управління реалізується через їх участь в організаційній діяльності, наприклад, у підготовці нарад, переговорів, зборів, фіксації інформації, зберіганні, наданні різного роду документів, веденні діловодства та ін.

Таким чином комунікаційні канали — це лінії зв'язку між ланками управління, які створюються завдяки процесу особистих контактів, обміну документами, функціонуванню електронних засобів зв'язку та ін.

Ефективність праці менеджера залежить, перш за все, від ефективності його комунікацій і навичок ділового спілкування: вміння проводити особисту бесіду і розмовляти по телефону, читати і складати ділові записки, листи і звіти, приймати участь у нарадах та ін.

Комунікації в організації - це складна, багаторівнева система, яка охоплює як саму організацію та її елементи, так і її зовнішнє оточення. Зовнішні

і внутрішні комунікації, які здійснює організація, надані у класифікаційній схемі організаційних комунікацій (мал, 1).

Мал. 1. Класифікаційна схема організаційних комунікацій

Зовнішні комунікації - це обмін інформацією між організацією та її зовнішнім середовищем, Від того, які фактори цієї середи (споживачі, конкуренти, органи державного регулювання, громадська думка та інші) виявляють найбільший вплив на роботу організації та її результати, залежить характер і засоби її комунікацій (це і статистична звітність, довідки до податкових, статистичних закладів та інших; це і засоби просування товарів на ринок, зокрема реклама, опитування тощо; це і діяльність спеціальних відділів зв'язку з громадкістю - "паблік рілейшинз" та багато інших комунікацій).

Внутрішні комунікації - це інформаційні обміни, які здійснюються між елементами організації. Всередині організації обміни інформацією відбуваються:

1) між рівнями керівництва - вертикальні комунікації
(використовуючи прямий і зворотній зв'язок):

2) між підрозділами - горизонтальні комунікації; на відміну від
вертикальних, які основуються на відносинах керівництва і
підлеглості, горизонтальні інформаційні обміни зв'язують
рівноправні елементи організації, формуючи між ними
відносини кооперації та координації;

3) комунікації між керівником підлеглим - цей вид

внутрішніх комунікацій складає абсолютну більшість всіх інформаційних обмінів в організації і займає особливе місце у сфері міжособистих відносин (тому в силу особливої значущості прийнято роздивляти його окремо):

4) неформальні комунікації - окрім інформації, яку передають
по офіційним (формальним) каналам, циркулює і неофіційна
інформація, простіше кажучи, чутки, які переказують за
допомогою неформальних комунікацій, їх доволі часто

використовують керівники для того, щоб з'ясувати реакцію співробітників на певні передбачені зміни. Особливості неформальних комунікацій - значно більша швидкість передачі інформації, значний обсяг аудиторії, порівняно менша вірогідність наданих повідомлень.

Наявність в організації неформальних комунікацій - явище нормальне, але лише до певної міри. Слід пам'ятати, що чутки - це завжди наслідок нестачі інформації і великий їх обсяг свідчить про неефективність системи комунікацій.