Классификация автоматизированных информационных систем бухгалтерского учета (виды систем, назначение, основные возможности, структура)

2.1. Подходы к классификации АИС-БУ

Известны два подхода к классификации программного обеспечения бухгалтерского учета. Это применение развернутых (многофакторных) и интегральных классификаций.

2.2. Развернутая классификация АИС-БУ

Развернутая классификация базируется на множестве разнообразных признаков, в их числе: степень: охвата задач учета, концепция построения информационной модели бухгалтерского учета, способ построения программной системы, возможность расширения состава базовых учетных функций, порядок распространения и тиражирования, программно-аппаратная платформа системы и др.

Среди них выделяются три базовых признака, которые определяют различия в концепциях построения ПО АИС-БУ. К ним относятся: концепция построения информационной модели бухгалтерского учета, способ построения программной системы и возможность расширения состава ее базовых учетных функций.

Степень охвата учетных функций. Этот признак характеризует состав учетных задач, решаемых системой. В этой связи программные средства АИС-БУ подразделяются на системы автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета; системы частичной автоматизации бухгалтерского учета; системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета; системы автоматизации бухгалтерского учета, интегрированные с функциями оперативного учета; системы автоматизации бухгалтерского учета корпоративных систем управления экономическим объектом.

Системы частичной автоматизации бухгалтерского учета. Эти программы ориентированы в основном на реализацию сводного стоимостного учета на основе бухгалтерских проводок и несложного аналитического учета. Однако отсутствие функций количественного учета не позволяет полноценно автоматизировать целый ряд расчетов, требующих натуральных показателей, таких как оценка себестоимости отпущенных в производство материалов и выпущенной продукции, расчет износа и переоценка основных средств.("Главный бухгалтер" фирмы "Паритет-Софт").

Системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета. Такие системы потенциально способны решать любые задачи по всем разделам бухгалтерского учета. Однако это не означает, что в них изначально реализована возможность решать все задачи бухгалтерского учета без исключения. Часто для решения задач конкретного предприятия эти системы нуждаются в дополнительной настройке. 1С: Бухгалтерия 7.7"

Системы автоматизации бухгалтерского учета, интегрированные с функциями оперативного учета. Эти системы, обладая всеми возможностями предыдущей группы, является ступенью к программам следующего класса – корпоративным информационным системам управления.

Системы автоматизации бухгалтерского учета корпоративных информационных систем управления экономическим объектом. В основе такого рода систем лежит технология комплексного управления бизнесом организации. Они ориентированы на управляющих, менеджеров, бухгалтеров и другой управленческий персонал. Именно поэтому их и называют корпоративные информационные системы управления (КИС).

Следующие три классификационных признака являются базовыми, поскольку именно они определяют различия в концепциях построения АИС-БУ.

Концепция построения информационной модели учета. Реализуются две основные модели представления учетных данных: унифицированная модель учетных данных и специализированные модели данных отдельных участков учета.

Унифицированная модель учетных данных. Первый подход исходит из того, что вся бухгалтерская информация может быть унифицирована и представлена в виде единого массива стандартных бухгалтерских записей, основой которого являются простые либо расширенные проводки. программах.

Специализированные модели данных отдельных участков учета. Второй подход предполагает специализированное представление данных отдельных участков учета в соответствии с потребностями решаемых задач.

Способ построения программной системы. Различия в концепции построения информационной модели учета определяют и способы построения пакетов программ. В этой связи можно выделить: системы, построенные на основе единого программного ядра и комплексы специализированных программных модулей.

Системы, построенные на основе единого программного ядра. Такие системы предполагают наличие центрального (головного) программного модуля, интегрирующего основные функции обработки учетной информации. Функционирование этого модуля основано на унифицированной модели представления учетной информации, основой которой является расширенная проводка. Это позволяет реализовать не только функции синтетического (сводного) учета, но функции аналитического учета, включая учет в натуральных показателях, а также учет в иностранной валюте. Помимо головного модуля в систему могут входить вспомогательные модули, которые не вписываются в концепцию расширенной проводки, как, например, учет труда и заработной платы, складкой учет и пр.

Комплексы специализированных программных модулей, интегрированные по данным. Системы автоматизации учета этого вида состоят из совокупности взаимосвязанных программных модулей, которые реализуют функции отдельных разделов учета и поэтому наиболее полно отражают специфику алгоритмов обработки данных В отличие от систем, построенных на основе единого программного ядра, здесь взаимодействие между модулями осуществляется как по вертикали (модулей отдельных участков учета с головным), так и по горизонтали (между модулями отдельных участков учета).

С точки зрения различий в возможностях расширения базовой функциональности выделяют: системы с замкнутой функциональностью, системы с ограниченно развиваемой функциональностью, системы полностью реконфигурируемые.

Системы с замкнутой функциональностью. К ним относятся программные средства, внесение изменений в которые доступно только самому разработчику. Изменение поведения таких систем, если и можно выполнить, то только в очень ограниченных пределах.

Системы с ограниченно развиваемой функциональностью. Эти системы построены таким образом, что включенный в них набор базовых функций может быть в некоторых пределах расширен, дополнен новыми возможностями без вмешательства разработчика программы.

Системы полностью реконфигурируемые. Такие системы предоставляет пользователю практически неограниченные возможности изменения функциональности. Пользователь может не только спроектировать новые отчеты, но и определить новые типы документов, экранные формы для ввода их информации, структуры данных для ее хранения, правила обработки этих данных, порядок составления проводок для новых типов документов.

Порядок распространения и тиражирования. Этот критерий позволяет разделить все системы на три группы: системы массового тиража, системы малотиражные, системы индивидуального назначения.

Следует различать понятия "программные средства" и "программные продукты". Программные продукты – это программное обеспечение, которое создается для продажи конечным пользователям. Программные средства - к ним относятся и программные продукты и программы индивидуального назначения, создаваемые той или иной организацией исключительно для собственных нужд.

Компьютерная инфраструктура системы. Современные системы автоматизации учета поставляются в однопользовательских и многопользовательских версиях. Однопользовательские версии программ ориентированы на автономное использование компьютеров, а многопользовательские, могут функционировать в одноранговых или неоднородных компьютерных сетях на основе архитектуры файл-сервер или клиент-сервер.

Инструментальные средства разработки системы. Программное обеспечение современных АИС-БУ создается с привлечением различных средств разработки. Обычно это системы программирования общего назначения и инструментальные средства систем управления базами данных (СУБД).

2.3. Интегральная классификация АИС-БУ

Интегральная классификация в отличие от развернутой классификации группирует программное обеспечение АИС-БУ одновременно по некоторому набору признаков. Наиболее широко применяются две интегральных классификации программных средств АИС-БУ.
Первая интегральная классификация. В основе этой классификации лежит размер хозяйствующего субъекта. В соответствии с этим признаком АИС-БУ подразделяются на системы, предназначенные для малых, средних и крупных предприятий. Такая классификация имеет два основных недостатка. Во-первых, вместо классификации систем автоматизации учета по некоторым потребительским свойствам и принципам построения рассматривается классификация предприятий как потребителей программных продуктов. Фактически классификация программ подменяется классификацией их пользователей. Во-вторых, само понятие размера предприятия слишком размыто, чтобы быть единственным критерием для отнесения систем к тому или иному классу.

Вторая интегральная классификация. Эта классификация программного обеспечения АИС-БУ, получившая достаточно широкое распространение в середине 90-х годов, учитывает одновременно несколько критериев: функциональные возможности системы и сферу ее применения; принципы построения системы; особенности адаптации к условиям пользователя; особенности сопровождения и технической поддержки.

С этих позиций системы автоматизации бухгалтерского учета подразделяются на следующие классы: мини-бухгалтерия; интегрированная система бухгалтерского учета; инструментальная система (бухгалтерский конструктор); бухгалтерский комплекс; бухгалтерский комплекс корпоративной информационной системы управления предприятием; индивидуальные системы автоматизации бухгалтерского учета; отдельные участки учета.

Мини-бухгалтерия. Системы этого класса предназначены, главным образом, для малых предприятий с бухгалтерией от одного до трех человек и без явной специализации сотрудников на конкретных участках учета. ("Главный бухгалтер" фирмы "Паритет-Софт", "Баланс-1" фирмы "Овионт").

Интегрированная система бухгалтерского учета. Системы этого класса в рамках единой программы реализуют замкнутый цикл решения задач учета от обработки первичных документов до получения отчетности.

Инструментальная система (бухгалтерский конструктор). Системы этого класса, в целом, обладают функциональными возможностями интегрированных систем, но в отличие от них имеют развитые средства настройки на специфику ведения учета в бухгалтерии конкретного предприятия. Эти системы имеют достаточно простой часто понятный даже бухгалтеру процедурный язык, позволяющей ему самому или с помощью дилера фирмы-разработчика описать процедуры обработки типовых хозяйственных операций и обеспечить отражение их в книге учета хозяйственных операций. Кроме того, система позволяет создавать новые первичные документы и вносить коррективы в действующие, создавать новые формы отчетов и изменять существующие, настраивать план счетов и другие справочники в соответствии с требованиями ведения учета на предприятии.

Бухгалтерский комплекс. Системы этого класса состоят из отдельных функционально законченных и взаимосвязанных программных модулей, которые реализуют функции отдельных участков учета и наиболее полно учитывают особенности их ведения. Здесь реализуется технология работы от первичного документа к проводке, полностью поддерживается специфика ввода исходной и получения выходной информации по каждому разделу учета.(БЭСТ 4", "БЭСТ-ПРО" фирмы "Интеллект-Сервис"; "ФинЭко" фирмы Авэр").

Бухгалтерский комплекс корпоративной информационной системы управления экономическим объектом. Бухгалтерская компонента является здесь лишь составляющей общей системы управления, которая функционирует согласованно с другими подсистемами управления. По своим функциям и построению бухгалтерская составляющая аналогична классу бухгалтерский комплекс, но добавляются проблемы взаимодействия с другими функциональными подсистемами. Ориентированы они на средние, крупные предприятия и предприятия со сложной организационной структурой, включающей удаленные филиалы.

Индивидуальные системы бухгалтерского учета. Эти системы создаются применительно к условиям конкретного заказчика, поэтому называются они еще заказными системами.

Организация и технология функционирования автоматизированных информационных си-стем бухгалтерского учета (система счетов бухгалтерского учета и справочников в АИС-БУ, организация документирования хозяйственных операций и формирование внутримашинной базы учета в АИС-БУ, формирование бухгалтерской, налоговой и другой отчетности)

3.1. Модель системы бухгалтерских счетов в АИС-БУ

Модель системы счетов – это порядок построения и интерпретации всех синтетических и аналитических счетов, применяемых пользователем и обрабатываемых программой.

Различия в построении систем синтетических счетов определяются составом их характеристик, прописываемых в плане счетов, а также структурой и сервисными возможностями работы со справочником счетов.

Различия в организации системы аналитических счетов проявляются в использовании разных моделей организации аналитического учета, составе и структуре справочников объектов аналитического учета, в подходах к их типизации и способах использования аппарата параметров аналитических счетов.

3.2. Организация системы синтетических счетов в АИС-БУ

Компьютерный план счетов – это справочник, организованный в виде списка. Каждая запись списка соответствует определенному счету/субсчету.

Известно, что на различных синтетических счетах/субсчетах учитываются объекты разного экономического содержания. Отсюда, в компьютерном плане счетов должны быть описаны свойства счетов бухгалтерского учета. Их называют также характеристиками (описателями) счетов. Характеристики (описатели) счетов – это признаки свойств счета. Эти характеристики определяют алгоритмы и технологические особенности последующей обработки счетов. Они задаются в процессе настройки справочника счетов или поддерживаются системой автоматически. Наиболее типичными характеристиками счетов/субсчетов являются:

код и наименование счета/субсчета;

тип счета по отношению к балансу;

тип сальдо счета/субсчета;

признак наличия аналитического учета по счету/субсчету;

признак необходимости ведения натурального (количественного) учета объектов аналитического учета, привязанных к данному счету/субсчету;

признак необходимости ведения учета в инвалютном выражении;

увязка счетов с типовыми формами выходной информации.

Перечисленный набор характеристик счетов, кроме первой, не является обязательным для всех программных средств АИС-БУ. В системах рассмотренные характеристики могут быть реализованы по-разному. Характеристики "тип счета по отношению к балансу" и "тип сальдо счета/субсчета" в системах автоматизации учета в Плане счетов могут указываться разными способами: 1)в явном виде в плане счетов раздельно фигурируют обе характеристики; 2) в явном виде в плане счетов задается тип счета по отношению к балансу и в скрытом виде фигурирует тип сальдо; 3) в плане счетов отсутствуют обе характеристики. Таким образом, отсутствие рассматриваемых характеристик непосредственно в плане счетов требует дополнительной настройки форм произвольной отчетности и ряда других алгоритмов.

3.3. Организация системы аналитических счетов в АИС-БУ

Аналитический учет в программных средствах АИС-БУ реализуется на основе справочников объектов аналитических учета, а порядок его ведения определяется используемыми моделями аналитического учета.

Справочники объектов аналитического учета

Именно при ведении аналитического учета наиболее полно раскрываются возможности системы. В практике бухгалтерского учета применяют самые разнообразные аналитические показатели. По целевому назначению и выполняемым учетным функциям справочники объектов аналитического учета могут быть подразделены на справочники:

объектов натурального учета;

субъектов учета (юридические и физические лица);

структурных единиц (подразделения);

оснований взаиморасчетов;

прочие.

В зависимости от процедур обработки все справочники условно могут быть подразделены:

на справочники, по каждой позиции которых ведется учет остатков в стоимостном, а по некоторым – и в количественном выражении (справочники объектов натурального учета, субъектов учета, структурных единиц, оснований взаиморасчетов),

на справочники, которые позволяют быстро производить поиск и группировку данных (единиц измерения, видов документов, видов операций),

на справочники, позиции которых содержат информационно-текстовую информацию (описания хозяйственных операций, адрес юридического лица).

Объекты аналитического учета, хранящиеся в справочниках, предварительно классифицируются и кодируются. Используемые в АИС-БУ классификаторы бывают трех типов: общегосударственные; отраслевые; локальные.

Общегосударственные классификаторы разрабатываются в централизованном порядке и являются едиными для всей страны. Отраслевые классификаторы – создаются для систематизации и кодирования специфичной для отрасли информации. Локальные классификаторы – разрабатываются для конкретного предприятия и утверждаются руководством этого предприятия.

Справочники объектов аналитического учета могут иметь вид списка и могут быть структурированными. Список – это простой перечень объектов аналитического учета. Структурированный справочник хранит, как правило, объекты аналитического учета, которые классифицированы согласно иерархической классификацией в соответствии с выделенными признаками. Например, материалы, разбиваются на группы, виды, артикулы.

Справочники объектов аналитического учета могут иметь жесткие и гибкие структуры данных.

Жесткая структура предполагает наличие набора заранее заданного реквизитного состава справочника. Гибкая структура предполагает, что реквизитный состав справочника может быть переопределен самим пользователем системы..

Параметры аналитических счетов – это набор дополнительных реквизитов, которые характеризуют объект аналитического учета и которые отделяются от обязательных реквизитов при организации справочника объектов аналитического учета. Параметры счетов, как правило, сосредоточены в отдельном справочнике, подчиненном основному. Выделение дополнительных реквизитов в отдельный справочник обеспечивает более рациональную организацию информации и способствует ускорению поиска объектов аналитического учета. В качестве параметров может выступать условно-постоянная информация: справочная, нормативная. Параметры могут использоваться не только для хранения условно-постоянной, но и для накопления и обработки переменной информации. В этом случае они выступают как своего рода накопительные регистры. Для каждого счета можно определить свой набор параметров, интерпретируя их в зависимости от экономического содержания объектов учета, учитываемых на нем. Например, для субсчетов счета 68 "Расчеты с бюджетом" параметрами могут выступать ставки конкретных налогов.Таким образом, пользователь может определить параметры счетов так, как это ему необходимо. Конкретные значения фиксированных параметров для объектов аналитического учета могут быть заданы и откорректированы вводом вручную на момент внедрения программы в эксплуатацию, на начало года или при открытии нового субсчета. В течение года изменение значений параметров возможно только программным путем на основе заранее заданных формул.

Организация справочников. Помимо справочников аналитических счетов в программных средствах АИС-БУ применяются и другие справочники для хранения условно-постоянной информации. Константами могут быть числовые величины и текстовые данные. Они хранят такую информацию как полное наименование организации, ее юридический адрес, фамилии руководителя и главного бухгалтера, дату регистрации предприятия, основную ставку НДС и т.д. Некоторые константы могут быть периодическими, т.е. принимать различные значения в зависимости от даты, например, ставка рефинансирования ЦБ РФ, налоговая ставка и т.п. Константы используются в расчетах, при формировании документов и отчетов. Так, наименование предприятия, его адресные и банковские реквизиты используются при автоматическом формировании платежных и иных документов. В условно-постоянной информации большой удельный вес занимает нормативная информация, которая используется при решении задач бухгалтерского учета. Нормативные данные могут быть первичными и сводными, которые получаются путем обработки и обобщения первичных нормативов. Кроме нормативной информации используется также планово-договорная информация: планы выпуска продукции на год, квартал, месяц, плановые (сметные) расходы на выпуск продукции, договоры и контракты и т.д. Вся эта нормативная и планово-договорная информация обрабатывается и подготавливается вне бухгалтерии. Храниться она должна в виде единого нормативно-справочного фонда, доступ к которому должен быть обеспечен при решении любых задач управления, в том числе и задач бухгалтерского учета. Нормативно-справочный фонд должен отвечать требованиям полноты (иметь весь необходимый набор данных для решения любых задач пользователей), актуальности и достоверности, удобству работы и быстроте поиска данных, безопасности данных, обеспечения работы в многопользовательском режиме.

Вычислительные системы и сетевые технологии