Правила спілкування під час прийомів

Виділяють такі невербальні засоби спілкування:

1 Оптичні - жести, міміка, поза, хода, контакт очей, одяг, косметика.

2 Акустичні - темп мовлення, тембр голосу, висота голосу, сила
голосу, паузи, інтонація.

3 Кінетичні - дотик, потиск руки, поцілунок.

4 Ольфакторні - запах тіла, запах косметики.

5 Просторово-часові - відстань між співбесідниками, розміщення в просторі, тривалість контакту, ступінь пунктуальності в часі їх роль і значення особливо відчутні та важливі під час приватного діалогічного ділового мовлення, зокрема ділової бесіди, спілкування керівника з підлеглим чи розмови під час прийому відвідувачів тощо.

Прийом відвідувачів - це приватне ділове мовлення, що є засобом повсякденного спілкування людей у процесі виконання службових обов'язків. Мовлення керівника, який приймає відвідувачів, перестає бути його приватною справою - це мовлення офіційне, від імені уста­нови, яку він представляє.

Під час розмови з відвідувачами керівник має дотримуватись низ­ки вимог щодо культури усного мовлення, зокрема:

- темп мовлення узгоджувати з тематикою і ситуацією розмови, індивідуальними рисами мовця. Він повинен бути неспішним, але не надто млявим і байдужим;

- тон розмови обирати спокійний, діловий, стриманий. Керівник має уважно слухати, чітко давати поради;

- намагатися не напружувати голос і до кінця фрази помітно його знижувати;

- робити порівняно невелику кількість пауз. Кожна пауза має уви­разнювати сказане, створювати психологічний підтекст. Вона, звичай­но, може бути викликана потребою знайти влучне потрібне слово;

- слова вимовляти виразно, але менш старанно, ніж при публіч­ному мовленні. Окремі звуки можуть послаблюватися. Надмірну ре­тельність в артикуляції сприймають як вияв агресивності, нетерпимо­сті, бажання якнайшвидше „виставити відвідувача за двері";

- мовлення керівника має відзначатися багатством слів та виразів (можна використовувати крилаті вислови та фразеологізми). Перевагу слід надавати загальновживаній та стилістично нейтральній лексиці. Абсо­лютно відсутні образливі, просторічні слова, жаргонізми та діалектизми.

Важливими є й вимоги, які ставлять до мовлення та культури пове­дінки відвідувача. Людина, яка прийшла на прийом, має назвати себе (прізвище, рід занять, посаду) і коротко викласти суть справи, подяку­вати за пораду, допомогу. В кабінет керівника не прийнято заходити і сідати без дозволу чи запрошення, а керівникові не личить годинами „тримати відвідувача за дверима", чи не запропонувати йому сісти, чи не провести в кінці розмови до дверей або хоча б подати руку, особли­во якщо це літня людина.