Целостность данных

Целостность данных - это система правил Microsoft Access, которая используется для проверки допустимости отношений между записями связанных таблиц и для того, чтобы не позволить случайно удалить или изменить связанные данные. Настроить проверку целостности данных можно при соблюдении всех указанных ниже условий.

• Связываемое поле из главной таблицы является первичным ключом или имеет однозначный индекс.
• Связываемые поля должны иметь одинаковый тип данных. Существует два исключения. Поле типа "Счетчик" может быть связано с числовым полем, если для свойства FieldSize у него установлено значение "Длинное целое"; кроме того, можно связать поле "Счетчик" с числовым полем, если у них обоих для свойства FieldSize задано значение "Код репликации".
• Обе таблицы принадлежат к одной и той же базе данных Microsoft Access. Если таблицы связаны, то они должны иметь формат Microsoft Access, а для настройки целостности данных необходимо открыть ту базу данных, в которой они хранятся. Обеспечить целостность данных для таблиц, находящихся в базах данных другого формата, невозможно.

При обеспечении целостности данных используются указанные ниже правила.

• Невозможно присвоить полю внешнего ключа связанной таблицы значение, отсутствующее в списке значений первичного ключа главной таблицы. При этом можно задать для внешнего ключа пустое значение (Null), указав, что записи не связаны. Например, нельзя создать заказ для несуществующего клиента, но можно создать заказ, не присвоенный ни одному из клиентов, задав для поля "Клиент" пустое значение.
• Невозможно удалить запись из главной таблицы, если в связанной таблице есть соответствующие ей записи. Например, нельзя удалить запись сотрудника из таблицы "Сотрудники", если ему назначены заказы в таблице "Заказы".
• Невозможно изменить значение первичного ключа в главной таблице, если с данной записью связаны другие записи. Например, нельзя изменить ИД сотрудника в таблице "Сотрудники", если ему назначены заказы в таблице "Заказы".

Вопрос 54

Формы: назначение, средства создания, использование.

Access предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в базах данных (БД) - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка, в котором есть ряд поименованных (подписанных) полей для ввода информации [5]. Пользователь заполняет эти поля информацией, и она автоматически заносится в соответствующие таблицы базы данных.

Смысл формы - пользователь получает возможность заполнять только некоторые из полей. Это снижает количество ошибок, упрощает работу.

Создавая форму, в нее включаются так называемые элементы управления. К ним относятся, в частности, надписи, текстовые поля, бланки, флажки, кнопки переключателей, графические объекты. При желании можно создать форму для каждой таблицы БД, а также разработать формы, которые позволяют добавлять данные сразу в несколько таблиц.

Средства создания объектов СУБД MS Access:

· Ручные (разработка объектов в режиме Конструктора) – обеспечивают максимальную гибкость;

· Автоматизированные (разработка с помощью мастеров);

· Автоматические – средства ускоренной разработки простейших объектов – наиболее производительные.

Вопрос 55

Сортировка записей на экране: использование фильтра.

· Выберите поле, которое требуется использовать для сортировки записей. Чтобы отсортировать записи в подчиненной форме, выберите поле, значения которого требуется отсортировать. Чтобы отсортировать записи в подтаблице, отобразите подтаблицу, щелкнув соответствующий маркер развертывания, а затем выберите нужное поле.

· Нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

ПРИМЕЧАНИЕ. Поля в форме можно сортировать только по одному. В режиме таблицы при сортировке подтаблицы для одной записи сортируются все подтаблицы на текущем уровне. В таблице или подтаблице одновременно можно выбрать несколько соседних столбцов для сортировки. Сортировка записей в Microsoft Access начинается с самого левого столбца из выбранных. Порядок сортировки сохраняется при сохранении формы или таблицы.

Виды сортировок: