Постановка задачи на разработку АРМ менеджера

Автоматизированное рабочее место (АРМ), или, в зарубежной терминологии, «рабочая станция» (work-station), представляет собой место пользователя – специалиста той или иной профессии, оборудованное средствами, необходимыми для автоматизации выполнения им определенных функций. Автоматизированное рабочее место (АРМ) определяется, как правило, совокупностью технических и программных средств. В качестве технических средств, преимущественно, используется ПК, дополняемый по мере необходимости другими вспомогательными электронными устройствами: дисковыми накопителями, печатающими устройствами, оптическими читающими устройствами или считывателями штрихового кода, устройствами графики, средствами сопряжения с другими АРМ и с локальными вычислительными сетями и т.д.

Техническое обеспечение АРМ должно гарантировать высокую надежность технических средств, организацию удобных для пользователя режимов работы, способность обрабатывать в заданное время необходимый объем данных. Поскольку АРМ является индивидуальным пользовательским средством, оно должно обеспечивать высокое эргономические свойства и комфортность обслуживания.

Программное обеспечение, прежде всего, ориентируется на профессиональный уровень пользователя, сочетается с его функциональными потребностями, квалификацией и специализацией. Пользователь со стороны программной среды должен ощущать постоянную поддержку своего желания работать.

Состояние автоматизированный рабочих место предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а специалист выполняет часть ручных операций

Целью дипломного проекта является разработка АРМ менеджера ООО «Лан-Оптик». Разрабатываемое АРМ предназначено для обеспечения условий комфортной, высокопроизводительной и качественной работы менеджера ООО «Лан-Оптик»и должно удовлетворять следующим требованиям:

- пользовательский интерфейс должен быть прост, удобен и доступен даже неподготовленному пользователю. Он должен содержать систему подсказок, желательно в демонстрационной форме (видео, звуковой, анимационной);

- обеспечение безопасности менеджера и выполнение всех эргономических требований (комфортность, цветовую и звуковую гамму, соответствующие наилучшему восприятию, удобство расположения информации и доступность всех необходимых для работы средств, единый стиль выполнения операций и т.д.);

- пользователь АРМ должен выполнять все действия, не выходя из системы;

- обеспечение бесперебойности работы АРМ должно гарантировать пользователю своевременное выполнение задач, в соответствии с графиком работы;

- программное обеспечение АРМ должно быть совместимо с другими системами и информационными технологиями.

Use Case диаграмма использования АРМ представлена на рисунке 1.12.

Рисунок 1.12 – Use Case диаграмма использования AРM

АРМ позволит менеджеру ООО «Лан-Оптик» выполнять следующие функции:

- вести учет поступивших заявок от абонентов организации;

- распечатывать бланки наряд и заявка для специалистов службы ТП в заполненном виде с реквизитами абонентов организации;

- вести учет выполненных и невыполненных заявок от абонентов;

- вести учет оборудования в пользовании сотрудников службы ТП;

- производить расчеты премии по каждому сотруднику службы ТП;

- выводить отчет на списание денежных средств с абонента за выполненные работы;

Благодаря разработанному АРМ можно достичь следующих результатов:

- уменьшение времени на прием и обработку заявки;

- легкая и быстрая подмена сотрудника в случае болезни, отпуска и т.д.;

- уменьшение расходов фирмы за счет исключения необходимости принятия на работу новых сотрудников;

- быстрое получение точной информации о невыполненных или еще не переданных сотруднику службы ТП нарядах;

- формирование различных отчетов для получения ясной и полной информации о работе специалистов службы ТП.

При работе менеджер будет получать информацию из базы данных для идентификации абонентов и приема заявок от них. В базе данных указаны все абоненты фирмы, которые ранее заключили договор с организацией. Информацию о выполненных работах и потраченном оборудовании менеджер будет получать из бланка наряд. Менеджеру предоставляют также документ «Заборный лист» каждый раз, когда сотрудники службы ТП получают оборудования со склада. Данные о коэффициентах премирования поступают из бухгалтерии не регулярно, примерно раз в год. Информация по операциям в прайс-листе обновляется раз в полгода.

Должны быть созданы следующие формы:

- форма поиска абонента в базе данных;

- форма оформления заявки с возможностью печати бланка наряда и заявки;

- форма обработки выполненных заявок с возможностью учета оборудования с автоматическим подсчетом выполненных работ по прайс-листу;

- форма учета оборудования для специалистов службы ТП;

- форма, на которой будет производиться расчет премии для каждого сотрудника службы ТП;

- форма для отчетов;

- форма для редактирования прайс-листа, сотрудников, коэффициентов.

Результатными документами будут являться: наряд, заявка, отчет «Движение оборудования по сотруднику», отчет «Премирование специалистов службы ТП», отчет «Списание ДС с абонента, отчет «Регистрационный журнал». Перечисленные документы и отчеты должны иметь возможность просматриваться не только в интерфейсе программы, но и иметь способ вывода информации на принтер.

Проектируемая система должна быть гибкой, т.е. иметь возможность настраивания для различных изменений в соответствии с потребностями организации. Программный продукт по возможности должен без особых сложностей переноситься на другие подобные организации, и для его последующей настройки требовать минимум усилий.

1.4 Анализ существующих программных средств, возможных для использования менеджером ООО «Лан-Оптик»

В деятельности ООО «Лан-Оптик» могут быть использованы следующие программные средства:

а) «BGBilling»

б) «NetUP UTM 5»

в) «Билл-Мастер»

г) «Traffic Inspector»

А) Биллинговая система "BGBilling" создана для автоматизации деятельности операторов связи. Большой набор модулей позволяет тарифицировать широкий круг услуг, таких как:

- коммутируемый доступ в Интернет (DialUp, VPN);

- IP-телефония;

- коммутируемый доступ и IP-телефония по картам, пополнение баланса карточками;

- доступ в интернет по выделенным линиям;

- услуги классической телефонии;

- услуги кабельного телевидения и другие периодические списания;

- услуги цифрового кабельного телевидения;

- учет разовых услуг оказания помощи;

- услуги WiFi доступа.

Набор плагинов позволяет расширять функционал ядра для: организации простой CRM системы (учет звонков, проблем, задач, работ); хранения файлов-документов с привязкой к договорам; организации HelpDesk системы поддержки пользователей; печати чеков на фискальный регистратор при внесении платежей; назначения заданий для пользователей биллинга; интеграции адресных справочников с базой адресов.

Программа написана на Java, в клиент-серверном варианте, база данных MySQL. АРМ администратора системы и операторов реализованы в виде GUI приложения. Для абонентов доступен Web-интерфейс. Не смотря на все достоинства «BGBilling» относится к платному программному обеспечению, отдельно покупаются модули, расширяющие и дополняющие возможности программы. Для работы с программой необходимо пройти обучение.

Б) «NetUP UTM 5» – Автоматизированная система расчетов, сертифицированный в Министерстве Связи РФ биллинг, предназначенный для осуществления комплексного обслуживания абонентов предприятий связи.

На данный момент при работе с UTM 5 можно организовать предоставление следующих услуг:

- доступ в интернет через выделенные линии (Ethernet, Radio Ethernet, сети кабельного телевидения, xDSL, VPN, PPPoE и др.);

- доступ в интернет посредством Dial-up (по договору, по интернет-картам);

-доступ в интернет через точки публичного доступа (Hotspot);

- классическая телефония;

-IP-телефония (VoIP);

- ведение журнала технической поддержки у абонента;

- выписывание счетов-фактур;

- составление актов выполненных работ.

«NetUP UTM 5»- платная программа, при покупке дополнительных модулей может интегрироваться с 1С и другим программным обеспечением. Программа многофункциональная с множеством модулей и форм, поэтому для работы с ней требуется обучение.

В) «Билл-Мастер» современная сертифицированная биллинговая система, предназначенная для средних и крупных операторов связи, предоставляющих услуги доступа в Интернет, мультимедийных трансляций и телефонии.

«Билл-Мастер» поддерживает:

- тарификация предоставляемых услуг в режиме реального времени с контролем средств на лицевом счете абонента;

- расширение функциональных возможностей уже используемых биллинговых решений;

- ведение статистики технической поддержки;

- выписывание счетов-фактур;

- сбор сведений об услугах.

«Билл-Мастер» – новая программа, появившаяся на российском рынке в 2011 году. Биллинг создан с учетом многолетнего опыта эксплуатации систем биллинга у операторов связи, и по праву занимает ведущие позиции на российском рынке современных биллинговых систем. Программа платная и для работы с ней требует обучения.

Г) «Билл-Мастер» – сертифицированное комплексное решение для организации и контроля доступа в Интернет. Не требует дорогостоящего сетевого оборудования, обеспечивает гибкую тарификацию, надежную сетевую защиту, распределение загрузки, точный учет и статистику, экономию трафика и рабочего времени.

«Traffic Inspector» поддерживает:

- организация доступа в интернет. NAT, прокси-сервер,VPN;

- сертифицированная защита сети, межсетевой экран;

- контроль интернет трафика. Мониторинг;

- блокировка сайтов, URL-фильтрация;

- удаленное администрирование;

- ведение журнала статистики.

«Traffic Inspector» - специально создан для того, чтобы объединить и дополнить все многообразие сетевых возможностей операционных систем Microsoft Windows, поэтому вам не придется делать специальных настроек. Все, что работало ранее, будет работать и после установки программы - потребуется только авторизация пользователей. Программа распространяется на платной основе, но разработчик предусмотрел тестовый вариант демо-версии на 30 дней.

2 Специальный раздел

2.1 Новая технология выполнения менеджером ООО «Лан-Оптик» своих функций

Для менеджера ООО «Лан-Оптик» характерны следующие процессы:

- Прием звонков: прием звонков от абонентов, консультации по телефону;

- Прием заявок: прием заявок от абонентов фирмы, создание записи в журнале об абоненте к которому нужно направить специалиста;

- Оформление нарядов и заявок: заполнение данных об абоненте в специально установленной организацией форме, передача наряда и заявки сотруднику службы ТП;

- Прием нарядов: прием выполненных нарядов от специалистов службы ТП, обработка нарядов, занесение информации по выполненным работам в базу данных;

- Учет оборудования: расчет потраченного и полученного оборудования сотрудником службы ТП;

- Расчет премии: подсчет премии по каждому сотруднику службы ТП.

Моделирование бизнес-процессов в контексте «TO-BE» подразумевает создание диаграмм с целью построения нового процесса, устраняющего недостатки, выявленные в процессе обследования предметной области разработки и внедрения АРМ менеджера ООО «Лан-Оптик».

IDEFO диаграмма бизнес-процессов представлена на рисунке 2.1. Общие принципы структуры «Управление службы ТП» (рисунок 2.2) не претерпели изменений. Изменились принципы и форма работы, которые видны на декомпозиции работ «Организация работы специалистов службы ТП» (рисунок 2.3), «Премирование специалистов службы ТП» (рисунок 2.4) и «Учет полученного оборудования для выполнения ремонтных работ» (рисунок 2.5).

Рассмотрим декомпозицию диаграммы «Организация работы специалистов службы ТП» (рисунок 2.3).

Рисунок 2.1 — Диаграмма бизнес-процессов управления службой ТП

2.2 Описание обеспечивающих подсистем АРМ

Под обеспечивающими подсистемами подразумевают ресурсы и технологии, необходимые для создания, внедрения и дальнейшей успешной эксплуатации разрабатываемой АРМ.

Обеспечивающие подсистемы АРМ являются общими для всей АРМ независимо от конкретных функциональных подсистем, в которых применяются те или иные виды обеспечения. Состав обеспечивающих подсистем не зависит от выбранной предметной области. В состав обеспечивающих подсистем входят подсистемы организационного, правового, технического, математического, программного, информационного, лингвистического и технологического обеспечения.

Состав обеспечивающих подсистем АРМ менеджера ООО «Лан-Оптик» представлен на рисунке 2.6.

Рисунок 2.6 — Структурная схема обеспечивающих подсистем АРМ менеджера ООО «Лан-Оптик»

Далее представлено рассмотрение наиболее важных обеспечивающих подсистем: информационного, технического, математического.

2.2.1 Информационное обеспечение

Создание информационных систем и информационных технологий требует специальной организации информации и выделения специальной подсистемы – информационного обеспечения.

Информационное обеспечение является важнейшим элементом информационной системы и информационных технологий, предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта и являющейся основой для принятия управленческих решений. Основными носителями информации при автоматизированной обработке являются входные и выходные документы, то есть утвержденной формы бумажные или экранные носители информации, имеющие юридическую силу. Документы, содержащие исходные данные организации и предприятия, принято называть первичными (входными), а документы, содержащие сведения обобщающего характера и используемые для принятия управленческих решений – выходными.

Информационное обеспечение является средством решения следующих задач:

- однозначного и экономичного представления информации в системе (на основе кодирования объектов);

- организации процедур анализа и обработки информации с учетом характера связей между объектами (на основе классификации объектов);

- организации взаимодействия пользователей с системой (на основе экранных форм ввода-вывода данных);

- обеспечения эффективного использования информации в контуре управления деятельностью объекта автоматизации (на основе унифицированной системы документации).

В состав информационного обеспечения (ИО) входит:

- внемашинное ИО: классификаторы и набор документов, поступающих в бумажном виде;

- внутримашинное ИО: набор таблиц базы данных и вспомогательных объектов БД, обеспечивающих корректную обработку и хранение данных, экранные формы для ввода данных в программу и вывода результатной информации на экран.

В реальном проектировании структуры базы данных применяются метод - семантическое моделирование. Семантическое моделирование представляет собой моделирование структуры данных, опираясь на смысл этих данных. В качестве инструмента семантического моделирования используются различные варианты диаграмм сущность-связь (ER - Entity-Relationship). На рисунке 2.7 приведена ER диаграмма для разрабатаваемого АРМ менеджера ООО «Лан-Оптик».

Рисунок 2.7 – ER диаграмма («сущность-связь») ПОСТАВИЛА КАВЫЧКИ

2.2.1.1 Информационная модель и её описание

Диаграммы потоков данных позволяют отображать на диаграмме как шаги бизнес-процесса, так и поток документов и управления.

Диаграммы потоков данных (Data Flow Diagramming, DFD):

- являются основным средством моделирования функциональных требований к проектируемой системе;

-создаются для моделирования существующего процесса движения информации;

- используются для описания документооборота, обработки информации;

- применяются как дополнение к модели IDEFO для более наглядного отображения текущих операций документооборота (обмена информацией).

Главная цель декомпозиции DFD–функций – продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими процессами.

На диаграмме потоков данных показываются работы, которые входят в состав описываемого бизнес-процесса, а также показываются входы и выходы каждой из работ. Данные входы и выходы представляют из себя информационные, либо материальные потоки. При этом выходы одной работы могут являться входами для других.

DFD-диаграмма потоков данных AS IS (как есть), представлена на рисунке 2.8.

На рисунке 2.9 отображается документооборот и обработка информации в организации ООО «Лан-Оптик» после внедрения АРМ. Благодаря внедренному программному обеспечению увеличилась автоматизация и скорость обработки информации на этапах: «Регистрация заявки», «Формирование заявки и наряда», «Закрытие наряда», «Формирование документов для списания суммы со счета абонента» и др. Появились дополнительные источники хранения информации: «Регистрационный журнал», «Выполненные работы». Произошли изменения в документах. Отчет «Количество оборудования у сотрудника службы ТП» изменен, теперь он называется «Движение оборудования по сотруднику». В него включены новые графы по учету оборудования: «Расход» и «Получил». Появился новый отчет – «Выработка за месяц».

Рисунок 2.8 – Диаграмма потоков данных AS IS «ООО Лан-Оптик»

Рисунок 2.9 – Диаграмма потоков данных TO BE «ООО Лан-Оптик»

2.2.1.2 Нормативно-справочная и входная информация

Нормативно-справочная информация — условно-постоянный компонент корпоративной информации, являющийся основой для унификации и нормализации данных, сопровождающих протекающие бизнес-процессы, а также регламентацию деятельности организации. Другими словами, нормативно-справочная информация — это информационный ресурс компании, формируемый внутри и получаемый, как правило, извне. Она содержит стандарты, требования, правила, положения и прочую информацию, нормирующую и систематизирующую деятельность компании.

Требование обеспечения эффективного взаимодействия и унификации различных протекающих на фирме бизнес-процессов, а также консолидации отчетной документации, приводит к необходимости построения системы нормативно-справочной информации.

В своей работе менеджер ООО «Лан-Оптик» использует следующую нормативно-справочную информацию:

- Процент премиальных выплат, необходим для расчета премии сотрудников службы ТП. Процент премиальных выплат (ППВ) устанавливает главный бухгалтер, на данный момент ППВ = 50%. ППВ заносится в документ «Положение о премировании»;

- Норма нарядов за месяц (ННМ), устанавливается главным бухгалтером и заносится в документ «Положение о премировании». ННМ регламентирует требуемую норму выполненных нарядов за месяц;

- Стоимость работ, устанавливается заместителем директора организации. Включает в себя вид работы и ее стоимость, данные заносятся в прайс-лист;

- Стоимость оборудования, устанавливается заместителем директора организации. Включает в себя тип оборудования и расходных материалов, а также их стоимость с наценкой организации. Информация заносится в список учета оборудования.

2.2.1.3 Результатная информация

Результатной является информация, которая выдается пользователю во внешнюю среду. К ней относятся:

а) Наряд, в котором отражаются поля:

- номер наряда;

- номер договора;

- фамилия имя отчество абонента;

- контактный телефон;

- дата создания документа;

- дата выполнения работы;

- перечень выполненный работ;

- фамилия имя отчество сотрудника выполнявшего работу;

- потраченное оборудование при выполнении заявки;

- сумма к оплате за выполненные работы.

б) Заявка, содержит следующие поля:

- номер договора;

- фамилия имя отчество абонента;

- адрес;

- контактный телефон;

- дата выполнения заявки.

в) Отчет «Выполненные работы», в котором отражаются поля:

- фамилия имя отчество сотрудника;

- номер договора;

- дата выполнения;

- номер заявки;

- вид выполненной работы.

д) Отчет «Списание ДС с абонента», содержит поля:

- номер договора;

- сумма на списание.

е) Отчет «Выработка за месяц», в котором отражаются поля:

- количество выполненных нарядов;

- фамилия имя отчество сотрудника;

- сумма по выполненным нарядам.

ж) Отчет «Премирование сотрудников службы ТП», с полями:

- фамилия имя отчество сотрудника;

- премия;

-коэффициенты для премий.

и) Отчет «Движение оборудования по сотруднику», с полями:

- фамилия имя отчество сотрудника;

- количество оборудования в пользовании сотрудника;

- количество оборудования получено за период;

- количество оборудования потрачено за период.