Глава 13. Учет денежных средств

Контрольные вопросы.

Вопрос. Какими первичными документами оформляется поступление наличных денег в кассу организации?

Ответ. В кассу организации наличные деньги поступают с расчетного счета в банке в результате платежей за товарно-материальные ценности и услуги, при возврате ранее выданных сумм и прочего. Для получения денег со своего расчетного счета в бане организации выдается чековая книжка. Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. В чеке указывается назначение получаемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а корешок чека (с указанием суммы) служит оправдательным документом для записи данной операции в учетных регистрах организации.

Факт получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером (форма № КО-1). Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером или уполномоченным им лицам, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации проходных и расходный кассовых ордеров (форма № КО-3). Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств, по нему присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который получает наличные деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге. При получении наличных денег в кассу лицу, внесшему их, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью или оттиском кассового аппарата. Прием денег по кассовым ордерам производится только в день их составления.

Вопрос. Какими первичными документами оформляется выплата наличных денег из кассы организации?

Ответ. Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2) или по другим документам (платежным ведомостям, счета, заявлениям на выдачу денег и прочее) с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер. Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером (или лицами, ими уполномоченными). Выдача денег по кассовым ордерам производится на основании документов, удостоверяющих личность получателя. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы. Выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления.

Вопрос. Кто является материально ответственным лицом и ведет учет кассовых операций?

Ответ. Выполнение всех операций с наличными деньгами возложено на кассира. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить с администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей.

Вопрос. Как бухгалтер контролирует ведение кассовых операций?

Ответ. Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге (форм № КО-4). Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги (с приложенными к нему приходными и расходными кассовыми документами) под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Приходные и расходные кассовые документы, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и кассовая книга могут вестись как ручным, так и автоматизированным способами.

Вопрос. Для каких целей используется касса в иностранной валюте?

Ответ. Организации могут получать наличные деньги с валютных счетов в банках. Для учета операций с наличной иностранной валютой создается специальная касса. Бухгалтерский учет кассовых операций в иностранной валюте ведется в общем порядке, установленном Центральным банком РФ. Материально ответственным лицом, ответственным за учетное отражение движения валюты, является кассир.

Вопрос. Какие документы необходимо представить в банк для открытия расчетного счета?

Ответ. Все организации обязаны хранить свободные денежные средства на счетах в банках. Они вправе открывать в любом отделении банка расчетный счет для проведения всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

Для открытия расчетного счета организация представляет в учреждение банка:

• заявление с просьбой об открытии расчетного счета;
• документы о регистрации организации;
• копии учредительных документов;
• карточку с образцами подписей распорядителей средств и оттиском печати;
• документы о постановке на налоговый учет;
• документы о регистрации в качестве плательщика страховых взносов в государственные внебюджетные фонды.

Иностранные фирмы и совместные организации представляют дополнительно свидетельство о внесении их в реестр организаций с иностранными инвестициями.

Вопрос. Какой документ служит основанием для отражения операции по расчетному счету?

Ответ. Все операции по расчетному счету банк производит с согласия и по поручению владельца счета. Поэтому взаимоотношения между организацией и банком строятся на основании договора, в котором фиксируется перечень услуг банка, тарифы комиссионных вознаграждений за услуги, сроки обработки платежных документов, условия размещения средств, права, обязанности и ответственность сторон и др.

Вопрос. Какие действия необходимо предпринять, если обнаружены ошибки в списании или зачислении на расчетный счет?

Ответ. Суммы, ошибочно отраженные по дебету или кредиту счета 51 «Расчетные счета» и обнаруженные при проверке выписок банка, относят до выяснения причин на счет 76-2 «Расчеты по претензиям». Обо всех обнаруженных ошибках делается письменное сообщение учреждению банка.

Вопрос. Для каких целей используются специальные счета в банках?

Ответ. Наряду с расчетными счетами организации могут иметь счета для учета денежных средств целевого назначения, находящихся в аккредитивах, платежных чековых книжках и иных платежных документах (кроме векселей) и предназначенных для финансирования капитально строительства и других текущих расходов.

Учет данных средств ведется в порядке, аналогичном порядку отражения операций по расчетному счету, но на активном синтетическом счете 55 «Специальные счета в банках», который имеет несколько субсчетов, открываемых для учета движения отдельных платежных документов.

Вопрос. Какими банковскими документами могут оформляться расчетные отношения между юридическими лицами?

Ответ. Движение средств на расчетном счете оформляется банковскими платежными документами. К таким документам относятся:

• объявления о взносе наличными;
• платежные поручения;
• платежные требования;
• платежные требования-поручения;
• чеки;
• аккредитивы;
• банковские пластиковые карточки;
• простые и переводные векселя;
• вексельные обращения.

Объявлением о взносе наличными оформляется сдача наличных денег в кассу банка. Банк в подтверждение приема денег выдает клиенту квитанцию.

Платежные поручения наиболее часто используются при осуществлении безналичных расчетов. Платежные поручения являются поручением организации обслуживающему ее банку о перечислении определенной суммы со своего счета на счет получателя средств.

Платежное требование представляет собой расчетный документ, содержащий требование к плательщику об уплате организации-получателю определенной суммы денег.

Платежное требование-поручение представляет собой требование поставщика к покупателю заплатить стоимость поставленной по договору продукции (работ, услуг) на основании направленных в обслуживающий банк покупателя расчетных и отгрузочных документов.

Чек используется организацией для получения наличных денег с расчетного счета, он выписывается в одном экземпляре на имя кассира или другого лица, которому доверяется получение денег. Бланк чека состоит из самого чека, корешка чека и контрольной марки. Все части имеют одинаковый номер, корешок чека остается в чековой книжке, чек отрезается и предъявляется в банк, а контрольная марка выдается банковским служащим представителю организации для получения денег в кассе банка.

Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство банка, выдаваемое им по поручению клиента в пользу его контрагента по договору. Банк, открывший аккредитив, может произвести поставщику платеж (акцептовать или учесть переводной вексель) или предоставить полномочия другому банку производить такие платежи при условии преставления им документов и выполнении условий, предусмотренных в аккредитиве. Аккредитив предназначен для расчетов только с одним поставщиком. Одновременно может быть открыто несколько аккредитивов.

Банковская пластиковая карта. В настоящее время в России активно распространяется новая форма расчетов – расчеты с использованием банковских корпоративных карт, или, пластиковых карт. Банковская пластиковая карта – персонифицированное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров, работ или услуг, а также для получения наличных денег в банковских учреждениях и банкоматах. Корпоративные банковские карты бывают двух видов – расчетные и кредитные. Расчетная карта – это банковская карта, использование которой позволяет держателю (уполномоченному организацией) распоряжаться денежными средствами со счета организации в пределах расходного лимита (установленного договором банка и клиента). Кредитная карта позволяет ее держателю осуществлять операции в размере предоставленной банком кредитной линии, то есть заемных средств (в пределах расходного лимита).

Вексель. В настоящее время широко используются для оформления расчетных отношений между организациями векселя, которые частично заменяют деньги в расчетах. Вексель представляет собой письменное безусловное долговое денежное обязательство строго установленной формы, выданное одной стороной (векселедателем) другой стороне (векселедержателю) дающее его владельцу право по окончании срока обязательства (или досрочно) требовать с должника указанной в векселе суммы. Вексель может быть использован не только в расчетах, но и при оформлении товарных кредитов, в качестве залога для получения кредита или займа, как средство обеспечения обязательств третьего лица и прочее. Векселя бывают простые и переводные. Простой вексель (соло) оформляет сделку двух сторон - векселедателя и векселедержателя. Векселедатель одновременно является и плательщиком указанной в векселе денежной суммы. Переводной вексель (тратта) имеет три стороны, участвующие в сделке – векселедатель (трассант), плательщик (трассат) и векселедержатель (ремитент). При использовании переводного векселя векселедатель на является плательщиком. Естественно, что между векселедателем и плательщиком на момент выдачи векселя должны существовать договорные отношения, позволяющие векселедателю выдать обязательство по уплате плательщиком денежной суммы, указанной в векселе. Но переводной вексель не содержит ссылки на эти договорные отношения, поскольку изначально вексель является ничем не обусловленным обязательством. Переводной вексель требует акцепта – то есть согласия плательщика на уплату денежной суммы, указанной в векселе. Поскольку согласие плательщика погасить вексель вытекает из договорных отношений между векселедателем и плательщиком, то векселедатель несет ответственность перед векселедержателем за выполнение плательщиком обязанности заплатить. И в случае отказа плательщика акцептовать вексель обязанность уплатить по переводному векселю переходит векселедателю. Таким образом, векселедатель по переводному векселю отвечает и за акцепт, и за платеж. По переводному векселю права передаются путем совершения на нем передаточной надписи. Такая передаточная надпись называется индоссаментом. Лицо, передающее сои права по векселю, называется индоссатором, а лицо, приобретающее права по векселю, называется индоссатом. Индоссамент отражается на обратной стороне векселя. Учреждения банка ведут учет векселей, в котором показывается передача или продажа векселедержателем векселей банку по индоссаменту до наступления срока платежа по векселю и получение указанной в векселе суммы за вычетом процента, причитающегося банку (учетный процент, дисконт).

Вексельное обращение – сложная форма расчетов, которая требует участия в ней не только бухгалтеров, но и банковских работников, юристов, нотариусов.

Вопрос. Какие документы необходимо представить в банк для открытия валютного счета?

Ответ. Для открытия валютного счета организация должна представить в банк документы, аналогичные тем, что и при открытии расчетного счета:

• заявление с просьбой об открытии валютного счета;
• документы о регистрации организации;
• копии учредительных документов;
• карточку с образцами подписей распорядителей средств и оттиском печати;
• документы о постановке на налоговый учет;
• документы о регистрации в качестве плательщика страховых взносов в государственные внебюджетные фонды.

После проверки всех представленных документов банк оформляет распоряжение на открытие валютного счета, и между банком и организацией заключается договор на расчетно-кассовое обслуживание.

Вопрос. Чем отличаются понятия “курсовые“ и “суммовые“ разницы?

Ответ. В связи с тем, что бухгалтерский учет в России ведется в едином денежном измерителе – рублях, возникает необходимость в пересчете конкретных сумм иностранной валюты в рубли при отражении в учете валютных операций, в результате которого возникают суммовые и курсовые разницы.

Суммовая разница образуется тогда, когда по условиям договора денежное обязательство одной стороны подлежит оплате в рублях в сумме, эквивалентной определенной сумме в иностранной валюте (или в условных единицах). Таким образом, суммовые разницы связаны с рублевыми обязательствами, выраженными в иностранной валюте, а не с валютными обязательствами. Суммовые разницы могут возникать, например, на счетах расчетов, где отражаются денежные обязательства в рублях на дату их возникновения и затем показывается фактическая сумма в рублях, полученная или уплаченная на день платежа. Появившаяся суммовая разница корректирует или стоимость полученного имущества, или стоимость полученных средств за проданную продукцию (работы, услуги).

Курсовая разница, согласно ПБУ 3/2000, представляет собой разницу между рублевой оценкой валютного актива или обязательства по курсу на дату расчета либо дату составления отчетности и рублевой оценкой его на дату принятия к бухгалтерскому учету в отчетном периоде или дату составления отчетности за предыдущий отчетный период. Таким образом, курсовые разницы возникают в связи с изменением официального курса за период между датой совершения хозяйственной операции и датой расчетов по ней.

Вопрос. По каким счетам бухгалтерского учета возникают курсовые разницы?

Ответ. Курсовые разницы возникают в связи с изменением официального курса за период между датой совершения хозяйственной операции и датой расчетов по ней. Бухгалтерский учет валютных операций и валютных ценностей ведется в основном в той же системе счетов, что и учет в рублях. Но активы и обязательства в иностранной валюте необходимо отражать обособленно на специальных субсчетах, открываемых к синтетическим счетам. Некоторую особенность имеет учетное отражение денежных средств в иностранной валюте. Каждый валютный счет обычно ведется в одной иностранной валюте, выбранной самой организацией при его открытии. При списании или зачислении на счет валюты, отличной от избранной для счета, банк самостоятельно производит конверсию (согласно условиям, указанным в договоре организации с банком). Конверсия одной валюты в другую производится по действующему на день совершения операции курсу международного валютного рынка. Возникающие курсовые разницы покрываются за счет клиента – владельца счета.

Для учета операций по валютному счету используется активный синтетический счет 52 «Валютные счета». По дебету этого счета отражается остаток иностранной валюты на начало месяца, зачисления сумм в течение месяца и остаток

неиспользованной валюты на конец месяца. По кредиту отражается списание валютных средств. К синтетическому счету 52 «Валютные счета» открывают отдельные субсчета: «Валютные счета внутри страны», «Валютные счета за рубежом», которые являются текущими счетами организации, используемыми для хранения и использования средств, остающихся после обязательной продажи валютной выручки и совершения иных экспортно-импортных операций.

В бухгалтерском учете возникающие курсовые разницы относятся на финансовые результаты организации. Возникающие курсовые разницы относятся на счет 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетами денежных средств или расчетов; положительные отражаются по кредиту этого счета, а отрицательные – по дебету.

Исключение из такого порядка составляют курсовые разницы, возникающие при учете операций, связанных с формированием уставного капитала. Под курсовой разницей, связанной с такими операциями, признается разность между рублевой оценкой задолженности учредителя (участника) по вкладу в уставный капитал, оцененному в учредительных документах в иностранной валюте на дату подписания этих документов, и рублевой оценкой этой задолженности на дату поступления сумм вкладов. Такие курсовые разницы изменяют сумму добавочного капитала организации и учитываются на самостоятельном счете 83 «Добавочный капитал».

Вопрос. Как и когда отражаются в бухгалтерском учете курсовые разницы?

Ответ. Курсовые разницы отражаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата расчета или за который составлена бухгалтерская отчетность.

В бухгалтерском учете возникающие курсовые разницы относятся на финансовые результаты организации. Возникающие курсовые разницы относятся на счет 91 «Прочие доходы и расходы» в корреспонденции со счетами денежных средств или расчетов; положительные отражаются по кредиту этого счета, а отрицательные – по дебету.

Исключение из такого порядка составляют курсовые разницы, возникающие при учете операций, связанных с формированием уставного капитала. Под курсовой разницей, связанной с такими операциями, признается разность между рублевой оценкой задолженности учредителя (участника) по вкладу в уставный капитал, оцененному в учредительных документах в иностранной валюте на дату подписания этих документов, и рублевой оценкой этой задолженности на дату поступления сумм вкладов. Такие курсовые разницы изменяют сумму добавочного капитала организации и учитываются на самостоятельном счете 83 «Добавочный капитал».

Вопрос. Как производится покупка и продажа иностранной валюты?

Ответ. Продажа. Законодательством РФ предусмотрена обязательная и необязательная (свободная) продажа иностранной валюты. Все организации-экспортеры на территории России обязаны продавать валютную выручку в установленном законодательством размере (на 2001 год – 75%) в течении семи дней со дня ее поступления на транзитный валютный счет. В суму продаваемой валюты входят все поступления на счет организации, включая предварительную оплату и суммы авансов, за исключением полученных кредитов и начисленных по ним процентов; взносов в уставный капитал; доходов (дивидендов), полученных от участия в деятельности (капитале) других организаций; поступлений от продажи акций, облигаций, а также доходов по ним. Необходимо иметь в виду, что до момента обязательной продажи валюты организация может оплачивать с транзитного валютного счета:

• транспортировку,
• страхование и экспедирование груза по территории иностранных государств и в международном транзитном сообщении,
• таможенные сборы и пошлины в иностранной валюте,
• комиссионные вознаграждения банку за осуществление платежей с транзитного валютного счета,
• комиссионные вознаграждения посредническим организациям по экспортному контракту.

Оставшиеся валютные средства (после обязательной продажи) перечисляются на текущий валютный счет и могут расходоваться на различные цели.

Для определения финансовых результатов (прибыли или убытка) от обязательной продажи валюты используется счет 91 «Прочие доходы и расходы». По дебету этого счета отражается стоимость иностранной валюты по курсу ЦБ России на день продажи и кассия банку, а по кредиту – показывается сумма в российской валюте, полученная за проданную иностранную валюту. В бухгалтерском учете операции по обязательной продаже валюты отражаются так:

— на основании выписки банка с транзитного валютного счета о поступлении выручки от иностранного покупателя

Д-т 52 «Валютные счета»

К-т 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;

— на основании выписки банка – перечисление валюты для продажи

Д-т 57 «Переводы в пути»

К-т 52 «Валютные счета»;

— на основании расчета бухгалтерии списание рублевого эквивалента проданной валюты оформляется проводкой

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы»

К-т 57 «Переводы в пути»

— зачисление рублевого эквивалента валютной выручки

Д-т 51 «Расчетные счета»

К-т 91 «Прочие доходы и расходы»;

— оплата комиссионных расходов, связанных с продажей валюты

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы»

К-т 52 «Валютные счета»;

— Выявление финансового результата от продажи валюты производится на счете 91 «Прочие доходы и расходы».

Свободная продажа валютной выручки производится с текущих валютных счетов и отражается в системе бухгалтерского учета аналогичным порядком.

Покупка. Но организации могут не только продавать, но и покупать иностранную валюту. При покупке валюты в системе счетов бухгалтерского учета делаются записи:

— на сумму перечисленных денежных средств на приобретение валюты

Д-т 57 «Переводы в пути»

К-т 51 «Расчетные счета»;

— на сумму купленной иностранной валюты

Д-т 52 «Валютные счета», субсчет «Валютные счета внутри страны» или субсчет «Валютные счета за рубежом»

К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;

— на списание рублевого эквивалента купленной валюты

Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

К-т 57 «Переводы в пути»;

— начисление комиссионного вознаграждения банку

Д-т 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу»

К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;

— выявление финансового результата от покупки валюты:

— на прибыль

Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

К-т 91 «Прочие доходы и расходы»;

— на убытки

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы»

К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».