Характеристика информационного и технического обеспечения предприятия

Во время прохождения практики в ООО «БДУ «ЯрД» в отделе информационных технологий я занималась изучением и анализом программного обеспечения управления предприятием. Мною была проведена исследовательская работа по анализу используемого программного обеспечения предприятием, с целью повышения качества его деятельности.

Для оптимизации повседневной работы по управлению предприятием в компании используются современные программные продукты и информационные системы.

Обработка экономической информации в ООО «БДУ «ЯрД» осуществляется в каждом отделе компании по-своему.

С помощью Excel осуществляется создание таблиц с данными о предоставляемых местах для рекламы. На основании введенных формул осуществляется анализ потенциально эффективных мест рекламы с учетом всех факторов. Также составляются сводные таблицы. Сводные таблицы умеют выделять различную информацию из имеющихся исходных таблиц, группировать ее нужным образом, рассматривать данные в любых аналитических разрезах, просто перетаскивая мышью нужные поля, консолидировать сведения из разных таблиц или баз данных.

На базе Excel построены пакетные прикладные программы (ППП), например 1С.

Отдел продаж и коммерческий отдел осуществляют работу с клиентами. Реализация продукции и рекламных товаров осуществляется в 1С Бухгалтерия 8 по схеме представленной на рис.13.

Рис. 13 Схема документооборота в отделе продаж

Отпуск товаров и услуг покупателю регистрируется в информационной базе с помощью документа "Реализация товаров и услуг» (Рис.14).

Рис.14 Экранная форма документа «Реализация товаров и услуг»

Из экранной формы данного документа получается несколько вариантов печатных форм, а также формируются с ним документы (счет-фактуру, приходный кассовый ордер и др.).

Программа обеспечивает автоматический расчет стоимости списания товаров, услуг и материалов.

В то же время стоимость списания товаров при реализации товаров и услуг (так же как и стоимость списания материалов при передаче в производство) можно указать явно. При проведении документа указанная сумма не будет изменена.

Выпускающий отдел осуществляет документооборот с помощью «1С: Бухгалтерия 8.2».

"1С:Бухгалтерия 8.2" позволяет учитывать производственные процессы от момента передачи материалов в производство до выпуска рекламной продукции.

Схему работы технического отдела можно представить выходными формами представленными на рис.15.

			Авансовый отчет

	Инвентаризация
		Акт об оказании услуг производственного характера

Рис. 15 Схема документооборота технического отдела

Для регистрации факта передачи материалов в производство используется документ "Требование-накладная" (рис.16)

Рис. 16 Экранная форма документа «Требование-накладная»

Итоги работы отдела ежедневно вводятся в информационную базу документом "Отчет за смену".

В этом документе на закладке "Продукция" перечисляются сведения о выпущенной продукции, а на закладке "Материалы" - сведения о материалах, использованных на производство. Чтобы сведения о материалах можно было заполнять автоматически, нужно использовать спецификации.

На закладке "Услуги" можно указать сведения о "внутренних" услугах, оказанных другому подразделению предприятия.

Документ "Отчет за смену" позволяет отразить в бухгалтерском учете возвратные отходы.

Особым видом производственного процесса является оказание услуг производственного характера. Результаты такого особого производственного процесса вносятся в информационную базу документом "Акт об оказании услуг производственного характера" (рис.5) Одна из функций этого документа — регистрация расхода материалов, связанных с оказанием услуг производственного характера.

Рис.17 Экранная форма документа «Акт об оказании услуг производственного характера»

Поступление на склад возвратных отходов производства регистрируется документом "Оприходование материалов из производства".

В конце месяца расчетные остатки материалов в незавершенном производстве в ООО «БДУ «ЯрД» корректируются документом "Инвентаризация ".

Юридический отдел помимо текстового редактора Word использует в своей работе справочно-правовую программу Гарант. С помощью системы Гарант можно выяснить какая именно редакция документа действовала в интересующий пользователя момент времени.

Рис. 18. Поиск редакции документа в системе ГАРАНТ

Система ГАРАНТ Платформа F1 своевременно "сообщает" о произошедших изменениях в документах, поставленных на контроль. Как правило, к ним относятся кодексы и основополагающие законы, акты отраслевых министерств, агентств и служб, некоторые аналитические материалы.

Контекстные фильтры обеспечивают существенное ускорение выбора необходимых элементов в списках значений. В любой справочной правовой системе существуют заранее созданные разработчиками списки реквизитов, которые используются при составлении поисковых запросов. Например, в системе ГАРАНТ предусмотрены списки значений реквизитов документов, ситуаций, разделов Правового навигатора и др.

Наилучшим способом решения задачи выбора нужных элементов в списках значений является контекстный фильтр. В отличие от контекстного поиска он позволяет одновременно отображать все соответствующие введенному контексту значения. Кроме того, в результате применения контекстного фильтра список сокращается - в нем остаются только нужные названия реквизитов, ситуаций или разделов классификатора.

С помощью Структуры документа осуществляется быстрый переход к нужным нормам, таблицам, рисункам и другим частям документа. Изучать объемные документы намного легче, когда можно одновременно работать с текстом документа и его оглавлением (Рис.19).

Рис.19 Структура документа

Структура документа и сам документ размещаются на одном экране. Для удобства работы любой переход внутри Структуры вызывает синхронное перемещение в документе. Таким образом, выбирая в оглавлении документа определенную ссылку, можно сразу увидеть в окне документа соответствующий этой ссылке объект.

Бухгалтерия осуществляет расчеты с клиентами как наличными так и безналичными платежами. "1С:Бухгалтерия 8.2" содержит подсистему учета денежных средств предприятия, которая обеспечивает формирование денежных документов — платежных поручений, платежных ордеров, кассовых ордеров.

Исходящие документы безналичных денежных платежей формируются как в печатном, так и в электронном виде.

Предусмотрена возможность аналитического учета по статьям денежных средств.

Кассовые операции формируются на основании следующих документов:

u приходный кассовый ордер;

u расходный кассовый ордер;

u авансовый отчет.

Банковские операции формируются на базе:

u платежного поручения;

u выписки банка;

u регистрации счетов-фактур на аванс.

Места хранения безналичных денежных средств предприятия — расчетные счета в банках — отображаются в информационной базе как элементы списка банковских счетов предприятия.

Поступления и списания безналичных денежных средств регистрируются платежными документами.

Платежный документ может быть распечатан в бумажном виде или передан в электронном виде по каналам связи в коммерческий банк с помощью специализированной программы типа «Клиент банка», поставляемой банком.

Кассиру предоставляется возможность автоматизированного формирования кассовой книги.

В бухгалтерии данные о хозяйственной деятельности предприятия в 1С:Бухгалтерии хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих в бухгалтерском учете соответствующую хозяйственную операцию

Операции могут автоматически формироваться документами, такими, как приходный кассовый ордер, расходная накладная и др., или вводиться вручную.

Учет по любому разделу можно вести исключительно с помощью ручных операций, а можно часть операций вводить документами, а часть - вручную.

Для составления бухгалтерской и налоговой отчетности, предназначенной для представления в налоговую инспекцию, внебюджетные фонды и органы статистики, в программе существует набор регламентированных отчетов.

Стандартные отчеты, предназначенные для использования практически в любых организациях и для любых разделов бухгалтерского учета. В основном, они выдают бухгалтерские итоги в различных разрезах для любых указываемых счетов, видов субконто, валют. К стандартным относятся такие отчеты, как «Оборотное- сальдовая ведомость», «Шахматка», «Анализ счета», «Карточка счета» и другие.

Оборотно- сальдовая ведомость (рис.9) для каждого счета содержит информацию об остатках на начало и на конец периода и оборотах по дебету и кредиту за установленный период.

Служба персонала. Кадровый учет организован на базе 1С Бухгалтерия с помощью следующим форм документов: прием на работу в организацию, кадровое перемещение, увольнение из организации, сведения о стаже и заработке.

В информационной базе хранятся сведения, необходимые для периодических расчетов заработной платы и связанных с ней налогов и сборов, в частности, сведения о работниках предприятия.

Для удобства использования кадровые сведения разделены в информационной базе на следующие две категории:

ñ сведения о физических лицах,

ñ служебная информация о работниках предприятия.

К первой категории относятся те сведения о работнике, которые никак не связаны с его должностными обязанностями: паспортные и регистрационные данные, место жительства и др. Ко второй категории отнесены сведения, связанные с выполнением работником конкретных должностных обязанностей: место работы и должность, условия оплаты труда и др.

Подобное разделение сведений о работниках не создает никаких неудобств при их использовании, но в то же время исключает необходимость повторного ввода информации о работнике как о физическом лице в случае регистрации его повторного приема на работу в качестве совместителя.

Первоначально сведения о работнике вводятся в информационную базу документом оформления его приема на работу.

Изменения сведений о работнике — кадровые перемещения, новые условия оплаты труда, увольнение работника — также вводятся документами.

Для просмотра сведений по работникам организации можно использовать форму "Управление данными работника".

Форма позволяет быстро посмотреть всю информацию по конкретному работнику: кадровые данные; плановые начисления и удержания; документы по работнику; сведения о начисленной зарплате, расчетный листок; налоговые карточки по НДФЛ и ЕСН.

Прямо из этой формы можно зарегистрировать нового работника или новый документ.

Для автоматизации работы с внутренними документами и корреспонденцией в компании применяется программный продукт реализован на платформе "1С:Предприятие 8.2" и представляет собой тиражное решение для работы с факсограммами, телефонными звонками, письмами, приказами, договорами и любыми другими документами организации.

Основными объектами учета в системе являются электронные документы, которые могут являться как электронными копиями первичных документов, так и самостоятельными документами - "Сообщением", "Задачей", "Поручением" и т.д.

В системе электронные документы размещаются в каталогах, объединенных в иерархическую структуру, что позволяет хранить отдельно документы разного вида или назначения. Назначение прав доступа к каталогам позволяет легко организовать доступ сотрудников только к тем документам, работа с которыми входит в их должностные обязанности. Работники бухгалтерии, например, работают со счетами, накладными и доверенностями, работникам отдела кадров доступны кадровые приказы, а также анкеты сотрудников и соискателей вакансий. Для работы с персональными документами у каждого пользователя системы имеется свой персональный каталог "Личные папки", доступный только ему одному. В этом каталоге расположены предопределенные папки "Входящие", "Исходящие" и "Отправленные", которые используются системой для автоматического размещения документов. Письма, полученные пользователем по электронной почте, и документы, переданные ему на рассмотрение, автоматически помещаются в папку "Входящие". В папке "Исходящие" находятся письма, подготовленные к отправке по электронной почте, и исходящие документы. Отправленные документы помещаются в папку "Отправленные".

Для хранения контактной и служебной информации о контрагентах, а также для организации отборов в списках документов и группировки информации в отчетах используется справочник "Контрагенты". Список внутренних адресов электронной почты организации хранится в справочнике "Адресная книга".

Фактически система предоставляет пользователям среду для работы с электронными документами и электронными копиями первичных документов, которая содержит возможности для организации персональных и общих библиотек, для каталогизации и классификации документов, для хранения структуры взаимосвязей и данных о состоянии документов, а также для поиска по реквизитам и содержанию.

Для писем электронной почты, заданий, сообщений или заметок, событий или обсуждений в системе предусмотрены специальные формы.

Ввод в систему описания и значений реквизитов официальных документов выполняется с помощью формы "Регистрация документа". К электронному документу прикрепляется файл, полученный в результате сканирования первичного документа и последующего распознавания, или файл, созданный с помощью специализированной программы-редактора.

В процессе регистрации выполняется размещение документа в необходимом каталоге - в личной папке, в общей папке или в каталоге файлов. Размещение документа в календарном графике позволяет запланировать выполнение каких-либо действий или обработку документа на определенную дату и время.

После размещения в системе электронный документ становится доступен для выполнения различных операций - передача от одного пользователя к другому, размещение в очереди обработки, присоединение других документов и файлов, контроль исполнения и др.

Обработка документов в системе упорядочена в соответствии с формализованными схемами бизнес-процессов организации. При регистрации документа для него назначается последовательность обхода ответственных лиц, каждое из которых выполняет то или иное действие по обработке и передает документ дальше по маршруту обхода.

Для особо важных первичных документов в системе предусмотрен учет по местам хранения. После регистрации первичного документа с помощью служебного документа "Перемещение" в систему вводится информация о его физическом местонахождении. Каждое последующее перемещение документа, выдача его в подотчет или возврат из подотчета, передача контрагенту, списание или ликвидация должны отражаться посредством отдельных документов "Перемещение" с указанием вида соответствующей операции.

С помощью "Отчета о хранении" можно получить общие количественные остатки документов в разрезе мест хранения, складских ячеек или подотчетных лиц, а также отследить каждый документ и его перемещение по отдельности.

В системе предусмотрен контроль исполнения документов. Для документа, работу с которым необходимо контролировать, вводятся контрольные даты, а также информация, позволяющая проконтролировать исполнение. Получить список неисполненных заданий можно с помощью отчета "Контроль исполнения". Отчет "Анализ исполнительской деятельности" обеспечивает анализ общего состояния исполнения документов.

Отдел информационных технологий осуществляет модернизацию приобретенных программ под особенности деятельности компании, а также осуществляет текущее обслуживание информационных систем.

Рассмотрим права, обязанности, отвественность IT-менеджера, применяющего в своей деятельности программное обеспечение для рационализации управления на предприятии.

IT-менеджер:

1. Определяет задачи внедрения информационной системы, направления разработки и применения информационной системы.
2. Осуществляет выбор оптимального сочетания потребностей пользователей и возможностей информационной системы.
3. Разрабатывает методологическую основу информационной системы.
4. Организует подготовку проектной документации, сметы расходов на информационную систему и ее функционирование.
5. Организует договорную работу с поставщиками (подрядчиками) информационной системы.
6. Руководит работами по настройке и поддержке информационной системы.

Осуществляет:

1. Контроль и установку программного обеспечения (software control & distribution).
2. Планирование ресурсов (capacity management).
3. Управление заявками пользователей на обслуживание (incident management).
4. Управление изменениями (change management):

— управление запросами на изменения (RfC);

— подтверждение и планирование изменений;

— управление приоритетами запросов.

1. Управление составом ИС (сonfiguration management):

— контроль инфраструктуры посредством поддержки адекватных данных обо всех необходимых ресурсах;

— предоставление текущего статуса и истории каждого элемента инфраструктуры;

— взаимосвязь элементов инфраструктур.

6. Управление надежностью (availability management).

7. Устранение нарушений работы сервисов (problem management).

8. Обеспечивает бесперебойное функционирование системы и принимает оперативные меры по устранению возникающих в процессе работы нарушений.

9. Осуществляет прогнозирование изменений в автоматизации предприятия и разрабатывает меры упреждающего управления.

10. Осуществляет руководство разработкой инструкций, методических и нормативных материалов по использованию и эксплуатации информационной системы.

11. Подготавливает отчеты, предложения по модернизации информационной системы.

IT-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.

3. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и самостоятельных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IT-менеджер несет ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.