Закрытие контракта

Основными этапами закрытия контракта являются:

· проверка финансовой отчетности;

· паспортизация;

· выявление невыполненных обязательств;

· завершение невыполненных обязательств;

· гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

Проверка финансовой отчетности включает проверку финансовой отчетности заказчика и подрядчика.

Проверка финансовой отчетности заказчика включает:

· проверку полноты выписки фактуры на весь объём завершенных работ;

· согласование полученных платежей с представленными счетами фактурами;

· проверку наличия документации по изменениям;

· контроль суммы удержаний, произведенных заказчиком.

Проверка финансовой отчетности исполнителя включает:

· проверку платежей поставщикам и субподрядчикам;

· соответствие суммы заказов закупкам по накладным поставщиков;

· выявление просроченных платежей поставщику;

· подтверждение соответствующих удержаний.

Результаты такой проверки позволяют получить данные для подготовки окончательных финансовых отчетов по проекту.

Паспортизация представляет собой один из важных элементов организации закрытия контракта и заключается в регистрации заказчиком ранее предоставленной ему документации. В качестве последней могут выступать: документация, характеризующая технические условия используемого сырья и материалов, сертификаты и др. При правильном управлении инвестиционным процессом вопросы паспортизации решаются своевременно, а не только на этапе закрытия контракта.

Невыполненные обязательства должны быть завершены полностью на этапе закрытия контракта, их выявление также должно осуществляться своевременно.

В результате проверки устанавливаются:

· объёмы работ, не требующие дополнительных усилий и готовые к закрытию;

· объёмы работ, требующие завершения для выполнения договорных обязательств.

На этапе завершения невыполненных обязательств предпринимаются усилия для исправления брака и устранения недоделок. В случае, если эти усилия являются дорогостоящими и длительными, руководитель проекта должен урегулировать проблемы с заказчиком путем уступок с его стороны в отношении некоторых требований или уплаты штрафа.

При окончательных расчетах учитывается экономия или перерасход денежных средств на проект. Если в процессе работы подрядчик сократил издержки производства по каким-либо работам по сравнению с контрактной ценой, он получает вознаграждение.

Гарантийное обслуживание осуществляется после закрытия контракта не командой проекта, а функциональной группой, ответственной за гарантийное обслуживание. Этой группе передаются:

· техническая информация;

· оборудование и инструменты;

· средства обучения персонала;

· руководство по эксплуатации;

· комплект рабочей документации;

· результаты испытаний;

· материалы и информация от предприятий поставщиков.

Условия гарантийного обслуживания оговариваются в контракте.