ВВЕДЕНИЕ. 1.1 Основы управления и содержание деятельности руководителя

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ

1.1 Основы управления и содержание деятельности руководителя

1.2 Определение, сущность и значение информации

1.3 Информационное обеспечение деятельности руководителя

Глава 2. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

2.1 Общая характеристика объекта анализа

2.2 Анализ системы информационного обеспечения деятельности руководителя

2.3 Анализ материально-технического оснащения информационного обеспечения принятия решений

Глава 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

3.1 Рекомендации и предложения по совершенствованию информационного обеспечения деятельности руководителя

3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Логика развития экономических процессов в России, ограниченность финансовых средств, отсутствие инвестиций ставят труднейшие задачи перед предприятиями. Резкие колебания конъюнктуры спроса на рынке при жесткой конкуренции напрямую влияют на принятие управленческих решений.

Для уменьшения степени риска при принятии решений необходимо иметь оперативную информацию о состоянии материальных, денежных и людских ресурсов на текущий момент, об узких местах, куда нужно направлять средства. В условиях многономенклатурного и наукоемкого производства все эти проблемы невозможно решить без эффективной организации сбора и обработки информации.

Актуальность темы. Для принятия эффективных управленческих решений в условиях проводимых реформ требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и развития местного самоуправления, но и порой средство выживания в условиях экономической нестабильности.

Информационное обеспечение деятельности руководителя – это связь информации с системами управления организацией и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности организации на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями организации осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.

В свою очередь, высокоэффективное управление на основе достоверной информации должно привести к улучшению ряда основных социально-экономических показателей деятельности органов местного самоуправления:

· к повышению качества принимаемых решений администрацией, что напрямую связано с качеством жизни в муниципальном образовании;

· к снижению объемов и оптимизации расходов;

· к увеличению качества и количества оказываемых услуг;

· к сокращению временных издержек со стороны местного сообщества на обращение к власти.

С середины 80-х годов огромное внимание уделяется возможностям получения стратегических и конкурентных преимуществ путем использования компьютерных технологий в качестве основного средства обработки, хранения и анализа информации и поставщика информационного обеспечения.

Работа носит междисциплинарный характер, так как исследование производилось с учетом того, что необходимой подсистемой в информационном обеспечении деятельности руководителя в рамках анализа является его документационное обеспечение, и основной результат его информационной деятельность есть документ (приказ) – документирование принятого решения.

Документирование— это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Документационное обеспечение руководителя – сфера, охватывающая вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления, основная цель -информационное обеспечение управления.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Теоретико-методологическую основу исследования составили: системный подход к управлению развитием и функционированием систем (В.Г. Афанасьев, И.В. Блауберг, Г.Н. Сериков, Э.Г. Юдин), междисциплинарный (Б.С. Гершунский, Э.Н. Полонский, Степанова Е. Е., Хмелевская Н. В) и информационный (Р.Ф. Абдеев, Ю.М. Горский) методологические подходы; теории управления организацией (М. Альберт, М. Мескон, Ф. Хедоури, О.С. Виханский, В.Д. Маркова, С.А. Кузнецова, А.Н. Люкшинов, В.И. Сергеев, Е.А. Фролов). Значительное влияние исследование оказали: теория и технология проектирования системы управления качеством на основе использования новых информационных технологий (Д.Ш. Матрос, И.В. Роберт, Б.Е. Стариченко) и организации мониторинговых исследований (А.С. Белкин, А.И. Севрук); работы, концепции построения информационных систем (Ю.Ф. Гаврилин, Н.В. Макарова, А.В. Могилев, Н.И. Пак, Е.К. Хеннер), представление о структуре информационной системы как совокупности обеспечивающих подсистем (Ф.С. Воройский, Н.В. Макарова).

Как видно из представленного материала на данный момент анализируемая проблема в изложенном ключе частично рассматривается рядом дисциплин и теоретических воззрений, но интегрированного, общего подхода в исследуемом ракурсе нет.

В ходе написания работы были изучены труды специалистов в области документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцента, кандидата исторических наук Л.В. Санкиной, доцента, кандидат исторических наук Т.А. Быковой, доцента, кандидата исторических наук Л.М. Вяловой и других авторов.

В книге профессора Т.В. Кузнецовой Делопроизводство (документационное обеспечение управления) изложены требования к составлению, оформлению документов и работе с ними на основе последних законодательных правовых и нормативно-методических аспектов, в том числе ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2005 и ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006, Типовых регламентов работы федеральных органов исполнительной власти. В специальную главу выделены особенности работы с кадровыми документами с учетом изменений и дополнений к «Трудовому кодексу, внесенным Федеральным законом 30.06.2006 и ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006.

В учебнике Делопроизводство: доцента, кандидат исторических наук Т.А. Быковой, доцента, кандидата исторических наук Л.М. Вяловой, и доцента, кандидата исторических наук Л.В. Санкиной, под ред. проф. Т.В. Кузнецовой, освещаются вопросы регламентации делопроизводства и организации работы с официальными документами[1].

Для написания данной дипломной работы привлекались следующие законодательные акты:

· Конституция Российской Федерации[2]. Принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 г. Статья 41 гласит, что каждый имеет право на охрану здоровья и медицинскую помощь. Медицинская помощь в государственных и муниципальных учреждениях здравоохранения оказывается гражданам бесплатно за счет средств соответствующего бюджета, страховых взносов, других поступлений.

· Гражданский кодекс Российской Федерации определяет понятие юридического лица, состав учредительных документов юридического лица и порядок его государственной регистрации, а также органы управления юридического лица[3].

· Трудовой кодекс Российской Федерации[4], в котором законодатель устанавливает государственные гарантии трудовых прав граждан, создает благоприятные условия труда, защищает права и интересы работников и работодателей.

· Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»[5]. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования.

· Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»[6] его целью является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

· Постановление Правительства Российской Федерации 15 июня 2009 г N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"[7]. Правила вступили в силу 2 июля 2009 г.

Правила, в отличие от Типовой инструкции, утверждены Постановлением Правительства РФ, это более высокий нормативный правовой документ, обязательный для исполнения. С внесением Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 изменений в Типовые регламенты, они приведены в полное соответствие со ст. 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003[8]. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов и бланков документов, рекомендации по оформлению реквизитов документов и бланков документов.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)[9] представляет собой документ, отражающий совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях. ГСДОУ включает в себя основные положения, а также общефедеральные, отраслевые и субъектные методические документы по вопросам делопроизводства (ДОУ).

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[10] содержит краткую характеристику основных терминов и определений, используемых в делопроизводстве и архивном деле.

Квалификационный справочник должностей служащих предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления работниками структурных подразделений делопроизводства (ДОУ)[11]. Справочник содержит квалификационные характеристики основных должностей руководителей, специалистов и технических исполнителей, организующих и непосредственно осуществляющих делопроизводство (ДОУ) предприятия. На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты соответствующих должностных инструкций, в том числе для работников.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Муниципальное управление».

Границами исследования и совершенствования в работе являются:

· объект – Администрация города Георгиевска;

· предмет – информационное обеспечение управленческой деятельности руководителя Администрации.

Цель данной работы – предложение комплекса мероприятий направленных на повышение эффективности информационного обеспечения деятельности руководителя.

Для реализации этой цели необходимо решить ряд задач:

- рассмотреть содержание управленческой деятельности;

- определить сущность и значение информации в управленческих процессах;

- охарактеризовать информационное обеспечение деятельности руководителя;

- дать характеристику объекту исследования;

- проанализировать информационное обеспечение деятельности руководителя;

- разработать ряд мероприятий по совершенствованию информационного обеспечения деятельности руководителя.

Методологической основой исследования является диалектическая теория научного познания. При подготовке работы использовались методы логического, сравнительного и системного анализа. Дипломная работа базируется на теоретических положениях, разработанных современными теоретическими основами информации и управления, закономерностях использования информационного обеспечения и компьютерных технологий в деятельности руководителя, признанных в мировой практике.

Эмпирическая основа исследования построена на статистической информации и нормативных актах Российской Федерации. Источниками статистических материалов служили публикации государственных статистических организаций; нормативные акты и документы Администрации и органов местной статистики. Значительные массивы данных получены со страниц названных источников во всемирной компьютерной сети Интернет.

Практическая значимость исследования определяется тем, что в ходе анализа рассмотрены основные составляющие информационного обеспечения деятельности руководителя Администрации малого муниципального образования России, а результаты дипломного исследования преломлены в конкретные рекомендации, применимые в российской практике.

Проведенный анализ помогает выделить общие и специфические особенности организации информационного обеспечения руководителя, присущие малым муниципальным образованиям. Полученные выводы позволяют более адекватно оценивать сущность процесса функционирования информации в принятии решений и управлении организацией, точнее оценить тенденции его развития.

Структура работы: работа состоит из введения, трех глав и заключения.

Во введении сформулированы цель и основные задачи исследования, а также методы анализа, рассмотрен подход к проблеме.

В первой главе выявлены теоретико-методологические основы информационного обеспечения деятельности руководителя, проведена работа по выделению основных положений анализа.

Во второй главе проанализирована структура информационного обеспечения деятельности руководителя: информационные потоки, информационные ресурсы, документооборот и техническая составляющая предмета исследования.

В третьей главе предложены пути повышения эффективности информационного обеспечения деятельности руководителя.

Заключение содержит практические выводы по данной дипломной работе.