Лабораторная работа №4. Обследование информационных потоков предприятия

Информационные потоки организации – предмет наиболее пристального внимания разработчика информационных систем. Под информационными потоками понимаются как документы, имеющие четко установленную форму, зафиксированные на бумажном или электронном носителе, так и любая другая информация, которая участвует в работе организации и может передаваться устно, по электронной почте или другими способами.

Для описания информационных потоков рассматриваемой вами организации постройте диаграмму потоков данных, используя нотацию Гейна-Сарсона (Таблица 3).

Таблица 3 – Нотация диаграммы потоков данных Гейна-Сарсона

Графическое обозначение	Описание элемента диаграммы
	Функция
	Поток данных
	Хранилище данных
	Внешняя сущность

Под функцией в зависимости от уровня детализации рассматриваемой организации могут пониматься сама организация (в контекстной диаграмме), ее подразделения и процессы, протекающие в подразделениях. Соответственно элементы типа «функция» (функциональные блоки) именуются как название организации, название подразделения или как название процесса. Элементы типа «функция» рассматриваются как преобразователи входящих потоков данных в исходящие.

Под потоком данных понимается любая информация, поступающая в организацию, возникающая в организации, передаваемая из организации. Примеры именований потоков данных: договор, заявка, данные о клиенте, детали заказа и т.п. Следует избегать одинаковых названий для потоков, имеющих разную природу или структуру. Например, если в вашей организации существует несколько видов заявок, разных по структуре и по назначению, следует уточнить это в их названиях – заявка на подключение к ресурсам сети, заявка на выполнение ремонтных работ и т.п. Если структура потоков одинакова, но различны природа или их свойства, это тоже стоит отразить в названии – например, заказ в бумажном виде и заказ в электронном виде. Потоки данных изображаются в виде стрелок, соединяющих функциональные блоки между собой или функциональные блоки с внешними сущностями или хранилищами. При этом стрелки могут начинаться и заканчиваться в любой части блока, могут быть двунаправленными.

Внешние сущности обеспечивают рассматриваемую организацию (систему) необходимыми входными потоками и/или являются приемниками для ее выходных потоков. Внешней сущностью может быть объект, организация, находящиеся за пределами рассматриваемой организации. Если предметом исследования является не вся организация целиком, а только одно ее подразделение, допускается в качестве внешних сущностей обозначать другие подразделения организации. Если рассматриваемая организация взаимодействует с множеством внешних сущностей, то их следует типизировать. Например, организация работает с разными поставщиками продуктов. Не стоит на диаграмме потоков данных выделять каждого поставщика продуктов – достаточно обозначить обобщенную внешнюю сущность «поставщик продуктов».

Под хранилищами данных в диаграммах потоков данных понимают потоки данных, находящихся в состоянии хранения. Не нужно путать эти элементы диаграммы с технологией хранилищ данных Data Warehouse на основе многомерного представления данных. Под хранилищем данных может пониматься, как часть базы данных, хранящей определенную информацию, так и бумажный архив. Именуются хранилища данных так же, как и входящие в них потоки во множественном числе, например, заказы, заявки, договоры и т.п. Как правило, хранилища не изображаются на контекстных диаграммах, а изображаются на диаграммах потоков данных нижнего уровня, когда описываются детали и особенности выполнения тех или иных процессов организации.

Определите все внешние сущности (организации, объекты), с которыми ваша организация обменивается информационными потоками, и состав информационных потоков. При определении информационных потоков используйте материалы лабораторной работы №3, в которой описаны результаты каждой выполняемой в организации работы. Отобразите их на контекстной диаграмме потоков данных. Пример контекстной диаграммы потоков данных для Департамента организации составления и исполнения федерального бюджета Министерства финансов Российской Федерации представлен на рисунке 3. Обратите внимание, что в примере другие департаменты министерства представлены как внешние сущности наравне с внешними организациями.

Рисунок 3 – Пример диаграммы потоков данных. Контекстный уровень

Определите, в какие подразделения рассматриваемой вами организации поступают выявленные вами входящие потоки данных и из каких подразделений перемещаются во внешние сущности исходящие потоки. Определите, какими информационными потоками обмениваются подразделения внутри рассматриваемой вами организации. Постройте диаграмму потоков данных следующего уровня (см. Рисунок 4).

Рисунок 4 - Пример диаграммы потоков данных. Первый уровень

Обратите внимание, что на диаграмме следующего уровня присутствуют все информационные потоки, которые были изображены на контекстной диаграмме. Во избежание путаницы не допускайте различного именования одних и тех же потоков данных в разных диаграммах (например, потоки «заявка» и «заявка на подключение» формально считаются разными потоками).

Определите характеристики выделенных вами информационных потоков: источники, приемники, интенсивность (количество поступающих документов или информационных сообщений в единицу времени), вид информационного потока (электронный, бумажный, устный). Оформите результат в виде таблицы (Таблица 4).

Таблица 4 - Пример описания характеристик информационных потоков

Проанализируйте полученную таблицу. Какие информационные потоки наиболее интенсивны? Какие информационные потоки имеют только бумажный или устный вид? Имеет ли смысл перевести их в электронный вид? Следует учесть, что устные сообщения формировать быстрее, и иногда формализация документооборота может привести к излишней бюрократизации и медлительности. Кроме того, через устные сообщения сотрудники могут реализовывать свою потребность в общении, без удовлетворения которой они будут чувствовать дискомфорт.

Обратите внимание на информационные потоки, которые попадают сразу в несколько функциональных блоков или выходят из блока без изменения. Подобные симптомы идентифицируют эти информационные потоки как информацию общего доступа. Возможно, следует задуматься о способах ее централизованного распространения. В примере (см. Рисунок 4) этими потоками являются «Отчеты об исполнении федерального бюджета», «Отчеты структуре налогооблагаемой базы по видам налогов», «Проект федерального бюджета», «Прогноз доходов федерального бюджета».

Результаты анализа информационных потоков оформите в виде выводов.