Комунікації в менеджменті

Інформація та її роль в менеджменті.

Базою комунікацій є ефективне інформаційне забезпечення.

Інформація – це сукупність повідомлень, які відображають конкретний бік явища, події, виробничо-господарської діяльності.

Інформацію можна класифікувати за ознаками:

За повнотою охоплення явища:

Повна

Часткова

надлишкова

За напрямком руху:

Вхідна

Вихідна

За періодом дії:

Разова

Періодична

Довгострокова

За змістом:

Фінансова

Планово-економічна

Бухгалтерська

Технологічна

Адміністративна

Довідкова

За рівнем доступності

Відкрита

Виключно для службового користування

Секретна

За способом передавання

Усна

Графічна

Комбінована

За рівнем достовірності

Достовірна

Недостовірна.

За місцем у менеджменті:

Службово-інформаційна (службові листи, записки, акти)

Розпорядча (накази, розпорядження, вказівки, постанови, інструкції)

Спеціальна (фінансова, економічна, планова, бухгалтерська, звітна).

В Україні працює ЗУ «Про інформацію» (від 02.10ю92 р №2658 – ХІІ).

Згідно цього ЗУ виокремлено такі види інформації:

Статистична – це офіційна документована державна інформація, що дає кількісну характеристику подій та явищ, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та інших сферах життя країни. Підлягає систематичному офіційному публікуванню.

Масова – це публічно поширювана друкована та аудіо-візуальна інформація.

Інформація державних органів та органів місцевого і регіонального самоврядування – це офіційно документована інформація, яка створюється в процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої, судової влади, органів місцевого і регіонального самоврядування.

Комунікації в менеджменті

Основними джерелами є законодавчі та нормативні правові акти.

Правова інформація – це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про правову систему, джерела, реалізацію, юридичні факти, правовідносини, правопорушення і боротьбу з ними. Джерелами правової інформації є Конституція України, норми і принципи міжнародного права, Кримінальним Кодекс та інші законодавчі правові акти.

Інформація про особу – це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про особу. Основними даними про особу є національність, сімейний стан, адреса, дата і місце народження, освіта, релігійність.

Інформація довідково-енциклопедичного характеру – це систематизовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне та державне життя і навколишнє природне середовище. Основними джерелами є енциклопедії, словники, довідники, путівники, картографічні матеріали.

Соціологічна – це документовані або публічно оголошені відомості про ставлення окремих громадян або соціальних груп до суспільних подій та явищ в процесі фактів, тощо.

Відповідно до ЗУ «Про інформацію» основними принципами інформації є:

Гарантованість права на інформацію;

Відкритість, доступність та свобода її обміну;

Об’єктивність інформації;

Повнота та точність інформації;

Законність одержання її, використання, поширення та зберігання інформації.

Документація в менеджменті.

Носіями інформації є документи, дискети, диски, графіки, магнітофонні стрічки, плакати, схеми.

Основним носієм інформації є документ.

Документ – це надавання з допомогою певних носіїв інформації про факти, події, явища, об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини, носієм якої вона є.

Відповідно до ЗУ «Про інформацію», документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації на папері, магнітній, кіно-, фото-, відеоплівці або іншому носієві.

Документацію класифікують за ознаками:

За змістом:

Адміністративна

Комерційна

Бухгалтерська

Зовнішньоекономічна

Технічна

З обліку кадрів

За складністю:

Проста – відображає один процес

Складна

За призначенням:

Індивідуальна

Типова

За етапами виконання:

Первинна (містить вихідну інформацію)

Вторинна – є результатом аналітико-синтетичної переробки документів

За місцем у менеджменті:

Службово-інформаційна (службові листи, записки, акти)

Розпорядча (накази, розпорядження, вказівки, постанови, інструкції)

Спеціальна (фінансова, економічна, планова, бухгалтерська, звітна).

Процес, пов'язаний із складанням документів, їх обробкою, проходженням, зберіганням, називається діловодством.

Його функції такі:

Попередній розгляд і облік документів

Довідково-інформаційне обслуговування

Контроль за виконанням

Вдосконалення документообігу

Експедиційна обробка та транспортування документів.

Розрізняють системи діловодства:

Централізована – вся документація потрапляє в єдиний центр (канцелярія)

Децентралізована – документація проходить за призначенням у підрозділи,

Змішана.

В організаціях є спеціальні служби, призначені для роботи з документацією: канцелярія, архів, довідкове бюро, секретаріат, реферантура.

Комунікаційний процес, шляхи удосконалення комунікацій.

Вся інформація передається за допомогою комунікаційного процесу.

Комунікаційний процес – це процес обміну інформацією на засадах виконання певних складових та реалізації відповідних етапів з метою розв’язання конкретної проблеми.

Виділяють такі складові комунікаційного процесу:

Відправник або джерело – той, хто збирає інформацію і передає її;

Повідомлення – це інформаційна ідея, яка закодована у вигляді символів;

Канал – засіб передачі інформації;

Отримувач або споживач – особа, для якої призначена інформація.

Комунікаційний процес реалізується через наступні етапи:

Формування або вибір ідеї;

Кодування – це перетворення ідеї в повідомлення за допомогою символів, жестів, інформації;

Вибір каналу – телефонний, електронний зв'язок, відеострічка тощо;

Передача ідеї – передача повідомлення;

Декодування – переклад символів відправника в думки отримувача;

Оцінка і уточнення повідомлення;

Здійснення зворотного зв’язку.