Документальне оформлення надходження товарів

При здійсненні товарних операцій використовуються і у певному порядку заповнюються окремі документи.

Угода – це основоположний документ, який служить підставою для здійснення будь-якої торговельної операції. Він визначає характер угоди (купівля-продаж, консигнація, бартерний контракт тощо), а відповідно і методологію відображення цих операцій у бухгалтерському обліку.

При отриманні запасів безпосередньо від постачальників, доставлених їх транспортом або транспортом сторонньої організації безпосередньо на склад підприємства, складається товарно-транспортна накладна. Товарно транспортними накладними (ТТН) оформлюється відпуск товарів зі складу при централізованій доставці.

Обов’язковим є заповнення всіх реквізитів, які містяться у цьому документі: підстава на відпуск товарів (замовлення, розпорядження тощо), номер автомашини, номер дорожнього листа, прізвище водія і вантажника, через кого відпускається товар, ким і кому відпущений товар, найменування, кількість, ціна і вартість товару. В тих випадках, коли в розділі “Відомості про вантаж” ТТН неможливо перерахувати всі назви і характеристики товарів, що перевозяться, до товарного розділу ТТН додатково складається, як невід’ємна частина, належним чином оформлена спеціалізована форма товарної накладної (сертифікат або інша форма первинного обліку), яка застосовується підприємством для оформлення передачі товарно-матеріальних цінностей.

При незаповненні реквізитів розділів “Навантажувально-розвантажувальні операції”, “Транспортні послуги” ТТН підприємства не мають права віднести до складу валових витрат витрати по перевезенню, навантаженню і розвантаженню товару.

Накладна підписується матеріально відповідальною особою, що відпустила товар, агентом або іншим працівником, що прийняв товар до перевезення, а також матеріально відповідальною особою підприємства-отримувача, що прийняла товар (тут же ставиться штамп підприємства-отримувача).

Важливе значення в організації обліку надходження товарів має правильне документальне оформлення приймання товарів із зазначенням їх кількості. Порядок оформлення приймання залежить від місця приймання товарів (склад постачальника чи торговельне підприємство), виду постачання (у тарі або без тари), способу доставки та інших факторів.

Для одержання товарів безпосередньо на складі постачальника чи станції (пристані) призначення представнику торговельного підприємства видається доручення типової форми, підписане керівником, головним бухгалтером і завірене печаткою.

Доручення видається на строк, який установлюється залежно від можливості отримання і вивезення відповідних цінностей за нарядом, рахунком, накладною або іншим документом, що їх замінює, на підставі якого видане доручення, але не більше, ніж на 10 днів. Особам, які не відзвітувались про використання доручень або ж не повернули невикористане доручення, термін дії якого закінчився, нове доручення не видається. У виданому дорученні наводиться перелік цінностей, які потрібно отримати по ньому (обов’язково з зазначенням назви і кількості, незалежно від того, чи є такі відомості в документах на відпустку (наряді, рахунку, договорі, замовленні, угоді тощо) цінностей. Незаповнені рядки доручення необхідно прокреслювати.

При постійних зв’язках торговельного підприємства з постачальником виписується довготермінове доручення, але не більше ніж на 3 місяці із зазначенням посадових осіб, яким надано право на одержання товарів. Доручення реєструються в спеціальному журналі, в якому виділяються графи для розписки про одержання доручення та відмітки про його використання на підставі наданих документів.

Затарені товари на складі постачальника приймаються за кількістю місць без перевірки і підрахунку кількості вмістимого. При цьому ретельно перевіряються кількість місць, вага, стан упаковки, цілісність тари. Матеріально відповідальна особа ставить підпис на товарно-транспортній накладній, чим засвідчує приймання товарів у постачальника і відповідає за збереженість товару.

Відвантаження (відпуск) товарів зі складів оптових баз проводиться матеріально відповідальними особами. Торговий відділ бази повинен виписувати рахунок-фактуру із зазначенням найменування та кількості товарів, що підлягають відпуску, а також фактично відпущеної кількості товарів. Таким чином, рахунок-фактура є нарядом на відпуск товарів і документом, що підтверджує їх фактичний відпуск по кількості.

Рахунок-фактура як платіжний документ служить підставою платежу та його розміру, виписується у випадку передоплати за товар або за фактично відпущений товар на підставі документів на відпуск, відвантаження або доставку товарів. Рахунок-фактура додається до платіжного доручення або платіжної вимоги-доручення на оплату товару. При відвантаженні товару залізничним або водним транспортом до рахунка-фактури додається також вантажна квитанція, яка підтверджує приймання вантажу на станції (пристані) відправлення для доставки на адресу вантажоодержувача.

Право на податковий кредит виникає у платника податку тільки при наявності податкової накладної, що виписана відповідно до діючого законодавства. Податкова накладна є як обліковим, так і звітним документом. На підставі податкової накладної заповнюється книга обліку придбання товарів підприємствами – платниками ПДВ.

Право на податковий кредит по імпортованих товарах виникає у платника податку в момент сплати ПДВ митним органам, а запис до книги обліку придбання товарів здійснюється на підставі вантажної митної декларації (ВМД).

Супровідними документами є пакувальні ярлики, карти, специфікації, відвіси, а по окремих товарах – сертифікати якості, довідки лабораторних аналізів, що характеризують якісний стан товару. Пакувальний ярлик складається на кожне окреме місце (ящик, тюк і т.д.) Один примірник його вкладається в ящик (тюк), а інший – із зазначенням ваги кожного місця, повинен додаватись до рахунка-фактури. Специфікація застосовується у тих випадках, коли відвантажена партія товару упаковується в ящики, бочки тощо, в ній перераховується кожне окреме місце, вага-брутто товару і окремо вага тари.

При прийманні товарів від постачальників можуть бути виявлені розбіжності в кількості або якості товару, зазначених у супровідних документах і тих, що фактично надійшли. У цьому випадку особливу увагу необхідно приділяти правилам приймання товару і документального оформлення виявлених розбіжностей, які забезпечують можливість відшкодування матеріальної шкоди – нестачі товару, що виникла з вини постачальника або залізниці.

Правила приймання товару залежать від місця їх одержання (на складі одержувача, на залізничній станції або на складі постачальника) та упаковки товару (без упаковки або в упаковці).

Основними принципами приймання товару є:

a) приймання товару на складі постачальника:

- товар в упаковці приймається одержувачем за кількістю місць або за вагою-брутто, перевірка за кількістю одиниць або вагою повинна бути проведена протягом строків, установлених держстандартами, технічними умовами, особливими поставки та іншими нормативними документами;

- незатарений товар приймається за кількістю натуральних одиниць або вагою-нетто:

b) приймання товару на складі одержувача проводиться за кількістю натуральних одиниць або вагою;

c) приймання товару на залізничній станції проводиться згідно із залізничною накладною і вантажною квитанцією. При цьому необхідно перевірити цілісність вагона або контейнера, наявність пломб і ясність відтисків на них. Якщо органи транспортної організації видають вантаж без перевірки ваги, про це повинен бути зроблений запис в залізничній накладній. Приймання товару незатареного в тару проводиться з обов’язковим переважуванням товару, із складанням спеціального документа – відвісу.

Найбільш раціональним способом приймання товарів, що надійшли, є застосування спеціального штампу приймання. Цей штамп ставиться безпосередньо на супровідних товарних документах (рахунках-фактурах, товарно-транспортних накладних тощо) матеріально відповідальними особами, що прийняли цінності в підзвіт. У ньому зазначається дата приймання товару, номер і дата супровідного документа, сума прийнятих товарів і окремо тари, що завіряється підписом матеріально відповідальної особи.

Проте не в усіх випадках можна оформити приймання товарів поставленням штампу на супровідних документах. Наприклад, коли одержані товари за одним супровідним документом оприбутковуються різними матеріально відповідальними особами. У таких ситуаціях приймання товарів оформлюється актом приймання, де вказується найменування артикул, ґатунок, кількість і сума товарів по документу постачальника і товарів, що фактично надійшли.

Виявлені в процесі приймання товарів розбіжності оформлюють відповідними документами у встановленому порядку і у відповідні строки. Основними з таких документів є:

1. Акт про встановлені розбіжності, який складається комісією з обов’язковою участю матеріально відповідальної особи і представника постачальника. Якщо договором не передбачається обов’язкова участь представника постачальника, то в складі комісії повинен приймати участь представник незацікавленої сторони, який повинен мати посвідчення на право участі в прийманні товару. В акті, як правило, перераховуються тільки ті матеріальні цінності, по яких виявлені розбіжності. В кінці акту робиться запис про те, що по інших товарно-матеріальних цінностях розбіжності не встановлені.

2. Акт про встановлені розбіжності при прийманні імпортних товарів складається комісією у випадку виявлення розбіжностей фактичної кількості товарів з даними товаросупровідних документів. До нього додаються оригінали пакувальних листів або обумовлюється їх відсутність. Акт складається в п’яти примірниках, а на імпортні товари, одержані в упаковці оптової бази, - у двох.

3. Комерційний акт складається при прийманні товару на залізничній станції з обов’язковою участю її представника в день одержання вантажу.

До актів обов’язково додаються супровідні документи, що підтверджують виявлені при прийманні товарів розбіжності: транспортні документи, пакувальні ярлики, документ, що засвідчує повноваження представника,який брав участь в прийманні товару та інші.

Не складаються акти у випадках, якщо нестача товару виявлена в межах встановлених норм природного убутку при перевезенні товару, оскільки вона відноситься до витрат торговельного підприємства.

На підставі правильно складених актів і доданих всіх необхідних документів, торговельне підприємство має право у встановлені строки пред’явити претензії постачальнику або залізничній станції. Так, претензія до транспортної організації по нестачі товарів може бути направлена протягом 6-ти місяців, а транспортна організація, в свою чергу, повинна дати відповідь про задоволення або відому в задоволенні претензії протягом 3-х місяців. Якщо претензія відхилена, підприємство по закінченню наступних 2-х місяців може звернутись до арбітражного суду.