Понятие и характеристика документированной информации

Обязательным условием эффективного управления, обеспечивающего устойчивую конкурентноспособную деятельность предприятия, является его информационная обеспеченность. Выделяется два вида информации1:

1. техническая, технологическая – методы изготовления продукции, программное обеспечение, основные производственные показатели, результаты испытаний и т.п.;

2. деловая – прогнозы, стратегия действий, результаты исследований, база данных и пр.

Под информацией понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Носителем информации (т.е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека) выступает документ.

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом ее передачи во времени и пространстве. Документ может быть получен различными способами: посредством письма, рисунка, графики, звукозаписи. Зафиксировав (отобразив) информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы. Таким образом в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда. Учетно-отчетные документы поступаю с нижнего уровня управления на верхний; по ним можно оценить состояние дел в управляемых объектах. Эта информация является базой при планировании и прогнозировании. Организационно-распорядительные документы зарождаются на верхнем уровне управления и спускаются вниз.

Термины «документ» и «документированная информация» в законе рассматриваются как синонимы. Документированная информация определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Под реквизитом документа понимается «обязательный элемент оформления официального документа».

Некоторые исследователи, подчеркивая значение реквизитов доку­ментов, указывают, что под документированной информацией понима­ется такая организационная форма, которая определяется как единая совокупность:

а) содержания информации;

б) реквизитов, позволяю­щих установить источник, полноту информации, степень ее достовер­ности, принадлежность и другие параметры;

в) материального носителя информации, на котором ее содержание и реквизиты закреплены2.

В данном случае, однако, следует иметь в виду что вся зафиксиро­ванная на материальном носителе информация относится к тем или иным реквизитам и содержание информации складывается из отдель­ных реквизитов, таких, как «дата», «номер», «подпись», «печать» и др. Ос­новную содержательную нагрузку несет реквизит «текст документа».

Создание документов обозначается термином «документирова­ние» (по ГОСТ Р 51141 -98 «Запись информации на различных носителях по установленным правилам»). Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические дис­ки, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Запись информа­ции осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы), а также на искусственных языках (машиночитаемые докумен­ты). В зависимости от характера используемых носителей и способов за­писи информации различают машинописные, рукописные, машиночитае­мые, фотодокументы, фонодокументы, аудиовизуальные документы, кинодокументы.

Особенности носителя и способа записи информации во многом определяют технологию и правила создания документов. Вместе с тем основополагающие требования к документированию (например, отно­сящиеся к наименованиям документов, их назначению, составу рекви­зитов и др.) распространяются на все группы документов независимо от физических характеристик. В настоящее время законодательство не отдает предпочтения каким-либо носителям и способам записи. На­пример, в соответствии с Арбитражным процессуальным кодексом Российской Федерации (ст. 60) письменными доказательствами явля­ются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для деле, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные доку­менты и материалы, в том числе полученные посредством факсимиль­ной, электронной или иной связи либо иным способом, позволяющим установить достоверность документа.

Документация создается практически во всех сферах жизни обще­ства и отличается большим разнообразием. Первой ступенью в систе­матизации документов с точки зрения назначения и правового статуса принято считать их разделение на личные и официальные (управлен­ческие, научные, конструкторские, технологические и др.).

Основную часть официальной документации составляет докумен­тация, используемая при реализации функций управления. Управлен­ческая документация имеет универсальный характер и создается в де­ятельности всех органов государственной власти и местного самоуправления, коммерческих и некоммерческих организаций. Управленческая документация под­разделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых тре­бований к их оформлению.

Организационно-распорядительные функции в управлении реали­зуются с помощью документов различных видов и назначения. Так, со­здание организации как юридического лица сопровождается приняти­ем учредительных документов (устав, положение, учредительный дого­вор). Деятельность органов управления организации, ее структурных подразделений и должностных лиц регулируется регламентами, поло­жениями о структурных подразделениях, инструкциями, правилами и другими организационными документами. Управленческие решения фиксируются в распорядительных документах, наименования которых определяются правовым статусом и компетенцией организации (поста­новления, распоряжения, приказы и др.). Заседания коллегиальных ор­ганов сопровождаются ведением протоколов. Взаимоотношения с де­ловыми партнерами регулируются с помощью договоров и другой до­кументации, используемой в договорной работе. Информационный обмен с организациями и гражданами осуществляется с помощью пи­сем, телеграмм, телефонограмм, а также сообщений, передаваемых с помощью средств факсимильной связи и компьютерных сетей. В орга­низации готовятся акты, отчеты, справки, докладные записки и другие документы. При оформлении приема, увольнения, перемещения работ­ников, предоставлении отпуска создаются кадровые документы (тру­довые договоры, приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и др.).

В системе понятий в области создания документации важное место занимает понятие «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией из­давшего его органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141-98). Другими словами, документ способен вызывать оп­ределенные юридические последствия в случае, если он издан полно­мочным органом, содержащиеся в нем положения соответствуют за­конодательству а оформление реквизитов – принятым нормам.

Для создания документов используются разнообразные информа­ционные, организационно-правовые, технические, программные и дру­гие средства. В этой сфере принято выделять документоведческие, правовые, технические и другие аспекты. Документы и процессы их создания изучаются различными научными дисциплинами, имеющими специфические методы и понятийный аппарат.

Многие принимаемые в настоящее время нормативные акты содер­жат специальные разделы, определяющие используемые в них поня­тия, в том числе и относящиеся к сфере документирования. В данном случае важно учитывать сферу распространения нормативного акта. Например, Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» содержит определения терми­нов «документ», «официальные документы». Однако этот закон не рас­пространяется на управленческую документацию и указанные понятия раскрываются в нем применительно к деятельности издательств, книж­ных палат, библиотек и органов научно-технической информации.

Названия процессов документирования, реквизитов, видов докумен­тов и другие термины, связанные с подготовкой и оформлением доку­ментов, находят отражение в словарях по вопросам права, экономики, применения компьютерной техники. Терминология, используемая документоведением, нашла отражение в словарях архивных терминов3. Специализиро­ванные словари документоведческого профиля в нашей стране в пос­ледние годы не издавались. В этой связи в инструкции по делопроиз­водству правила оформления документов и другие разработки зачас­тую включаются справочные терминологические приложения.

Каждая научная дисциплина, изучающая документацию, имеет свой понятийный аппарат, поэтому один и тот же объект может быть описан с помощью различных терминов. Например, постановления, распоря­жения, приказы и другие документы, фиксирующие управленческие ре­шения, обозначаются с позиций делопроизводства как организационно-распорядительные документы. Юридические же дисциплины обозна­чают их как правовые акты, нормативные правовые акты. При этом проводится разграничение правовых актов и другой документации, а также правовых актов и нормативных правовых актов.

В законодательстве содержится разъяснение понятий «правовой акт», «нормативный правовой акт». В данном случае Минюстом Рос­сии (Разъяснения о применении Правил подготовки нормативных пра­вовых актов федеральных органов исполнительной власти и их госу­дарственной регистрации (утверждены приказом Минюста России от 17 апреля 1998 г. № 42) рекомендуется использовать постановление государственной Думы от 11 ноября 1996 г. № 781 -II ГД «Об обращении в Конституционный Суд Российской Федерации», в котором приводятся определения нормативного правового акта и правовой нормы: «Норма­тивный правовой акт-это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отме­ну правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято пони­мать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение» 4.

Разъяснения по этому вопросу содержатся также в постановлении Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 27 апреля 1993 г № 5 «О некоторых вопросах, возникающих при рассмотрении дел по заявлениям прокуроров о признании правовых актов противоречащи­ми закону» (в ред. от 21 декабря 1993 г., с изм. от 25 октября 1996 г.). Правовыми актами являются принятые органами власти, организация­ми, должностными лицами решения, содержащие обязательные пред­писания (правила поведения), влекущие юридические последствия. Такие акты могут носить нормативный характер, т. е. устанавливать пра­вовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенно­го круга лиц, рассчитанные на неоднократное применение, действую­щие независимо оттого, возникли или прекратились конкретные пра­воотношения, предусмотренные актом, а также индивидуальный харак­тер, т. е. устанавливать, изменять или отменять права и обязанности конкретных лиц.

В Уставе города Москвы (ст. 11 «Основные понятия, используемые в Уставе») под правовым актом понимается юридический акт, принятый органом власти или должностным лицом в пределах своей компетен­ции; под нормативным правовым актом – правовой акт, устанавливаю­щий нормы, правила общего характера. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных орга­нов исполнительной власти и их государственной регистрации (утвержде­ны постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009) связывают нормативные правовые акты с определенными видами документов и органами управления. Нормативные правовые акты издаются в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инст­рукций и положений. Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается. Подразделения и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти не вправе издавать норма­тивные правовые акты. Признаки нормативных правовых актов и их отличия от правовых ак­тов подробно описаны в Положении о порядке подготовки и вступле­ния в силу нормативных актов Банка России от 15 сентября 1997 г. №519 п. 1.2. Нормативными актами Банка России являются акты (ука­зания, положения, инструкции), направленные на установление, изме­нение или отмену норм права как постоянных или временных предпи­саний, обязательных для круга лиц, определенных Федеральным зако­ном «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» и указанным Положением, рассчитанных на неоднократное применение на территории Российской Федерации. Не являются нормативными ак­тами Банка России: распорядительные акты; акты толкования норма­тивных актов Банка России и (или) иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере компетенции Банка России, если пра­вомочие по толкованию указанных нормативных правовых актов непос­редственно предоставлено Банку России, акты, содержание исключи­тельно технические форматы и иные технические требования; иные акты, не отвечающие признакам нормативного акта Банка России, указан­ным в п.1.2 Положения.

В ГОСТ Р 6.30-97 не приводится разграничений между нормативными правовыми актами и правовыми актами, они обозначаются как организационно-распорядительные документы.

Владение нормативно закрепленной терминологией обеспечивает однозначное толкование официальных документов, позволяет избежать излишнего «творчества», при котором в инструкциях и правилах по документационному обеспечению организаций появляются такие терми­ны, как «резолютор» (автор резолюции), «рапортичка» (докладная запис­ка), «атрибут документа» (реквизит документа), «шаблон» (бланк доку­мента), и др.

В ряде случаев, например при употреблении терминов-синонимов, важно правильно оценить, в каком организационно-правовом контексте создается тот ил и иной документ. Например, даже такие термины, как «договор», «контракт», «соглашение», которые можно было отнести к полным синонимам, различаются практикой своего употребления: в трудо­вом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском законодательстве сделки оформляются договорами, во внешней торговле -контрактами, а договоренности в ряде других областей фиксируются в соглашениях (например, «тарифное соглашение»).

Документация – письменное свидетельство о совершенной хозяйственной операции или о праве на ее совершение. Каждая хозяйственная операция оформляется документами. Документ служит не только основанием для фиксирования операций, но и способом первичного наблюдения и регистрации их. Документация служит целям контроля, даст возможность проводить документальные проверки, обеспечивает сохранность имущества.

Документ – носитель юридической и экономической информации, отражающий динамику собственности, то есть сведения о движении материальных ценностей и денежных средств5.

В своей статье Ларьков Н.С. «Актуальные проблемы документоведения на современном этапе» автор отмечает, что начавшийся переход России к информационному обществу, а также глубокие социально-политические и экономические преобразования, происходящие в нашей стране в последние полтора десятка лет, сопровождаются пересмотром многих традиционных представлений в области общественных, гуманитарных наук, актуализацией ряда проблем, находившихся ранее на периферии отечественной научной мысли. Всё это в полной мере относится и к такой сравнительно молодой научной дисциплине как документоведение. Тесная связь документоведения с практикой работы с документами даёт дополнительный стимул для исследований в этой сфере. К тому же следует учесть, что профессия документоведа оказалась одной из наиболее востребованных в постсоветской России. Не случайно со второй половины 1990-х годов примерно в полусотне российских вузов развернулось обучение студентов по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». Одной из базовых дисциплин этой специальности является курс документоведения. Между тем утверждённая Министерством образования РФ примерная программа этого курса далека от совершенства. До сих пор нет ни одного отечественного учебника по документоведению, если не считать нескольких разношерстных и небольших по объёму учебных пособий.6

Причины этому следующие. Прежде всего, с серьёзным отставанием в разработке теоретических вопросов документоведения, обусловленным, по меньшей мере, двумя основными причинами. Во-первых, в нашей стране достаточно узок круг исследователей, занимающихся этой проблематикой. Во-вторых, и это, пожалуй, главное – изучение теории документа и документной деятельности в России сковано узкими рамками управленческого, административного документоведения, сторонники которого ограничивают свои исследования преимущественно управленческой документацией, делопроизводственной сферой.

Подобное ограничение объекта и предмета документоведения обусловлено прежде всего историческими особенностями его становления и развития в нашей стране, проходившего во многом изолированно, за «железным занавесом». Своё признание в качестве научной дисциплины документоведение в Советском Союзе получило лишь во второй половине XX столетия. Этому предшествовал длительный период так называемого практического документоведения, когда шёл процесс накопления эмпирического материала, формировались подходы к его осмыслению. В России он затянулся, в том числе и из-за социальных катаклизмов первой половины прошлого века. На протяжении многих десятилетий учёные, исследовавшие документоведческую проблематику, были вынуждены выполнять социальный заказ большевистской власти. Созданный в 1930 г. в Москве государственный историко-архивный институт (МГИАИ), в недрах которого велись документоведческие исследования, длительное время находился вместе со всей системой государственных архивов в составе Народного комиссариата внутренних дел СССР, что отнюдь не способствовало развитию научной мысли.

Первоначально новое направление было представлено в МГИАИ в качестве раздела общего делопроизводства в курсе архивоведения, а затем выделилось в самостоятельный курс «История и организация делопроизводства в СССР». Появившийся в 1943 г. термин «документоведение» для обозначения новой дисциплины фактически закрепил за ней преимущественно делопроизводственную проблематику. Такое узкое понимание предмета документоведения стало господствующим и сохранялось на протяжении всех последующих десятилетий. Выйдя, как из гоголевской шинели, из архивоведения и делопроизводства и будучи изначально призванным решать прежде всего актуальные оперативные вопросы документационного обслуживания советской административно-командной системы, документоведение до сих пор несёт на себе этот родовой отпечаток, по-прежнему ориентировано на управленческую документацию, делопроизводство.

Между тем ещё на рубеже XIX–XX столетий бельгийским учёным Полем Отле, по праву считающимся отцом документационной науки, было сформулировано более широкое научное понимание документа и науки о документе. П. Отле включал в понятие документа печатные и рукописные книги, газеты, журналы, письма, чертежи, карты, фотографии, рисунки и т.п., а также природные, и технические предметы, находившиеся в музеях. Управленческую же документацию он рассматривал лишь в качестве «одной из ветвей «всеобщей документации», создавшейся в результате сближения, а затем и слияния библиографии, библиотековедения, архивоведения и даже музееведения». По мысли П. Отле и его единомышленников, документационная наука призвана изучать все документальные источники информации, документную деятельность во всех сферах общественной жизни.

Такое широкое толкование документа ещё в дореволюционный период встретило понимание и среди российских специалистов, о чём свидетельствует, в частности, определение понятия документ, сформулированное в 16-м томе «Нового энциклопедического словаря», издававшегося Ф.А. Брокгаузом и И.А. Ефроном. В соответствующей статье (автор – А. Гойхбарг) содержалось определение понятия документ не только в традиционно узком для того времени, юридическом смысле, но и в широком, вполне созвучном с тем, что предлагал П. Отле: «Документ – в обширном смысле всякий неодушевлённый предмет, содержащий в себе следы человеческой мысли и деятельности».

В 1920-е годы такой подход разделял известный отечественный книговед М.Н. Куфаев, который, правда, вместо термина «документ» использовал термин «книга», рассматривая последнюю как «вместилище мысли и слова человека, взятых в их единстве и выраженных видимыми знаками». Поэтому книгами он считал также и «иероглифы на сфинксах или на камнях храма, и папирусный свиток», равно как и листовки, и газеты, и фонографические валики, и грампластинки.

Однако лишь спустя несколько десятилетий, когда началось бурное развитие наук об информации, отечественные учёные вновь обратились к широкому толкованию документа. Связано это было с тем, что во второй половине XX века стал активно применяться системный подход в исследовании документа, было обращено серьёзное внимание на информационную природу документа, что привело не только к дальнейшему расширению, но и, самое главное, к углублению его понятия. Тон здесь задавали специалисты в области информатики, кибернетики, документалистики.

В ходе работы бухгалтер имеет дело с различными документами. К первичным документам относятся такие, как, приходный и расходный кассовые ордера, счет, товарно-транспортная накладная, доверенность на получение чего-либо, платежное поручение, чек из чековой книжки и т.д. Согласно принципу непрерывности, бухгалтерский учет осуществляется без перерыва с момента организации предприятия и все факты хозяйственной деятельности находят отражение на счетах бухгалтерского учета на основании первичных документов.

При налоговой проверке бухгалтерские документы имеют значение как письменное свидетельство о факте совершения хозяйственной операции или о праве на ее совершение и служит основным средством проверки правильности и достоверности отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете. Отсутствие или неправильное оформление любых документов может привести к серьезным проблемам со своими работниками, с инвесторами, с контролирующими органами и т.п. При этом первичные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они:

составлены по образцу содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации;

подписаны лицом, уполномоченным на совершение таких действий.

Под первичным документом понимают письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено. Информация о совершенных или разрешенных к проведению операций может быть зафиксирована на разных материальных носителях.

Использование материальных носителей зависит от степени оснащенности предприятия средствами оргтехники Материальными носителями информации могут быть дискеты, магнитные ленты. До сих пор самое широкое распространение имеют бумажные носители информации.

Любой документ должен содержать ряд показателей. Показатель документа в бухгалтерском учете принято называть реквизитом. Каждый документ содержит обязательные реквизиты: название документа, его номер, подпись, дату составления и действия документа, штамп (печать) организации, измерители операций.

Для отражения хозяйственных операций используется большое количество разнообразных документов. Для правильного применения документов их принято группировать по целому ряду признаков:

По назначению: распорядительные; оправдательные; бухгалтерского оформления; комбинированные.

Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Однако они не подтверждают факта ее осуществления, а потому основанием для учетных записей не являются.

Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции (счет, чек). Эти документы служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

Документы бухгалтерского оформления не содержат фактов, подтверждающих совершение хозяйственных операций. Они составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.

Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов. Например, «Требование на отпуск материалов» содержит разрешение на отпуск ценностей со склада (распорядительный документ), а после совершения операции – подтверждает факт отпуска ценностей (оправдательный документ). Использование в бухгалтерском учете комбинированных документов целесообразно, поскольку уменьшается их количество, снижается вероятность ошибок и описок в них.

По времени составления: первичные; сводные.

К первичным документам относятся документы, составляемые в момент совершения хозяйственных операций (документы на поступление и отпуск материалов, начисление заработной платы, отгрузку продукции).

Сводные документы обобщают данные первичных документов (расчетно-платежные ведомости по заработной плате).

По объему информации: разовые; накопительные.

Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные документы составляются за определенный период времени (пятидневку, декаду, месяц) и содержат информацию об однородных хозяйственных операциях.

По месту составления: внутренние; внешние.

Внутренние документы составляются и используются непосредственно на предприятии (наряды, накладные), а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц и используются на данном предприятии (платежное поручение, счета, чеки).

По структуре: табличные; анкетные; комбинированные.

Порядок расположения реквизитов в документе принято называть структурой документа. При анкетной структуре реквизиты документа расположены как в обычной анкете. Документ легко заполнять и читать, но сложно обрабатывать на машинах. При табличной структуре реквизиты документов монтируются в определенной таблице, тем самым создается возможность выделить зону для реквизитов, которые подлежат машинной обработке. В комбинированных документах ряд реквизитов располагается по анкетной структуре, а ряд — по табличной.

Некоторые документы используются на предприятиях и в организациях всех форм собственности и отраслей народного хозяйства. Они содержат определенные реквизиты и предполагают установленный порядок отражения операций. Такие документы принято называть типовыми (документы по оформлению кассовых и банковских операций).