Описание должностных обязанностей и грейдирование

Описание должностных обязанностей и грейдирование Еще один хороший способ применения "ментальных карт" в бизнесе, о котором, тем не менее, говорят довольно редко, – это описание функциональных обязанностей и личностных качеств персонала. Наличие четкого и подробного описания должностных обязанностей каждого сотрудника, действительно, очень важная составляющая формализации бизнес-процессов. И описывать их с помощью майндмеппинга особенно удобно. "Ментальная карта" позволяет классифицировать и аккуратно разложить все по полочкам, в компактной, наглядной и удобной для восприятия форме представить все функциональные обязанности сотрудников и необходимые для их исполнения профессиональные навыки и личностные качества. Хорошие результаты дает также практика составления таких "ментальных карт" самими сотрудниками. Право на составление такой карты мы предоставим читателю, а в качестве примера (пусть и не совсем "по теме") приведем карту востребованности навыков ИТ-профессионалов в 2010 году.

увеличить изображение

А от описания должностей до разработки системы грейдов – всего один шаг. Имея карты, которые визуализируют требования к сотрудникам, занимающим определенную должность, несложно оформить в таком же виде и критерии их продвижения по служебной лестнице. Это чрезвычайно удобно и для HR-департамента компании, и для самих сотрудников, которые легко могут отслеживать свой прогресс и ставить перед собой новые цели. Обычное текстовое описание грейдов и соответствующих им квалификационных критериев, используемое в большинстве компаний, не всегда позволяет четко сформулировать различия между грейдами, в результате чего система получается сложной и запутанной. К сожалению, ментальные карты в таком качестве используют единицы компаний. Автор этих строк пытался ввести подобную практику в одной из компаний, в которых работал, и это единственный известный ему пример. Бьюзен же рассказывает о чем-то подобном – попытке описания с помощью майндмеппинга качеств и функций хорошего лидера в компании EDS.

увеличить изображение

Планирование рабочего времени и описание бизнес процессов

Чуть позже мы еще поговорим подробнее о том, как спланировать свое время с помощью "ментальных карт". Пока же ограничимся лишь несколькими замечаниями на эту тему. Отметим, что майндмеппинг с одинаковым успехом можно применять как для уже упомянутого ежедневного планирования, так и для составления плана работы на неделю, месяц, год…

увеличить изображение

Преимущества такого планирования очевидны.

• Видна целостная картина действий. Одностраничный майндмеп позволяет видеть все, что нам необходимо совершить за определенный период целиком, не пересматривая отдельных задач и не закапываясь в детали, которые иногда заслоняют от нас цели и смысл деятельности.
• Построение более реалистичных планов. Думаем, каждый из нас сталкивался с ситуацией, когда дел запланировано больше, чем кто-либо в состоянии выполнить, или поставленные сроки выглядят, мягко говоря, слишком оптимистичными. Как часто наши менеджеры хотели слишком многого, и это многое должно быть готово "вчера"! Чаще всего такая ситуация является следствием некомпетентности руководителя, но иногда человек, не имея представления о деталях запланированных действий, просто не в состоянии трезво оценить требуемые для этого сроки и ресурсы. Традиционная текстовая запись не позволяет увидеть целостную картину, но, построив майндмеп, мы уже на этапе планирования можем обнаружить ситуации, когда менеджер пытается втиснуть сорок часов работы в один день. А увидев, можно сразу же аргументировать для руководства необходимость внесения корректив в планы.
• Простота расстановки приоритетов. Наиболее важные и первоочередные задачи мы выделяем на карте каким-либо способом – с помощью цвета, размера или начертания шрифта, либо путем использования графических маркеров. Таким образом, самые важные дела бросаются в глаза первыми, в результате чего их мы делаем в первую очередь.
• Баланс между профессиональной и личной жизнью. Составив план в виде "ментальной карты" и ознакомившись с результатом, мы часто понимаем, что в нем нет самого главного, без чего жизнь не является таковой, – отдыха, времени, проведенного с семьей, занятий и игр с детьми, деятельности, связанной с поддержанием здоровья, личными интересами и увлечениями. Ведь мы не живем для того, чтобы работать, а работаем для того, чтобы жить. Работа должна быть интересной и любимой, но не стоит забывать, что по большому счету она – лишь средство прокормить семью. И увидев, что запланированная жизнь безрадостна и однообразна и состоит из одной лишь работы, мы можем сразу же внести коррективы.
• Удобство отслеживания прогресса выполнения. Выделяя на карте уже завершенные задачи, мы видим наглядную картину того, что из запланированного уже выполнено, а что еще только предстоит сделать. Как мы уже упоминали выше, в MindManager есть встроенные маркеры задач, позволяющие отслеживать их выполнение, но даже если подобных возможностей ваше средство построения "ментальных карт" не имеет или вы рисуете карты от руки, отметить завершенные задачи – не проблема.
• Легкость внесения корректив в составленный план. Даже очень тщательно составленные планы редко оказываются выполненными в срок. И причин тому может быть великое множество. Один из законов Мерфи гласит, что "если все идет хорошо, то вы чего-то не заметили", и это чистая правда – всегда что-то мешает уложиться в срок! И потому планы постоянно нуждаются в корректировке. А если мы используем ментальные карты, то сразу видим все варианты – какие из задач следует поменять местами, что отложить, а что вообще исключить из плана. Добавить новую задачу тоже несложно – нужно всего лишь нарисовать новую ветвь.

увеличить изображение

Еще один способ применения майндмеппинга – это описание бизнес-процессов и корпоративных стандартов. Да, конечно, существует масса нотаций для их описания и визуализации. Но часть из них сложна и запутанна, одни нотации для использования требуют тщательного изучения, другие попросту неудобны. А "ментальные карты" позволяют визуализировать служебные процедуры очень просто и чрезвычайно наглядно. Более того, с их помощью выполняется оптимизация бизнес-процессов, поскольку, в отличие от традиционных многостраничных текстовых описаний, "ментальная карта" предоставляет целостное видение процесса, что позволяет выделить неоптимальные участки и сделать работу компании более эффективной. К примеру, было бы очень полезно увидеть описание корпоративного стандарта управления временем, действующего в Центре Знаний, оформленное в виде майндмепа.

увеличить изображение

Финансовое планирование и бюджетирование

Говоря о планировании с помощью "ментальных карт", да и вообще об их бизнес-применении, стоит упомянуть также и о финансовом планировании. В нынешних непростых экономических условиях вопрос планирования встает особенно остро. Менеджеры всех мастей сетуют на кризис и его пагубное влияние на бизнес, тайком потирая руки в предвкушении экономии за счет снижения зарплат сотрудников. Кризис обнаружил отсутствие резервов на текущих счетах многих компаний. А произошло это именно по причине плохого финансового планирования или даже его полного отсутствия. Возможно, причина глобального экономического кризиса тоже заключается не в чем ином, как в отсутствии грамотного финансового планирования в глобальных масштабах.

увеличить изображение

Подобная ситуация зачастую наблюдается и в личной жизни. В начале месяца все хорошо, а к его концу вдруг оказывается, что у нас денег "впритирку". Почему же нам не удается спланировать бюджет так, чтобы и волки были сыты, и овцы целы? Ответ прост – составляя финансовый план компании или планируя семейный бюджет, мы никогда не видим ситуацию с нашими финансами целиком. Мы планируем отдельные расходные статьи, но не можем окинуть картину взглядом с высоты птичьего полета.

Исправить такое положение дел нам поможет майндмеппинг. Просто попробуйте начать планировать бюджет с помощью "ментальных карт", и вы сами ощутите все те преимущества, которые они нам предоставляют.

• О самом главном мы уже сказали – "ментальная карта" позволяет увидеть весь бюджет целиком, окинуть его единым взглядом и мгновенно сформировать четкое представление о текущей финансовой ситуации.
• Майндмеп позволяет без особого труда выявить ситуации, когда расходы превышают доходы, и принять решение о внесении в план корректив. Причем мы не только видим баланс, но можем легко выявить направления финансирования, отбирающие львиную долю средств, вследствие чего страдают другие расходные статьи.
• Значительно упрощается процедура расстановки приоритетов, корректировки планов и документирования расходов и доходов. На счет поступили средства – мы добавляем в "ментальную карту" новую ветвь и указываем, на что мы их потратим. Возникли незапланированные расходы – добавляем ветвь и для них и сразу же отмечаем, из каких расходных статей мы возьмем эти деньги.

Не стоит изобретать велосипед – вам нужно лишь следовать всем стандартным рекомендациям по планированию бюджета, но делать записи не в виде традиционных текстовых документов, а в форме "ментальной карты".

увеличить изображение

Конечно же, планирование бюджета компании отличается от планирования семейного бюджета, несмотря на одни и те же принципы, лежащие в основе подобной деятельности. В ходе построения "ментальной карты" для планирования и экспансии бизнеса обычно рассматриваются три основных аспекта.

• Оценка рисков, связанных с деятельностью компании. В качестве основного риска многие эксперты называют перерасход бюджета, выделенного под проект. Причин тому может быть много – это и неоптимальное распределение ресурсов, и недочеты в планировании времени, и неправильное определение рамок проекта. Помните бич каждого менеджера – знаменитый треугольник компромиссов? Неграмотный менеджмент – только один из рисков ведения бизнеса, во внимание следует принимать массу других факторов. Это и неграмотная кадровая политика (даже если в вашей компании с этим все в порядке, вы можете поручиться за ваших партнеров?), и уход части команды, и трудности, связанные с достижением плановых показателей, и ошибки в ходе маркетинговой компании, и изменение ситуации на рынке, и глобальный финансовый кризис, и потеря данных, и стихийные бедствия, и многое, многое другое. Вопрос о том, насколько безопасна затеваемая кампания (в терминах возврата инвестиций, или ROI) и гарантирована ли хоть какая-то прибыль – один из основных здесь.
• Планирование развития деятельности. Компания подобна живому организму – она рождается и развивается, медленно (впрочем, когда как) приближаясь к апогею и следующему за ним угасанию. Успешная компания должна расти, расширять свое присутствие на рынке, поглощать другие компании и открывать филиалы, бороться за новых клиентов. Однако зачастую, получая новых клиентов, мы не обращаем внимания на то, что теряем имеющихся, а это не имеет ни малейшего смысла, если, конечно, речь не идет о компании-однодневке. А ведь есть еще и второй фронт – наш собственный персонал, о котором тоже легко забыть в погоне за новыми клиентами. Потерять костяк своей команды, ключевых сотрудников нашей компании в бешеной гонке за новыми клиентами – проще простого. Многие менеджеры питают иллюзии относительно простоты набора новых людей и возобновления деятельности компании. Очень часто они надеются нанять студентов взамен ушедших опытных сотрудников, что позволяет сократить расходы на заработную плату, забывая при этом, что потребуется время, чтобы новые люди получили необходимый опыт. Так что, планируя развитие бизнеса, не забывайте об имеющихся клиентах, создавайте для них дополнительные продукты и услуги, предоставляйте консультации, проводите семинары и мероприятия. И чаще старайтесь увидеть в членах своего коллектива людей, а не винтики в хорошо отлаженном механизме компании, старайтесь сделать так, чтобы люди были довольны. И конечно же, отобразите связанные с этим траты в своем плане.
• Проработка деталей предстоящей экспансии. В любом деле, прежде чем начать, необходимо четко определить характер деятельности, а также ее цели и задачи. Нужно учесть все нюансы, связанные с партнерами, клиентами, персоналом. Нужно спланировать время и место кампании и распределить задачи по времени. Не менее важен и используемый нами механизм – захватим ли мы рынок путем приобретения других компаний или установления партнерских отношений с ними? Какие выгоды (в том числе и финансовые) получат наши партнеры от сотрудничества с нами, и каких результатов стоит ожидать по каждому направлению? Как привлечь к сотрудничеству новых партнеров? Какими будут затраты, связанные с предстоящей кампанией (и речь идет не только о финансовых расходах)? Какие источники финансирования мы сможем задействовать? Вопросов тут возникает масса, и ответить на них поможет только глубокий и всесторонний анализ всех внутренних и внешних факторов.

увеличить изображение

Все перечисленные нами аспекты можно и нужно отобразить на "ментальной карте". Таким образом, вы получите не просто финансовый план на некоторый период времени, но целостную картину текущей и будущей финансовой ситуации в компании. Создав такую карту, вы выходите за рамки привычных текстовых бухгалтерских документов, каждый из которых освещает только один конкретный аспект ситуации. Майндмеппинг расширяет кругозор финансиста, позволяя четко увидеть влияние сочетаний рассматриваемых факторов на ситуацию в целом.

увеличить изображение

Что ж, вот мы и рассмотрели основные способы применения "ментальных карт" в бизнесе. Осталось упомянуть разве что о применении майндмеппинга для внутрикорпоративного обучения, но "образовательные" приложения этого метода мы разберем в подробностях чуть позже. Еще одна вещь, на которую хотелось бы обратить внимание читателя,– это тот факт, что менеджер никак не ограничен только рассмотренными нами вариантами применения "ментальных карт". Вы можете комбинировать описанные нами подходы как угодно, лишь бы они давали результат. При этом возникает соблазн обозначить на одной большой карте абсолютно все. Подход этот чреват эффектом "за деревьями не видно леса", и мы легко можем потеряться в море подробностей. Именно по этой причине мы советуем все же создавать отдельные карты для решения каждого из вопросов, обсуждающихся в этой главе.