Майндмеппинг на совещаниях

Мы уже говорили ранее, что одним из естественных способов применения "ментальных карт" является планирование, в том числе – планирование различных мероприятий, встреч, совещаний. Действительно, очень удобно расположить все документы, имеющие отношение к встрече, повестку дня, список участников и т.п. на одной странице. А еще удобнее использовать mind mapping в процессе самого совещания – для протоколирования всех возникающих идей и всех принимаемых решений.

Идея такого протоколирования довольно проста. В центр "ментальной карты" секретарь помещает тему совещания, а основные пункты повестки дня становятся ее ветвями. В ходе совещания вы можете дополнять карту информацией, создавая новые ее ветви, фиксируя основные мысли каждого выступления. Конечно, можно разработать отдельную "ментальную карту" для протоколирования выступления каждого из участников. Если карты рисуются от руки, их удобно располагать на одном большом листе бумаги, что позволяет создать перекрестные ссылки между отдельными картами. В случае же разработки карт с помощью компьютера задача создания перекрестных ссылок становится еще проще.

Такая карта-протокол довольно часто производит впечатление хаотичного "леса" ветвей, но это не беда – участки карты, особенно напоминающие лесную чащу, просто отмечают те моменты обсуждения, когда обмен информацией был неэффективным, споры и пререкания, так и не приведшие к ощутимым результатам. Такие "заросли идей" можно привести в порядок позднее, когда будет получена новая информация либо проведены дополнительные обсуждения.

увеличить изображение

увеличить изображение

"Ментальные карты", конечно, не отменяют обычных текстовых документов. Скорее всего, вам придется рассылать участникам совещания именно текстовый протокол. Но применение майндмеппинга позволит не забыть о тех мыслях, идеях и решениях, которые прозвучали во время совещания, организовать и систематизировать их так, чтобы эти самые текстовые протоколы было писать легче и проще. В данном случае, как и во многих других, одностраничный майндмеп способен заменить несколько страниц текста.

Другой вариант – это ведение протокола совместными усилиями всех участников совещания, а не специально выделенным человеком. Часто для этого применяют флипчарт или доску, а участников совещания вооружают разноцветными маркерами, что позволяет четко разграничить вклад каждого из совещающихся. Такие акты коллективного творчества обычно оказываются чрезвычайно эффективными, но только если число участников сего действа не больше трех. В противном случае вы рискуете добиться скорее противоположного эффекта, превратив создание "ментальной карты" в толкотню вокруг доски, когда людям не удается зафиксировать свои мысли и они только впустую тратят время, мешая друг другу.

Чтобы избежать знакомой многим из нас ситуации, когда заслуживающие внимания мысли или даже блестящие идеи оказываются потерянными, приходится все же возвращаться к практике назначения "писца", который будет фиксировать на карте все без исключения высказывания, прозвучавшие в ходе совещания. Конечно, об использовании нескольких цветов речь в этом случае, скорее всего, не идет – успеть бы записать все услышанное. Результат такого протоколирования получается еще более сумбурным, чем в предыдущем случае. В такой карте могут присутствовать одновременно как "исходные данные" – повестка дня, список участников, тезисы для обсуждения, связанные с темой совещания документы и ссылки, так и результаты процесса коллективного обсуждения – идеи, мысли и решения.

Вспомните те совещания, участником которых вам посчастливилось быть. Сколько раз вы замечали, что максимум внимания приходится на долю первого и последнего выступающих, что от чтения почты, игр на коммуникаторе, в конце концов, просто от "ухода в себя" людей способно отвлечь либо выступление человека, обладающего хорошими навыками оратора, либо речь начальства. И не важно, что эффектное по форме выступление может не содержать никакой значимой информации, а топ-менеджер, обычно приходящий на работу после обеда, требующий заполнения массы отчетов, которые не читает, не имеет представления о том, что в действительности происходит в компании, и потому не может предложить ничего дельного. Увы, именно такие речи запоминаются лучше всего, а дельные мысли и новаторские идеи остаются незамеченными.

"Ментальная карта" позволяет ранжировать прозвучавшие мнения в соответствии с их истинной значимостью, а не согласно рангу людей, их высказавших. Таким образом, использование майндмеппинга гарантирует, что слова каждого из участников совещания будут услышаны, ничего не потеряется и не будет забыто. Подобная практика обеспечивает равное участие всех присутствующих и стимулирует их работу как единой команды, что крайне положительно сказывается на результатах совещания, ведь зная, что любое их слово будет услышано и зафиксировано, люди высказываются более охотно.

Майндмеппинг может сослужить участникам совещания хорошую службу, если его будет применять не только секретарь, но и председательствующий (или таймкипер), – он поможет должным образом организовать работу команды в ходе мероприятия. Председатель заранее готовит "ментальную карту", содержащую повестку дня, и во время совещания использует ее для одновременного решения целого ряда задач: руководит работой коллег, следит за регламентом, делает заметки, отмечает ключевые моменты обсуждения, закладывая тем самым основу для последующего создания подробного протокола. Другой вариант – это наличие секретаря, работающего над майндмепом и сидящего рядом с председательствующим, что позволяет последнему одновременно руководить собранием и видеть картину происходящего на "ментальной карте", как бы со стороны.

Подводя итоги всему сказанному выше, можно выделить такие преимущества применения майндмеппинга во время совещаний.

• Каждый участник видит точку зрения других людей и может оценить их вклад в обсуждение.
• Ни одна из идей, прозвучавших в ходе мероприятия, не будет забыта, все они будут зафиксированы на "ментальной карте".
• Размещение вклада каждого участника в пространстве единой "ментальной карты" формирует целостную картину происходящего, позволяя видеть ситуацию как бы со стороны.
• Использование майндмеппинга повышает рабочий настрой, обеспечивает равное участие всех присутствующих и стимулирует их работу как единой команды.
• Каждый из участников получает в свое распоряжение подробнейший протокол мероприятия, который позволяет увидеть вклад в обсуждение каждого из них и надолго запомнить все принятые решения.
• "Ментальные карты", благодаря их четкой структуре, лаконичности и содержательности, делают совещания экстремально эффективными, значительно сокращая время, затрачиваемое на их проведение, в сравнении с традиционными обсуждениями.
• Благодаря возросшей эффективности обмена информацией вероятность выработки правильных решений значительно возрастает, так же, как и вероятность достижения поставленных в ходе мероприятия целей.