Методические указания. Современные письменные коммуникации - это деловая и коммерческая переписка в бизнесе и продажах

Современные письменные коммуникации - это деловая и коммерческая переписка в бизнесе и продажах. Умение эффективно пользоваться письменной речью является ключом к успеху деятельности менеджера. Это умение заключается в точности, ясности и грамотности изложения своих мыслей, планов и аргументов коллегам, партнерам или вышестоящим руководителям.

К письменным коммуникациям обычно прибегают при необходимости:

· сохранить запись сообщения;

· обеспечить письменное основание для обсуждения или доказательства;

· прояснить сложный вопрос;

· передать важную или официальную информацию

· отправить одно и то же сообщение нескольким людям.

Функции письменных коммуникаций: документальное фиксирование информации; инструмент деловых взаимоотношений; отбор и представление информации, передача информации на расстояние, накопление и хранение информации, доказательство (при необходимости может служить свидетельством в судопроизводстве), учет (с реквизитами, позволяющими идентифицировать информацию), планирование (при ведении сложных и трудоемких дел).

Основным видом письменных сообщений являются деловые письма.

Культура оформления письменного сообщения предполагает использование нормированного, делового языка, точность в изложении.

В процессе самостоятельной работы студенты должны ознакомиться с разновидностями письменных коммуникаций, со способами оформления письменных сообщений. Следует уделить особое внимание особенностям письменного общения с использованием электронных средств коммуникации и возможностей сети Интернет: факсимильная связь, электронная почта, профессиональные web - форумы и блогосферы.

Закреплению теоретического материала по данной теме способствуют приведенные вопросы для самопроверки.

Литература: [3], [11], [15], [19], [24], [26], [30]

Вопросы для самопроверки

1. Когда рекомендуется прибегать к письменным коммуникациям, какие функции они выполняют?

2. В чем заключаются преимущества письменных сообщений по сравнению с другими видами бизнес - коммуникаций? А каковы основные недостатки?

3. Какую информацию обычно передают с помощью письменных сообщений?

4. Какие виды сообщений используются в практике письменных коммуникаций?

5. Каким образом деловое письмо помогает в организации и поддержании деловых контактов?Перечислите правила оформления деловых писем.

6. Составьте текст информационного письма, которое вы можете разослать потенциальным участникам бизнес-презентации (тема презентации по выбору студента).

7. Какие каналы для передачи письменных сообщений используются в современной практике деловых коммуникаций? Какие каналы лучше всего использовать для передачи конфиденциальных сообщений?

8. А какие сообщения можно отправлять по электронной почте? Как выражаются эмоции в электронной почте?

9. Какие правила поведения на профессиональных web – форумах существуют?

10. Какие возможности менеджеру в деловом сообществе дает ведение собственного интернет - блога?

11. Какие барьеры могут встречаться в письменных коммуникациях?

12. Что понимается под тактичными письменными коммуникациями?

Тема 8. Особенности деловых коммуникаций по телефону.

Разговор по телефону как составная часть деловых коммуникаций менеджера. Отличие прямого визуального контакта от общения по телефону. Деловые ситуации по телефону. Исходящие и входящие звонки. Подготовка телефонного звонка. Основные правила общения по телефону. Этикет телефонного разговора, когда звоните вы и когда звонят вам. Ошибки в телефонных разговорах, которых следует избегать.

Самостоятельная работа заключается в дополнительной теоретической подготовке студента по теме, изучение дополнительной литературы выбираемой из предложенного списка рекомендуемой литературы и других источников.