Проекты, задачи, вехи, ресурсы

Проектом называется деятельность, имеющая следующие признаки:

· Направлена на достижение определенных целей;

· Требует согласованного выполнения взаимосвязанных действий;

· Имеет ограниченную протяженность во времени.

Чтобы достичь цели необходимо создать план. План определяет, что должно быть сделано, кем и когда. Проекты всегда включают в себя выполнение многочисленных взаимосвязанных действий.

Проекты обычно имеют фиксированные временные рамки: у них есть более или менее четко выраженные начало и конец. Проект заканчивается, когда достигнуты его основные цели. Значительная часть усилий при работе с проектом направлена на его завершение в намеченное время.

В терминологии Microsoft Project действия, из которых состоит проект, называются задачами. Каждая задача имеет название, длительность, дату начала и дату конца. Ключевой характеристикой задачи является ее длительность. Руководитель планирует длительность задач проекта и связывает их между собой. Исходя из этой информации, Project планирует даты начала и конца каждой работы. Самая поздняя дата окончания работы становится датой окончания проекта. Project позволяет определить четыре типа зависимостей между задачами:

· Finish-to-start – одна задача не может начаться, пока не закончится другая задача;

· Finish-to-finish – одна задача не может закончиться, пока не закончится другая задача;

· Start-to-start – одна задача не может начаться, пока не начнется другая задача;

· Start-to-finish – одна задача не может закончиться, пока не начнется другая задача.

Можно спланировать промежуток времени (lag) между окончанием одной задачи и началом другой, если они частично перекрываются во времени, или начало одной задачи задерживается относительно окончания другой.

Частным случаем задачи является веха. В Project веха (milestone) это задача с нулевой длительностью. С точки зрения управления проектами, веха – это одномоментное идентифицируемое событие, которое обычно сопровождается появлением и фиксацией некоторого отчуждаемого материала (документа, программы, объекта). По сути, вехи являются контрольными точками проекта.

Вехи могут быть внешними и внутренними. Внешними вехами являются такие события, которые отслеживаются заказчиком или спонсором проекта. Для внешних вех согласуются и фиксируются отчуждаемые материалы. Состав внутренних вех определяется руководителем проекта, и эти вехи служат ему для контроля за ходом выполнения проекта.

Проекты могут делиться на фазы. Например, в проектах, касающихся разработки программного продукта, можно выделить четыре фазы:

· Анализ рынка;

· Проектирование;

· Реализация;

· Внедрение или продажа.

Фазы проекта заканчиваются вехами, которые называются главными. Главные вехи обычно являются внешними. Фазы могут иметь промежуточные вехи, которые могут быть как внешними, так и внутренними.

Для выполнения задач назначаются ресурсы. Основным ресурсом являются люди, которые могут посвящать проекту часть или все рабочее время. В Project можно указать, какие ресурсы будут связаны с каждой задачей. При этом длительность задачи связана с назначенными ей ресурсами – при добавлении или уменьшении выделенных задаче ресурсов Project автоматически изменит ее длительность. Управление ресурсами в рамках Project позволяет определить загрузку персонала, стоимость выполнения отдельных задач, а значит и бюджет проекта, а также посмотреть, как изменение ресурсов может повлиять на длительность отдельных задач и ход выполнения проекта в целом.

Главную задачу руководителя проекта можно сформулировать следующим образом: «Обеспечить выполнение работ в срок, в рамках выделенных средств и в соответствии с техническим заданием».

Именно эти три показателя – время, бюджет и качество – находятся под постоянным контролем руководителя проекта. Они также являются основными ограничениями проекта.

В соответствии с общепринятыми принципами управления проектами, считается, что эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям. Временные ограничения проекта часто являются наиболее критичными. Там, где сроки выполнения проекта серьезно затягиваются, весьма вероятными последствиями являются перерасход средств и недостаточно высокое качество работ. Поэтому в большинстве методов управления проектами основной акцент переносится на календарное планирование работ и контроль за соблюдением календарного графика.

Составление календарного плана проекта

Цель проекта: создать комплект произведений, который должен в совокупности покрыть все темы, связанные с семейством программных продуктов Microsoft Office. Комплект состоит из четырех книг и компакт-диска, содержащего примеры для всех книг комплекта.

Работа над комплектом ведется авторским коллективом, состоящим из 14 человек. Члены авторского коллектива играют в проекте различные роли и выполняют различные функции в соответствии со своей квалификацией, возможностями и желаниями. Назначение на роль может динамически меняться в ходе проекта. Роли и соответствующие им функции перечислены в таблице 7.1.

Таблица 15.1 - Роли и функции

Проект состоит из трех фаз:

q Фаза I. Подготовка к проекту.

q Фаза II. Работа над проектом.

q Фаза III. Завершение проекта.

Задачи фазы I:

1. Определение состава авторского коллектива.

2. Подготовка планов-проспектов.

3. Первоначальное распределение работы – составление для каждого проекта матрицы распределения ролей, целевых объемов и сроков выполнения работ.

4. Заключение договора с издательством.

Задачи фазы II:

1. Подготовка рабочих мест:

Ø Установка единой версии инструментального ПО.

Ø Установка работоспособной версии целевого ПО.

Ø Подготовка детальных планов-проспектов произведений комплекта.

Ø Подготовка шаблонов документов.

2. Написание текста.

3. Редактирование текста.

4. Вычитка текста.

Задачи фазы III:

1. Сдача материалов в издательство.

2. Архивирование результатов.

3. Подведение итогов.

15.2.1. Вид окна Microsoft Project

Слева расположена панель, на которой размещены ярлыки, используемые для вывода на экран различных представлений (views) информации о проекте. Наиболее часто используемое представление – так называемая диаграмма Ганта (Gantt chart). Собственно диаграмма размещена в правой части окна и представляет собой изображение календарного графика выполнения задач. В центре окна размещена таблица, похожая на таблицу Excel, которая содержит иерархическое описание задач и их длительность (Рисунок15.1).

Рисунок 15.1

Чтобы получить такой график, необходимо выполнить следующие шаги:

1) Создание нового файла.

2) Определение задач.

3) Создание списка ресурсов.

4) Назначение ресурсов задач.

5) Определение связей между задачами.

Каждый план проекта представляет собой файл с расширением. mpp. Чтобы создать такой файл, нужно запустить Project. Первоначально в окне Project таблица будет пуста. Первое, что необходимо сделать, это определить дату начала проекта. Для этого необходимо выполнить команду Project > Project Information. Появится соответствующее диалоговое окно (Рисунок15.2).

В окне требуется выбрать один из двух способов планирования задач:

q Задается дата начала проекта. И тогда все задачи планируются таким образом, чтобы они начинались максимально рано.

q Задается дата окончания проекта, и тогда все задачи планируются таким образом, чтобы они начинались максимально поздно.

Выбор одного из этих способов выполняется раскрывающемся списке Schedule From (Расписание с…). В этом же окне выбирается тип календаря (раскрывающийся список Calendar): стандартный, круглосуточная работа, ночная работа.

Рисунок 15.2

Также следует определить календарь проекта. Для этого нужно выполнить следующую команду Tools > Change Working Time (Сервис > Изменение рабочего времени). В раскрывшемся диалоговом окне можно изменить установки для стандартного календаря, ввести новый календарь или календари.

Чтобы изменить рабочие часы для конкретных дней, нужно выделить эти дни в календаре, выбрать переключатель Working time (Рабочее время) иввести нужные часы в поля From и To.

Чтобы определить день как нерабочий, нужно выделить этот день в календаре и выбрать переключатель Nonworking time (Не рабочее время).

Если в проекте планируется поддерживать армейскую дисциплину, можно установить одинаковые рабочие часы для всех дней проекта.

И, последнее, нужно определить свойства проекта. Для этого необходимо выполнить команду File > Properties. В диалоговом окне Properties (Свойства) на вкладке Summary (Резюме) ввести название проекта (Title), описание (Subject), фамилию и имя руководителя (Manager) и сохранить файл.