Введение 4 page

Однако внедрение корпоративной информационной системы (в том числе: учета договоров) востребовано не только на уровне высшего менеджмента, но и руководителями среднего звена. Самые разные группы пользователей могут применять ее для решения своих специфических задач. Наиболее тесно связаны с договорной деятельностью такие структуры, как отдел продаж, юридическая служба и исполняющие подразделения.

Руководителям отдела продаж система помогает резервировать необходимые ресурсы для исполнения договоров, оценивать целесообразность сделок, вести учет контактов с контрагентами, отслеживать состояние договоров и контролировать исполнение обязательств.

Столь же заинтересованы в качественном учете договоров и юристы. Система не только облегчает процесс создания и обработки документов, но и позволяет отслеживать корректность договоров и их условий, предупреждать возможные штрафные санкции. Это особенно актуально потому, что суды в последнее время рассматривают немало исков по исполнению обязательств контрагентов друг перед другом.

Наконец, руководители исполняющих подразделений с помощью системы учета договоров получают доступ к плановой и фактической информации, которая позволяет им оперативно принимать решения по текущей деятельности. В литературных источниках отмечено, что ставку на договорной учет делают: 96% руководителей финансовых служб, 50% руководителей предприятий, 27% руководителей исполняющих подразделений, 21% руководителей юридических отделов.

В настоящее время существует немало программных продуктов, имеющих модуль «Учет договоров» которые могут приобрести предприятия: «АстроСофт: управление договорами», «Автоматизированная система учета договоров», « amoCRM», «Инотек Бизнесмен», «Система Е1 Евфрат» и другие.

Несмотря на то, что данные программные продукты применяются на самых различных предприятиях, анализ отраслевой потребности в решении задач учета договоров показал, что наибольшим спросом подобные системы пользуются у производственных предприятий. Причем наибольшие выгоды от внедрения получают производственные предприятия непрерывного цикла, поскольку в изменяющихся экономических условиях особенно важно контролировать исполнение обязательств сторон в части поставки ресурсов.

Что касается образовательных учреждений и компаний сферы услуг, то данная система помогает им скрупулезно контролировать соблюдение сроков исполнения договора, ведь временные задержки и срывы при исполнении условий договоров почти всегда означают серьезные потери для каждой из сторон.

Государственным учреждениям данные программные продукты позволяют вести жесткий контроль госконтрактов.

Исследование отраслевых потребностей дает следующую картину: в договорном учете заинтересованы 85% производственных компаний, 78% НИИ и образовательных учреждений, 67% добывающих предприятий, 61% компаний из сферы услуг и 60% государственных учреждений.

В целом, программные продукты, указанные выше могут с одинаковым успехом применяться как на небольших, так и на крупных, территориально-распределенных предприятиях. Их можно адаптировать под специфику работы с договорами компаний любой организационной формы, принадлежащих практически к любой отрасли. В зависимости от своих потребностей и размера заказчик имеет возможность выбрать подходящую версию программы (локальная, сетевая, с использованием MS SQL-сервера).

Как показывает практика, ключевым элементом корпоративной информационной системы может стать модуль учета договоров. Одним из преимуществ внедрения данной системы является оптимизация процессов договорной деятельности и уменьшения срока прохождения документов, что позволяет оптимизировать работу с клиентами.

Таким образом, корпоративная информационная система отражает реально существующие информационные потоки на предприятии и не является панацеей от управленческой неразберихи, если направления этих потоков не позволяют лицу, принимающему решение, получить нужную информацию в нужное время в нужном месте. С другой стороны, при внедрении серьезных информационных систем проблемы управления выплывают наружу. У предприятия появляется шанс оптимизировать обработку информации пока без дополнительных финансовых потерь (так сказать, затрат на убеждение руководства). Одним из важных моментов такой оптимизации является наведение порядка в деле ведения учета договоров.Система обеспечивает прозрачность работы нескольких пользователей - данные, введенные одним пользователем, будут видны и другим, что повысит производительность работы каждого пользователя. При распределении на несколько рабочих мест все пользователи работают с одной базой данных, а это разрешает значительно ускорить процесс заведения данных и получение необходимых данных о документах, связанных с жизненным циклом договора, как на стадии подготовки, так и во время действия договора.

Для того, чтобы разработанное управленческое решение по данной задаче было эффективным, рассмотрим подробнее следующие процедуры.

Организационно-экономическая сущность задачи.

1. Сформулируем цель решения задачи – разработать такую модель, на основании которой предоставление услуг по вагонному сопровождению будет эффективной.

2. Определим круг объектов, для которых решается задача:

- производственный отдел (объем оказания услуг; потребность в материальных, трудовых и денежных ресурсах);

- отдел маркетинга (анализ конкурентов, анализ потребителей, анализ целевых сегментов рынка, проведение анализа ассортимента услуг, качества сервиса, анализ исполнения договоров);

- финансовая служба (отслеживание потоков денежных средств как плановых, так и фактических; предупреждение штрафных санкций; контроль исполнения обязательств по договорам);

- юридический и экономический отделы (совершенствование процесса согласования договоров; отслеживание корректности договоров и их условий; централизованное хранение всех редакций договоров; оперативный доступ к плановым и фактическим показателям; анализ финансовых результатов договорной деятельности).

- отдел сбыта (анализ конкурентов, рынков сбыта, исполнение договоров, анализ выручки)

2. Место данной задачи в системе управлением качества услуг организацией.

Эффективный анализ качества предоставления услуг позволит организации расширять рынки и осваивать их новые сегменты, более рационально распоряжаться ресурсами предприятия, выявлять слабые стороны предприятия, предвидеть перспективу его развития.

3. Результаты разрабатываемого управленческого решения в части совершенствования качества предоставления услуг, управленческих решений по внедрению данной услуги на рынок.

4. Особенности решения задачи: тип – многокритериальная, частота решения – постоянная, ограничительные дополнительные условия – изменение условий внешней среды предприятия.

5. Описание информационного обеспечения. Входная информация как внутренняя, так и внешняя: плановые показатели деятельности предприятия (объем продаж или закупок, финансовые результаты деятельности, рынки сбыта продукции и другие), данные по анализу рынка сбыта, данные по ранее заключенным договорам, деловая переписка. Информация должна обрабатываться там, где появляется (в отделе снабжения и т.п.), и теми сотрудниками, которые первыми получают или формируют документ. За счет этого обеспечивается оперативность и достоверность информации. Кроме того, учет должен вестись в тех разрезах, которые нужны для принятия управленческих решений (конкретные договоры и их составляющие: организация, номенклатура, цена, стоимостные показатели). Выходная информация: данные конкурентоспособности услуг.

Сегодня большинство руководителей понимают, что наличие оперативной и прозрачной информации – один из залогов успеха в бизнесе. Именно она позволяет топ-менеджерам, руководителям финансовых служб и исполняющих подразделений предприятий принимать правильные и своевременные решения, когда речь идет о конкурентоспособности услуг, о контроле над сроками исполнения договоров или о мониторинге расходования выделенных средств.

6. Временными ограничениями на разработку управленческого решения по конкурентно способности и выдачу выходных данных являются различные форс-мажорные обстоятельства: экономический кризис, пожар и другие.

7. Организация разработки управленческого решения может разрабатываться как одним лицом, принимающим решение, так и целым коллективом – руководителями структурных подразделений. Управление конкурентно способностью позволяет руководителям иметь оперативный доступ к плановым и фактическим показателям; осуществлять полный контроль денежных потоков; контролировать выполнение работ сотрудниками; контролировать целесообразность сделок.

Модель решения данной задачи следует отнести к оптимизационной, в которой достаточно получить допустимое решение. Существуют готовые модели, которые можно адаптировать к конкретной задаче — разработке эффективной модели роста конкурентоспособности организации.

На основании приведенных полей задач установим критерии оценки конкурентоспособности услуги.

В методических указаниях учета выполнения договорных обязательств необходимо установить следующие параметры:

На основании выявленных направлений разработаем модель конкурентоспособности организации по средства роста конкурентоспособности услуг.

Основная модель такова:

Оценка конкурентоспособности организации это задача происходит по следующим оценочным критериям:

1. Коэффициент оперативности передачи информации

где

– среднее время доведения до исполнителей ключевой информации по срокам исполнения договора и объемам договорных обязательств

–эталонное (установленное нормативно в методических указаниях) время доведения до исполнителей ключевой информации по срокам исполнения договора и объемам договорных обязательств

2. Коэффициент учета изменений и дополнений к договору

где

– среднее время доведения до исполнителей ключевой информации по изменениям и дополнениям к договору

–эталонное (установленное нормативно в методических указаниях) время доведения до исполнителей ключевой информации по информации по изменениям и дополнениям к договору

3. Коэффициент согласования

– среднее время прохождения договора через процедуру согласования

–эталонное (установленное нормативно в методических указаниях) время прохождения договора через процедуру согласования

4. Эффективность выполнения договорных обязательств

Введем целевую функцию эффективности Fэ

Fэ = 0,1Ко+0,1Ку+0,1Кс+0,7Кэ

Учет договорных обязательств можно признать высокоэффективным, если целевая функция эффективности Fэ принимает значения в диапазоне 90-100%, эффективным – 70-89% и неэффективным, если менее 70 %.

Рассмотрим критериальные функции и ограничительные условия, которые позволят нам использовать классическую модель линейного программирования.

Требуется максимизировать функцию учета выполнения договорных обязательств: F (x) ® max

F (x) ® (a₁*x₁ + a₂*x₂ + …+a_i*x_i +… + a_n*x_n) ® max

где a₁, a₂, …, a_n – удельные призначные характеристики договоров (например, долгосрочные или краткосрочные)

i – х элементов, формирующих величину функции (П_i), например, объемы заказов или объемы продаж.

Ограничительными условиями выступают имеющиеся ресурсы.

Представим исходную функцию в следующем общем виде:

где Пi – призначная характеристика i –ой номенклатурной позиции договора;

хi – искомая переменная величина i–ой позиции.

Такая запись представляет собой критериальную функцию решения задачи. Ограничительными условиями могут выступать имеющиеся ресурсы (трудовые, материальные, финансовые и другие), а также ограничения на величину самой функции

bij – удельная величина j-го ограничения по i-ой переменной (позиции);

Bj – суммарная величина j-го ограничения;

Совокупность критериальной функции и ограничительных условий позволяет использовать классическую модель линейного программирования:

х_i ≥ 0

х_i – искомая переменная величина (количество) i –ой позиции;

Учет выполнения договорных обязательств формируется в натуральном (шт, т и т.п.) или стоимостном виде (тыс. руб., млн. руб.)

Введем следующие обозначения:

i — договор

j — заказчик

λ — условия договора

d — срок

e — единица измерения

μ — позиция договора (номенклатура)

N — предельное значение переменной i (договора)

В натуральном виде модель будет выглядеть следующим образом:

N^y_ijλμde = N^y_ijλμde *X_ijλμde

В стоимостном выражении:

V_ijλμde = N^y_ijλμde *Ц_ijλμde

Границами измерений является позиция договора (номенклатура)

Сумма всех значений: ∑ V_ijλμde*X

μ=1

На основании полученной модели построим уравнение тренда.

Рисунок 6 –Уравнение тренда

При этом целевая функция имеет вид (рисунок 7)

Рисунок 7 –Целевая функция модели