Справочные материалы

Большая часть информации, которая попадается вам на глаза, не может быть напрямую использована в делах, но представляет некоторую ценность в качестве справочных материалов. Вы, быть может, захотите сохранить её и обращаться к ней при необходимости. Можно сохранить её, как в бумажной, так и в цифровой форме.

Бумажный материал – это все, начиная меню из ближайшего ресторана до планов, иллюстраций, информации по сделкам – словом, все что угодно, что может быть прекрасно сохранено при помощи физических систем хранения. Это могут быть листы в ежедневнике со списком любимых ресторанов или телефонных номеров участников школьного клуба или даже целые папки, выделенные для ревизий документов.

Электронное хранилище может содержать все, начиная от базы сетевых информационных источников до специализированных справочников и архивных папок. Важно не забывать, что справочный материал – это именно, до чего несложно добраться при необходимости. Системы справочной информации, как правило, бывают двух типов: (1) объектно‑ориентированные хранилища и (2) справочная информация общей направленности. Первый тип определяется тем, как там хранится информация, в каком порядке – например, папка с контактами, папка, содержащая конфиденциальную информацию о служащих компании, ряд папок для ограниченного доступа.

Справочная информация общей направленности. Второй тип справочных систем – это система, для хранения специализированной информации, которая не относится к какой‑то определенной категории. Вам же надо хранить где‑то, скажем, инструкцию по использованию сотового телефона, записки с совещания по поводу проекта Смита и те несколько йен, которые вы не успели разменять во время последней поездки в Токио (и которые вы обязательно используете в следующий раз).

Неимение хорошего хранилища информации общей направленности может оказаться узким местом в создании эффективной персональной системы управления действиями. Если хранение в файлах не кажется вам быстрым и удобным (или пусть даже прикольным!), тогда храните документы подобного рода на стеллажах. Если ваши справочные материалы не имеют четких границ, тогда и граница между работоспособным и неработоспособным будет для вас постепенно стираться, визуально и психологически, и ваш разум будет захвачен плен бизнесом в целом. Создание качественной работоспособной системы для таких материалов очень важно для обеспечения продуктивности и во избежание стрессов. Мы рассмотрим это более детально в главе 7.

Обзор.

Одно дело записать, что вам нужно молоко, а вот оказаться в магазине и вспомнить об этом – совсем другое. Точно также, записывание того, что вам нужно позвонить другу, посоветоваться насчет адвоката совсем не то же самое, что вспомнить об этом, когда у вас появится немного времени и телефон поблизости.

Вам необходимо иметь возможность обзора полной картины жизни и работы на нужных временных отрезках и на нужных уровнях. Для большинства людей волшебство управления рабочим процессом становится явью при помощи последовательного прохождения фазы обзора. Именно здесь вы еженедельно охватываете все ваши проекты и «дыры», как я говорю, с 10 000 футовой высоты. Это ваша возможность отследить все уже определенные действия и условия прежде, чем принять решения по поводу конкретных действий в будущем – она откроет перед вами б о льшую свободу выбора.