Выдача денежных средств на хозяйственные нужды (приобретение ТМЗ и оплату услуг)

На исследуемом предприятии ТОО «Наурыз» выдача под отчет наличных денег на операционные и хозяйственные расходы, в том числе на приобретение ТМЗ производится в пределах двухдневной потребности на срок не более трех дней. Расходовать при этом выданные подотчет можно лишь на те цели, на которые они были выданы.

Суммы на хозяйственные нужды выдаются материально-ответственным лицам по распоряжению руководителя. Выдача оформляется расходным кассовым ордером, где указанную сумму утверждает руководитель и главный бухгалтер. В указанном расходном кассовом ордере указывается назначение (цель использования) выданных денег.

Авансовые отчеты имеют стандартную форму, применимую в любых ситуациях: и при составлении отчета по командировочным расходам, и при хозяйственных расходах.

Обычно срок представления отчета по командировке составляет 3 дня с момента возвращения. В ТОО «Наурыз» установлены и сроки представления отчетов о расходовании денежных средств на хозяйственные нужды. Эти сроки должны быть предусмотрены в учетной политике и оформлены в виде приказа. Обычно это 5-10 дней, но может быть и более длительный период, однако он должен быть ограничен одним месяцем. Это связано с тем, что не востребованные более одного месяца суммы признаются доходом данного работника и облагаются подоходным, социальным налогом, производятся социальные отчисления в ГФСС и отчисления в пенсионный фонд.

Все хозяйственные операции по расходованию подотчетных сумм в обязательном порядке подтверждаются соответствующей документацией, выписываемой на юридическое лицо, т.е. на организацию, от лица которой сотрудник производит покупки или оплату счетов.

Эти документы являются первичными учетными документами, которые фиксируют факт совершения операции или события.

При оплате работ, услуг, приобретении товаров у юридических лиц необходимо составить авансовый отчет с приложением следующих первичных документов:

­ счета-фактуры;

­ накладной;

­ товарного чека;

­ квитанции к приходному кассовому ордеру;

­ фискального чека.

Отсутствие или неправильное оформление вышеперечисленных документов даже при подтверждении факта постановки на бухгалтерский учет материальных ценностей приведет к признанию дохода подотчетного лица, который облагается подоходным, социальным налогом и отчислением в пенсионный фонд.

В случае, если вся сумма расходов подтверждена документально, руководитель подписывает проверенный бухгалтером авансовый отчет. Остаток неиспользованных средств вносится сотрудником в кассу, а в случае перерасхода из кассы предприятия подотчетному лицу выдаются излишне потраченные суммы.

Согласно авансовому отчету приобретенные материальные ценности числятся за отчитавшимся лицом. Материально-ответственное лицо должно не только отчитаться об использовании денежных средств на приобретение тех или иных ценностей, но и передать их на склад организации. Передача на склад происходит по внутренней накладной или приходному ордеру, который будет приведен в разделе "Товарно-материальные запасы". После того, как все документы проверены бухгалтером и в авансовых отчетах на оборотной стороне проставлены счета, корреспондирующие со счетом 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: расчеты по подотчетным суммам», обобщенные обороты по счетам операции, отраженные в авансовом отчете, подлежат отражению на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Регулярно бухгалтер компании должен производить анализ дебиторской задолженности компании (инвентаризацию счетов) (таблица 1).

Таблица 1 – Типовая таблица для инвентаризации счета 1251 «Краткосрочная дебиторская задолженность работников: расчеты по подотчетным суммам» на 1 апреля 2007 г.

Исполнитель _______________ Гл. бухгалтер______________

Инвентаризация расчетов (подтверждение, сверка задолженности) в обязательном порядке производится к составлению финансовой отчетности. Несвоевременно погашенная задолженность влечет к ухудшению финансового состояния компании.