Документы, регламентирующие деятельность кадровой службы и процессы управления персоналом

Документы, регламентирующие управление персоналом и деятельность кадровых служб:

• Учетная документация
• Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда
• Отчетная и отчетно-справочная документация

Учетная документация: Комплекс учетной кадровой документации выполняет функцию персонального учета работников и является накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.

Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда: Комплекс документации по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда информационно базируется на сведениях, содержащихся в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах, например, штатном расписании и приказах (распоряжениях) по личному составу. Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.

Отчетная и отчетно-справочная документация: Комплекс отчетной и отчетно-справочной документации концентрирует в обобщающем виде сводные, итоговые и аналитические информационные показатели, отражающие эффективность выполнения функций управления персоналом за определенный период времени.

Отчетная документация характеризуется четкой периодичностью (годовой, полугодовой, квартальной и т.п.) представления ее адресатам и наличием в большинстве случаев единообразных унифицированных или типовых форм, утвержденных органами функционального управления. Это, прежде всего, отчетная документация, представляемая в органы статистики и вышестоящие органы управления. В соответствии с иерархией управленческих структур отчетные документы приобретают сводный характер (сводных таблиц итогов).

7) Документы, создаваемые при документировании функций, выполняемых кадровой службой:

Вступление в силу ТК РФ обязывает специалистов кадровых служб пересмотреть сложившуюся систему работы с кадровой документацией. Документирование процессов управления персоналом занимает важное место в трудовом законодательстве, которое во многом по-новому трактует порядок письменного оформления тех или иных процедур, выполняемых кадровой службой. Содержание статей ТК РФ позволяет сделать, прежде всего, следующие общие выводы:

• исчезли из обращения некоторые традиционные кадровые документы, долгие годы, оформлявшиеся в обязательном порядке (например, заявление о приеме на работу);
• появились новые обязательные для кадровой службы документы (например, документы, закрепляющие порядок защиты персональных данных работников);
• увеличилось общее количество обрабатываемых в кадровой службе документов (например, при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска);
• расширился круг документов, которые должны быть доведены до работника под расписку;
• ряд документов, принимаемых работодателем, требует учета мнения представительного органа работников;
• кадровая документация должна беспрепятственно предъявляться государственным инспекторам труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности;
• наличие соответствующих документов по личному составу необходимо при разрешении трудовых споров.

Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:

• отсутствие предусмотренных действующим законодательством в обязательном порядке видов документов;
• нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;
• неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы;
• неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
• организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы ведомственных архивов.

Для сокращения времени на обработку документов и исключения штрафных санкций по результатам проверок необходимо иметь четкое представление о составе кадровых документов, а также порядке их оформления и последующего хранения.

Обязательные документы кадровой службы

• локальные нормативные акты - документы, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений в данной организации и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором и соглашениями
• документация по личному составу - документы, создаваемые в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом

Локальные нормативные акты устанавливают порядок организации и условия труда, характеризуют систему управления трудом в целом, для всех работников предприятия. Документация по личному составу всегда "привязана" к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии), условий приема на работу, результатов труда и т. п. Образно говоря, локальные нормативные акты следует разработать до "встречи" с желающим поступить на работу гражданином, как бы подготовиться к этой "встрече" путем оформления в установленном порядке нормативных актов, которые создадут организационно-правовую базу будущих трудовых отношений с работниками.

Специалистам кадровых служб следует, прежде всего, определить, какие виды локальных нормативных актов и документов по личному составу должны создаваться в данной организации в соответствии с требованиями трудового законодательства и особенностями работы самой организации.

Следующим этапом построения "идеальной" системы кадрового делопроизводства является поиск и применение действующих унифицированных форм документов, позволяющих избежать ошибки, как при разработке содержательной части документа, так и при его оформлении. Документы, обрабатываемые в кадровой службе, включают немало видов и разновидностей, относящихся к различным унифицированным системам управленческой документации (УСД). От принадлежности к той или иной УСД зависят форма и особенности подготовки текста или таблицы, составляющих содержание документа.

О составе локальных нормативных актов, обязательных для каждой организации, говорится в ТК РФ:

• определяя потребность в кадрах и организуя поиск будущих работников, специалисты кадровых служб должны руководствоваться наименованиями должностей, специальностей, профессий (с указанием квалификации), включенными в штатное расписание организации (ст. 57 ТК РФ);
• заключив трудовой договор с работодателем, работник обязан соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка (ст. 56, 189, 190ТКРФ);
• работники организации должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ);
• при сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (ст. 103 ТК РФ);
• очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123ТК РФ).

ТК РФ предусмотрено также закрепление в локальных нормативных актах организации порядка решения следующих вопросов:

• об установлении системы заработной платы, размеров тарифных ставок, окладов, различного вида выплат (ст. 135ТКРФ);
• об установлении системы премирования, стимулирующих доплат и надбавок (ст. 144 ТК РФ);
• о введении, замене и пересмотре в организации норм труда (ст. 162 ТК РФ).

Наряду с прямо предусмотренными ТК РФ локальными нормативными актами работодатель, осуществляя локальное нормотворчество, может принимать и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками, например: положение о персонале, положение о комиссии по трудовым спорам, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам организации и др.

Разработка локальных нормативных актов должна осуществляться с учетом следующих требований:

• локальные нормативные акты, регламентирующие режим и условия труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников (ст. 103, 123, 135, 144, 162, 190ТКРФ);
• штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции принимаются работодателем единолично;
• другие локальные нормативные акты (например, положение о персонале) могут приниматься с учетом мнения представительного органа работников, что предпочтительнее их единоличного принятия, т. к. свидетельствует об участии работников и их представителей в управлении организацией, т. е. о развитии форм социального партнерства (ст. 27 ТК РФ).

Особенностью некоторых локальных нормативных актов является их включение Госкомстатом России, а состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате (см. постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты и письмо Минюста России от 27.04.01 № 07/4328-ЮД). К таким документам относятся штатное расписание и график отпусков.

8) Правила внутреннего трудового распорядка: понятие, основы для разработки, содержание:

В основной части Правила регламентируют режимы рабочего времени и времени отдыха всех категорий занятых в организации сотрудников.

Разработанные в организации Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии с положениями статьи 190 ТК РФ утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников организации. Утвержденные в указанном порядке Правила прилагаются к коллективному договору организации.

Правила могут быть оформлены в качестве отдельного локального нормативного акта организации или же в качестве приложения к единому коллективному договору.

В любом случае Правила должны быть рассмотрены представительным органом работников организации (профсоюзным комитетом, советом трудового коллектива, общим собранием работников организации или др.). Для этого перед их утверждением проект Правил внутреннего трудового распорядка направляется для рассмотрения действующему в организации представительному органу работников, представляющий интересы всех или большинства работников организации.

Не позднее пяти рабочих дней с момента получения проекта Правил, представительный орган работников должен оформить и представить на рассмотрение работодателя мотивированное заключение по проекту Правил в письменной форме.

Содержание:

общие положения; порядок приема и увольнения работников; регламент рабочего времени; основные обязанности работников; основные обязанности работодателя; поощрения; ответственность за нарушение трудовой дисциплины. В следующем номере журнала во вкладке «Документы и комментарии» будет приведена примерная форма Правил внутреннего трудового распорядка отдельно взятой организации. В качестве отдельного раздела Правил внутреннего трудового распорядка может предусматриваться обеспечение пропускного режима на предприятии.

9) Документы по защите персональных данных работника: основы для разработки, содержание:

В середине прошлого года вступил в силу закон о защите персональных данных. Согласно этому закону, вся работа с персональной информацией в организации должна быть регламентирована. Каждая организация или индивидуальный предприниматель могут быть проверены на предмет соответствия их деятельности законодательству. Обеспечение безопасности персональных данных находится в компетенции четырех государственных структур: Правительство Российской Федерации, ФСБ, ФСТЭК (Федеральная служба по техническому и экспортному контролю) и Роскомнадзор (Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций).

Главный документ, регламентирующий деятельность организации в данной сфере - положение о защите персональных данных (либо положение о персональных данных работников, если в организации не используется другая личная информация). Это внутренний документ, он делается в свободной форме и определяет порядок хранения и использования персональных данных в фирме. Данное положение утверждается руководителем предприятия приказом о защите персональных данных и является обязательным к выполнению всеми сотрудниками организации.

На основе Положения должны быть сделаны все остальные документы по защите персональных данных. В первую очередь – это Приказ о допуске к персональным данным. В нем перечисляются все сотрудники, имеющие право работать с этими документами. И по каждому прописывается, с какими именно документами, они могут работать. Все сотрудники, упомянутые в приказе, должны ознакомиться с этим приказом под роспись.Кроме того, они должны ознакомиться с Положением и расписаться в листе ознакомления.

Далее должна быть разработана инструкция по защите персональных данных. В ней подробно прописываются правила, которые должны соблюдать сотрудники при работе с такой информацией. Рекомендуется с каждым из служащих, допущенных к личной информации, заключать соглашение о неразглашении персональных данных. Хотя внебольших организациях, не специализирующихся на сборе персональной информации, обычно таких соглашений не заключают.

Для организаций, которые занимаются сбором и обработкой персональной информации клиентов, все гораздо сложнее. Такие организации должны быть зарегистрированы в Роскомнадзоре (уполномоченном органе по защите прав субъектов персональных данных) и быть внесены в реестр операторов персональных данных. Перед началом сбора таких данных эти организации должны направить в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных. В этом уведомлении нужно четко прописать основание для работы с личной информацией и меры по обеспечению безопасности. Только после выполнения всех вышеперечисленных действий, руководитель организации может быть уверен, что он выполнил все требования законодательства.

10) Коллективный договор: понятие, основы для разработки, содержание:

Коллективно договорной акт представляет собой нормативное соглашение, заключаемое между работниками и работодателями. Нормативное соглашение – особый вид правового акта, принимаемый в договорном порядке, но содержащий нормы права. Коллективно – договорной акт как договор заключается после проведения переговоров на двух либо трехсторонней основе, содержит взаимные обязательства сторон, действует в течении установленного срока. Как нормативное соглашение, коллективно – договорной акт содержит нормы права, т.е. общие правила поведения, адресованные неопределенному кругу лиц и не исчерпывающиеся однократным применениям. Наличие нормативной части отличает коллективно – договорные акты от других видов договоров и позволяет рассматривать их как нормативно – правовые акты.

Существуют два вида коллективно – договорных актов: коллективный договор и соглашение. “Коллективный договор – правовой акт, регулирующий социально – трудовые отношения и заключаемый работниками организации, филиала, представительства с работодателем.

Содержание:

Содержание коллективного договора – это согласование сторонами условия(положения), призванные регулировать социально-трудовые отношения в данной организации.

Структурно указанные условия традиционно разделяются на два вида: нормативные и обязательственные. О.В.Смирнов выделяет также информационные положения коллективного договора – положения, которые не вырабатываются сторонами, а отбираются из действующего законодательства в той части, в какой они содержат общие нормы по вопросам регулирования труда, социально – экономических и профессиональных отношений, характерные и для работников данной организации.

Обязательная часть представляет собой совокупность конкретных обязательств сторон. В статье 13 Закона “О коллективных договорах и соглашениях” дан их примерный перечень: форма, система и размер оплаты труда, денежные вознаграждения, пособия, компенсации, доплаты, механизм регулирования оплаты труда исходя из роста цен, уровня инфляции, выполнения показателей, определенных коллективным договором; занятость, переобучение, условия высвобождения работников; продолжительность рабочего времени и времени отдыха, отпусков; улучшения условий и охрана труда работников, в том числе женщин и молодежи (подростков); добровольное и обязательное медицинское страхование; соблюдение интересов работников при приватизации предприятия, ведомственного жилья; экологическая безопасность и охрана здоровья работников на производстве; льготы для работников, совмещающих работу с обучением; контроль за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений, ответственность сторон, социальное партнерство, обеспечение нормативных условий функционирования представителей работников; отказ от забастовок по условиям, включенным в данный коллективный договор, при своевременном и полном их выполнении.

Нормативные условия (положения) коллективного договора – локальные нормы права, установленные сторонами в пределах их компетенций, которые распространяются на работников данной организации. Они призваны:

· конкретизировать правовые нормы, установленные государством;

· повысить уровень льгот и гарантий, предусмотренных законодательством;

· ликвидировать пробелы в праве;

· устанавливать условия труда, регламентация которых отнесена к компетенции субъектов договорного правового творчества(автономное регулирование)

11) Должностная инструкия: основы для разработки, содержание.

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, установление взаимосвязей отдельных должностей, является должностная инструкция.

Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором определяются основные функции, обязанности, права и ответственность сотрудника организации при осуществлении им деятельности в определенной должности.