Поступление материалов

Материалы могут поступать в организацию различными способами: от поставщиков; из собственного производства, при внесении в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации; при получении материалов безвозмездно (включая договор дарения).

Пополнение производственных запасов производится за счет их приобретения у предприятий поставщиков по договорам поставки; снабженческо-сбытовых организаций по договорам купли-продажи, через подотчетных лиц, приобретающих материалы за наличный расчет, путем изготовления материалов силами организации; от списания пришедших в негодность основных средств.

Предприятия-поставщики на отгруженную продукцию выписывают расчетные документы (платежные требования, платежные требования-поручения, счета, товарно-транспортные накладные и т.п.) и сопроводительные документы (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и др.).

Расчетные документы (платежные требования, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним другими документами направляются в отдел снабжения или другой аналогичный отдел, работники которого обязаны:

· зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов;

· проверить соответствие данных этих документов договору поставки в отношении ассортимента материалов, их количества, цен, сроков отгрузки и др.;

· сделать в карточках или книге оперативного учета соответствующие записи о выполнении договора поставки;

· акцептовать (т.е. дать согласие на оплату) расчетные документы поставщика или мотивированно отказаться от акцепта;

· передать уполномоченному лицу распоряжение на получение и доставку груза; перечень этих лиц устанавливается директором предприятия по согласованию с начальником отдела снабжения и главным бухгалтером;

· передать документы в финансовый отдел или бухгалтерию.

Зарегистрированные экземпляры расчетных и других документов (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и т.п.) передаются соответствующему складу для руководства при приемке и оприходовании материалов.

Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному лицу выдаются квитанция, товарно-транспортная накладная или наряд на выполнение работ по доставке груза и доверенность на его получение.

Доверенности (формы № М-2 и № М-2а) применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.

Доверенность в одном экземпляре оформляет бухгалтерия организации и выдает под расписку получателю.

Выдачу доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок действия доверенности, как правило, не более чем 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.

По окончании отпуска товарно-материальных ценностей доверенность сдается в бухгалтерию вместе с документами на отпуск последней партии ценностей по сдаваемой доверенности.

В случаях перевозки грузов автотранспортом приемка материалов, поступающих на предприятие, осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя.

Товарно-транспортная накладная (форма № 1-Т) предназначена для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах:

1-ый – остается у грузоотправителя и предназначается для списания товарно-материальных ценностей; 2-ой – сдается водителем грузополучателю и предназначается для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза; 3-ий и 4-ый экземпляры, заверенные подписями и печатями (штампами) грузополучателя, сдаются организации – владельцу автотранспорта. Третий экземпляр, служащий основанием для расчетов, организация – владелец автотранспорта прилагает к счету за перевозку и высылает плательщику – заказчику автотранспорта, а четвертый – прилагается к путевому листу и служит основанием для учета транспортной работы и начисления заработной платы водителю.

Сдача грузов, доставленных уполномоченным лицом на предприятие, осуществляется на соответствующий склад под расписку заведующего складом (кладовщика). Материально ответственное лицо проверяет соответствие материалов их данным, указанным в сопроводительных документах, и при отсутствии каких-либо расхождений выписывает приходный ордер (форма № М-4), который подписывает заведующий складом и экспедитор. Материалы, поступающие на склады предприятий, должны подвергаться тщательной проверке в отношении соответствия их количеству (счету, весу, объему), ассортименту и качеству, указанному в сопроводительных документах.

Если материалы поступили с поврежденной упаковкой, недостачей по массе, несоответствующего качества или имеющие количественное расхождение либо расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика, а также при поступлении материалов без документов, приемка производится комиссией, которая составляет акт о приемке материалов (форма № М-7).

Акт составляется приемной комиссией с обязательным участием представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации, материально ответственного лица и представителя отдела снабжения. Этот акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику (отправителю).

Поступление материалов, изготовленных или переработанных цехами и участками собственного производства и сданных на склад материальных ценностей, должно оформляться путем выписки требования-накладной (форма № М-11). Этими же накладными оформляются также операции по сдаче цехами (участками) на склад или в кладовую цеха (участка) из производства остатков неизрасходованных материалов (если они ранее были получены по требованию), а также сдача отходов от производства продукции, отходов от брака.

Материалы могут также поступать от подотчетных лиц, приобретающих их за наличный расчет. При этом расходы подотчетных лиц должны подтверждаться первичными документами: квитанции к приходно-кассовым ордерам, чеки контрольно-кассовых машин, и др.документы.

При закупке материальных ценностей у физического лица в акте закупки должны быть приведены сведения о продавце, такие как адрес его постоянного местожительства и паспортные данные, а если физическое лицо является индивидуальным предпринимателем, то должен быть указан его идентификационный номер.

Кроме того, при выдаче денежных средств под отчет для приобретения товарно-материальных ценностей у юридического лица, осуществляющего оптовую или мелкооптовую торговлю, необходимо выдать доверенность подотчетному лицу и зарегистрировать ее в журнале учета выданных доверенностей.

Материалы, полученные от разборки и демонтажа зданий и сооружений, приходуются на основании акта об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35).

Для обеспечения действенного контроля за сохранностью материальных ценностей важное значение имеет состояние складского и весоизмерительного хозяйства.

Склады должны быть обеспечены исправными весами, измерительными приборами и мерной тарой.

На предприятии должен быть установлен список должностных лиц (зав. складом, кладовщик), ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей, с которыми заключается договор о материальной ответственности. От занимаемой должности кладовщик может быть освобожден только после сплошной инвентаризации товарно-материальных ценностей и передачи их по акту, утвержденному руководителем предприятия.

Сортовой количественный учет движения материальных ценностей, находящихся на хранении в складах (кладовых) организации, ведется материально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками и др.) на карточках складского учета (форма № М-17). Карточки складского учета регистрируются бухгалтерской службой организации в специальном реестре (книге) или автоматизировано в программе.

Записи в карточках складского учета делаются в день совершения операций и ежедневно выводятся остатки (при наличии операций).

Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться по мере закрытия карт, но не позднее последнего числа месяца.

В конце месяца в карточках выводятся итоги оборотов по приходу и расходу и остаток.

В сроки, установленные графиком документооборота организации, кладовщики обязаны сдавать, а работники бухгалтерской службы принимать от них все первичные учетные документы, прошедшие (исполненные) по складам (кладовым) за соответствующий период.

На складах с небольшой номенклатурой материалов вместо карточек складского учета допускается ведение учета в книгах складского учета, где на каждый номенклатурный номер открывается лицевой счет. Лицевые счета нумеруются в том же порядке, что и карточки. Для каждого лицевого счета выделяется страница (лист) или необходимое количество листов. В каждом лицевом счете предусматриваются и заполняются реквизиты, указанные в карточках складского учета.

Складской учет материальных запасов может вестись при помощи компьютера. В этом случае оператором-кладовщиком вводится информация (реквизиты), предусмотренная в карточках складского учета, и данные первичных учетных документов непосредственно в компьютер.

За определенные промежутки времени, но не реже одного раза в месяц, составляется оборотная ведомость по движению материальных ценностей, в которой отражаются: номера лицевых счетов; номенклатурные номера (если они имеются); наименования материальных ценностей и их отличительные признаки; единица измерения; цена; остаток на начало отчетного периода; приход за отчетный период; расход за отчетный период; остаток на конец отчетного периода.

Кроме того, при необходимости отдельно могут составляться сальдовые ведомости с указанием остатков материальных запасов на определенные даты (т.е. без указания оборотов).

На счетах бухгалтерского учета операции по поступлению материальных ценностей отражаются следующим образом: