Нормативное

планирование

Нормативное планирование заключается в обоснова­нии плановых заданий с помощью, норм и нормативов. Под нормой понимается показатель расхода ресурсов (фи­нансовых, материальных, трудовых и т. д.) на единицу работы. Под нормативом — совокупность производимых или потребляемых услуг и товаров на единицу (потреби­теля, финансирования, площади, оборудования и т. д.). Нормы и нормативы выражаются в абсолютных и отно­сительных показателях, коэффициентах, процентах, удельных весах и прочих единицах.

Использование нормативного метода предполагает наличие и использование нормативной базы, которая включает в себя:

• систему показателей, выбранных в качестве норма­
тивных;

• методику расчета количественных значений этих по­
казателей;.

• расчет (определение) конкретных нормативных ко­
личественных значений показателей;

• утверждение конкретных норм и нормативов;

• процедуру пересмотра норм и нормативов.
Наличие нормативной базы существенно облегчает

планирование, задавая конкретные показатели желае­мых результатов. Более того, существенно облегчается и упрощается система контроля (как отклонения в ту или иную сторону от нормативных показателей по итогам деятельности), а также организация заработной платы и стимулирования (в соответствии со степенью выпол­нения соответствующих норм). Следует помнить, что несмотря на то что существуют местные, отраслевые и межотраслевые нормы, создание нормативной базы — процесс, всегда идущий «снизу», а совершенствование нормирования — прерогатива, законодательно закреплен­ная за руководством организации, учреждения или пред­приятия.

В сфере культуры используются различные нормы и нормативы, прежде всего, связанные с планировани­ем финансовой и хозяйственной деятельности: затраты труда, использования финансовых ресурсов и основных

5 ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

фондов, расхода материалов, энергии, топлива. Так, н@р-

мы расхода (затрат) времени учитывают затраты времени на осуществление единицы работы. Не зная реальных зат­рат времени, нельзя спланировать время, требуемое для подготовки конкретного вечера, лекции, цикла и т. д.

При разработке норм времени следует учитывать спе­цифику конкретных учреждений и местных условий. Сделать это можно с помощью систематического прове­дения хронометражей, фотографий рабочего дня, анали­за договорных обязательств, на основе которых могут быть выявлены нормы времени, трудозатрат и т. п. на проведение конкретных мероприятий и работ.

Нормы обслуживания выражают количество посети­
телей, кружков, коллективов, оборудования на одного
работника. Величиной, обратной норме обслуживания,
является норма численности, т. е. число работников, не­
обходимых для проведения единицы работы. По этим
нормам часто планируются штатные расписания. Реже
применяются в практике планирования нормы труда и
нормы выработки, в которых выражается объем работы
в единицу времени. В основном эти нормы используются
при планировании сдельно оплачиваемых работ по хо­
зяйственному содержанию и благоустройству. *

Рассмотренные нормы относятся к нормам затрат тру­да, поскольку обеспечивают при планировании эффек­тивность использования трудовых ресурсов. Кроме них в практике планирования широко применяются нормы и нормативы использования финансовых ресурсов, опреде­ляемые инструкциями и положениями государственных органов финансового контроля. К этой группе относятся и нормы оплаты труда (ставки, оклады, тарифы, разря­ды, категории по оплате и прочие нормативы, определя­ющие размеры фонда заработной платы), а также норма­тивы использования финансовых ресурсов. Существуют также нормы и нормативы использования основных фон­дов — зданий, сооружений, машин и оборудования, ки­ноаппаратуры, музыкальных инструментов, книг и т. д. К таким нормативам относятся, например, норматив ис­пользования зала, отдельных помещений и т. д. Важное место в планировании деятельности учреждений культу­ры занимают и нормы расхода материалов, топлива, сы-

^Л Ч1ЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ

м

рья, электроэнергии, инвентаря. Нормативным методом планируется размещение и развитие сети учреждений культуры (количество учреждений различного типа в различных регионах, количество мест в учреждениях на 1 тыс. населения).

Важнейшей проблемой развития нормативного пла­нирования в сфере культуры является создание норма­тивной базы (т. е. разработка и применение норм и нор­мативов) объемов потребления (а значит и производства) видов культурой деятельности. Такие нормы могут раз­рабатываться двояким образом. Во-первых, как тради­ционно разрабатываются нормы — из усреднения соот­ветствующих показателей. У норм, определенных «по среднему», имеется серьезный недостаток: они ориенти­руют, как нельзя работать хуже (задают «нижнюю план­ку»), но отнюдь не стимулируют работать лучше (извест­ная коллизия «передовик-нормировщик»).

Поэтому больший интерес, особенно применительно к потреблению (и производству) услуг в сфере культуры:, является разработка и применение целевых норм и нор­мативов потребления культурных услуг. Такие нормы и нормативы могут определяться различным образом. Это могут быть утверждаемые в региональном масштабе нор­мативы годовых объемов работы по учреждениям куль­туры различного типа и категории. Опыт таких «норма­тивных годовых планов» в Российской Федерации на­коплен немалый. Могут быть разработаны целевые нормативы потребления культуры для отдельных групп населения, особенно — нуждающихся в социальной за­щите и поддержке. Примером может быть «культурный минимум» для детей и молодежи, разработанный и дей­ствующий в Чешской Республике. Могут также разраба­тываться целевые нормативы для различных категорий и групп населения. В основу такой разработки может быть положена методика «опережающих групп потреб­ления». Согласно этой методике разработка состоит из нескольких этапов:

• определения базовых групп потребителей;

• выделение в каждой из групп «опережающих групп
потребления» («социально развитых», «социально про­
двинутых»), чей образ жизни принимается наиболее

■ 4 ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

соответствующим ряду социальных критериев (соци­альной активности, уровню достатка и т. п.); анализа структуры и интенсивности потребления эти­ми группами услуг в сфере культуры; утверждение показателей потребления «опережающи­ми группами» в качестве целевых для соответствую­щих категорий потребителей. Целевые нормативы могут выражаться в простых натуральных показате­лях типа количества посещений за определенный пе­риод. Могут использоваться и более сложные показа­тели типа показателей освоения свободного времени. Подобная методика с успехом может применяться как в региональном масштабе, так и отдельными учреж­дениями, в том числе — по конкретным видам услуг.

Целевое обоснование планов

Существует несколько методик разработки целей на планируемый период. Однако, в принципе, раз­работка любого плана предполага­ет последовательное прохождение цепочки (см. рис. 30).

Задача, таким образом, заклю­чается в последовательном распи­сывании (декомпозиции) главных целей на задачи, которые необхо­димо решить для достижения це­лей. Задачи затем расписываются на направления и формы работы и т. д. вплоть до конкретных операций с требуемой степенью конкретизации. Графически эта процедура может быть представлена в виде древовид­ного графа — так называемого «де­рева целей», напоминающего пере­вернутое дерево, последовательное прохождение по «ветвям» которого сверху вниз дает представление о конкретизации целей работы на планируемый период.

МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ

Главной проблемой при этом является формулиров­ка целей. Следует помнить, что цель — это конкретное описание желаемого результата. Поэтому для формули­ровки целей не могут использоваться глаголы или от­глагольные существительные типа «улучшить» («улуч­шение»), «расширить» («расширение»), «увеличить» («увеличение») и т. п.

Методики целевого обоснования различаются, преж­де всего, по источнику формулировки целей/Таким ис­точником могут быть организационные документы — уставы, положения и инструкции, нормативные доку­менты, положения которых используются в качестве формулировки целей (уставные цели и задачи, виды де­ятельности, функциональные обязанности).

Цели могут браться из директивных и распоряди­тельных документов (приказов, распоряжений, постанов­лений). В простейшем случае конкретного тематическо­го плана в качестве цели может фигурировать конкрет­ная форма работы, план подготовки и проведения которой разрабатывается (рис. 31).

Каждая из этих¹ позиций может быть при необходи­мости еще более детализирована, и итогом такой прора­ботки может стать конкретный сценарный план.

В качестве целей могут использоваться также нормы и нормативы, в том числе целевые, о которых шла речь выше.

Во всех этих случаях цели как бы задаются «сверху». В случае же отсутствия нормативно или директивно за­данных целей, последние могут быть выведены, получены аналитически в результате осмысления предшествующего

О — новогодний праздник; 1 — привлечение посетителей на праздник; 1.1 — обеспече­ние рекламы; 1.2— распространение приглашений; 2— привлечение в кружки и коллективы; 2.1 — выставка-продажа изделий; 2.3 — конкурс-викторина; 3 — органи­зация отдыха и развлечений; 3.1 — представление; 3.2 — игры и аттракционы.

5. ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

9-1185

опыта (см. аналитическое планирование) или в результа­те маркетингового анализа. В последнем случае форму­лировке целей предшествует дифференциация потреби­телей (категоризация, сегментация рынка) и характери­стика каждой из групп.

Следующим этапом будет формулировка целей как изменения характеристики.

Дифференциация потребителей может быть построе­на на основе классификации по различным признакам, на основе типологии и на основе простой группировки.

В случае классификации могут быть проведены раз­личные дифференциации потребителей: географические (региональные — по районам, микрорайонам, домам, населенным пунктам, областям, странам и т. п.); пове­денческие (активное, пассивное, индифферентное пове­дение); психологические (по темпераменту, характеру и т. д.); возрастные, образовательные, этнические; по ин­тенсивности потребления и т. д. Такая сегментация мо­жет проводиться по самым различным основаниям. Вы­бор зависит от целей и конкретного товара (услуг). В од­ном случае это социально-экономические особенности региона, численность и плотность населения. В другом —-возраст, образование, пол, семейное положение, уровень достатка, национальность, вероисповедание и конфесси­ональная принадлежность, профессия и т. д. В третьем — образ и стиль жизни, субкультуры и т. д. Кроме того, классификационная установка соответствует, скорее, те­оретическим (социологическим, педагогическим и т. п.) требованиям, но не требованиям практического менедж­мента. Так, развивавшийся в методике КПР «дифферен­цированный подход» к аудитории предполагал ряд соци­ально-демографических классификаций: по роду заня­тий, по профессии, по возрасту и т. п. Но эти важные для социолога классификации не срабатывали в сфере свободного времени, поскольку предполагалось и в ней относиться к человеку как молодому рабочему, полево­ду, животноводу, ИТР и т. д.

Простая классификация является массовидной и без­личной «инвентаризацией» потребителей, которые как бы раскладываются по классификационным ячейкам, которые берутся отдельно и изолированно. В этом плане

МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ

более плодотворным является применение типологии, отличие которой от классификации состоит в рассмотре­нии признаков не в отдельности, а в органическом един­стве и целостности, выраженной в типе или наборе типов потребителей, Примером такой типологии может слу­жить типология читателей библиотеки. Подобная типо­логия для других учреждений культуры может быть по­строена в несколько этапов. На первом этапе потребите­ли делятся в зависимости от интенсивности посещения учреждения, например, на потребителей постоянных, эпизодических и случайных. Ватем определяется, на ка­кие виды культурной деятельности (массовую, группо­вую или индивидуальную, информационную или актив­ную творческую, по жанрам и видам искусства и т. п.) ориентируются представители каждой из групп. И нако­нец, на последнем этапе каждой из полученных подгрупп дается социально-демографическая характеристика (по полу, возрасту, роду занятий, профессии и т. п.). В ре­зультате такой типологии получается как бы «фоторо­бот» типичных потребителей, и уже из таких описаний легко и просто формулируются цели работы с ними.

В основу аналитики может быть положена и простая группировка потребителей (сегментация рынка), о кото­рой говорилось ранее.

Каждой из полученных в конечном счете групп или типов может быть дана характеристика, которая должна давать ответы, как минимум, на следующие вопросы:

• В чем главный дискомфорт данных потребителей?

• Каковы их возможности, прежде всего в плане плате­
жеспособности (их самих или социальных сил их под­
держки и защиты)?

• На какие виды культурной деятельности они ориен­
тируются?

• Каковы их уровень образования и социально-демо­
графические характеристики?

• Сколько потребителей насчитывает данная группа?
Затем-, исходя из характеристики, формулируются

цели работы. Пример целевой проработки плана приво­дится в таблице 7. Цели могут быть «воспитательными» и «коммерческими». В первом случае цели указывают содержание и формы работы.

I

5 ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

Таблица 7 Пример целевой проработки фрагмента плана

«Коммерческие» цели могут быть определены в ре­зультате специфических маркетинговых методов ана­лиза товарной, ценовой и других стратегий, подробно описанных в пособии «Маркетинг в сфере культуры» (СПб., 1995).

Планирование материального и финансового обеспечения (балансовые методы планирования)

Важнейшим аспектом обоснования реальности пла­нов и программ является планирование финансового и материального обеспечения их реализации.. Для реше­ния этой задачи чаще всего используется балансовый метод планирования, состоящий в приведении в соответ­ствие (баланс) имеющихся ресурсов и требуемых затрат. В зависимости от природы ресурсов и затрат различают­ся три основных вида балансов: материальный (нату­ральный), финансовый (стоимостный) и трудовой.

Трудовой баланс в сфере культуры в настоящее вре­мя практикуется преимущественно на региональном и федеральном уровне управления — как выявление и пла­нирование степени обеспечения сети учреждений квали-

МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ

фицированными кадрами. Однако по мере расширения нормативной базы в планировании трудозатрат трудовые балансы должны получить распространение и в планиро­вании работы отдельных организаций и программ.: Составление материального (натуральный) баланса (табл. 8) практикуется не столь часто, как финансового, однако при планировании достаточно масштабного ме-: роприятия весьма целесообразно составить такой баланс ■ и только затем переходить к стоимостному.

Таблица 8

Пример материального баланса

5. ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

Продолжение таблицы 8

Наиболее распроетранена практика составления сто­имостного (финансового) баланса или сметы доходов и расходов (табл. 9). В случае расхождения двух частей баланса производят его' корректировку: либо сокращают объем расходов, либо планируют необходимые дополни-

... Таблица 9

Пример стоимостного баланса (сметы доходов и расходов)

МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ

тельные поступления в доходную часть, чтобы покрыть нехватку средств.

Стоимостные балансы необходимы также при опреде­лении издержек (совокупных затрат) и ценообразовании. Только на основе такого баланса может быть составлена калькуляция — смета затрат на единицу продукции (ус-i луги). Разновидностью финансового баланса является; бухгалтерский баланс, однако его рассмотрение относит­ься к предмету бухгалтерского учета и выходит за рамки данного пособия.

Планирование

организационного обеспечения (матричный и сетеаой план)

Для планирования организационного обеспечения, координации деятельности соисполнителей и партнеров также могут использоваться специальные методики и технологии.

Матричный план заключается в построении таблицы (матрицы), в которой соотносятся перечень необходимых работ и круг должностных лиц и подразделений, кото­рые обеспечивают их выполнение (см. табл. 10).

В клеточках (перекрестиях) таблицы указывается, что конкретно должны делать конкретные исполнители и подразделения на соответствующем этапе реализации программы.

Еще более технологически выстроена и эффективна технология сетевого планирования, состоящего в упоря­дочении необходимых работ в зависимости от их после­довательности и длительности.

Сетевой план разрабатывается в три этапа:

1 этап: составление полного перечня работ. На этом этапе вся планируемая работа расчленяется на операции,

Таблица 10 Примерная форма матричного плана

5. ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

из которых она складывается, и составляется полный перечень этих операций с указанием их длительности (в рабочих днях, часах или месяцах — в зависимости от характера плана). От обычного плана-перечня мероприя­тий такой перечень отличается только тем, что вместо даты, к которой та или иная операция должна быть ис­полнена, указывается именно рабочее время, необходи­мое для ее выполнения.

Из этого следует, что точности сетевого планирова­ния во многом способствует наличие норм времени на проведение конкретных операций. При отсутствии норм необходимое время может определяться исходя из имею­щихся возможностей и предшествующего опыта. Удобно также определять необходимое время по эмпирическим формулам типа: •

где Т — ожидаемое время по графику, Т_мин — мини­мально допустимое время для выполнения работы, Тмакс — максимально допустимое время, Т_ВОрм —нормаль­но допустимое время.

Нумерация работ в перечне практически никакой роли не играет. Главное на этом этапе — не пропустить ни одной из необходимых операций (см. табл. 11). Характер и масштаб членения планируемой работы на- операции полностью зависят от кадровых возможностей, масшта­бов планируемой работы, накопленного опыта.

2 этап: упорядочение работ в зависимости от их пос­ледовательности (вычерчивание сетевого графика). Сете­вой график представляет собой графическое изображе­ние упорядочения запланированных в перечне опера­ций — структуру, состоящую из кружков' с цифрами и соединяющих, их стрелок. Сетевой график может вычер­чиваться по двум методикам. Согласно первой кружки с цифрами соответствуют работам по перечню, а стрел­ки — их последовательность. Согласно второй — наобо­рот: работам соответствуют стрелки, а кружки с цифра­ми — их последовательности. У каждой из методик име­ются свои достоинства, но в данной работе описывается первая методика.

МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ

Та б л й ца 11 Пример перечня операций для сетевого плана

Сетевой график вычерчивается по нескольким про­стым й наглядным правилам:

• на графике должна быть исходная работа (кружок,
из которого могут выходить стрелки, но не входит ни
одна);

• на графике должна быть итоговая работа (кружок, в
который входят стрелки, но не выходит ни одна);

• на графике не должно быть «тупиков» (работ, никак
не связанных с итоговой);

• на графике не должно быть «хвостов» (работ, не свя­
занных с исходной работой);

• на графике не должно быть «петель» (ситуации, ког­
да выйдя из одной работы, можно было бы опять
прийти к ней).

Я

" 1 ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

Графики можно строить по частям (режиссерская часть, музыкальная часть, матери­ально-техническое обеспече­ние и т. д.), а затем объеди­нять («сшивать») их в одну структуру (рис. 32).

3 этап: упорядочение работ в зависимости от их длитель­ности (вычерчивание сетевого графика в календаре) и явля­ется, собственно, построением сетевого плана. Этот этап на­чинается с определения так называемого «критического пути» — наиболее длитель­ной цепочки работ. Опреде­ление «критического пути» — центральный момент по­строения сетевого плана, так как при этом определяет­ся то минимальное количество рабочего времени, которое необходимо для реализации всей программы. Так, в на­шем примере «критическим путем» является последо­вательность операций 1-2-3-4-5-16-17-18, и она со­ставляет 29 дней.

После этого можно вычерчивать план в календаре именно на 29 дней, проставляя в нем даты рабочих дней (т. е. за вычетом выходных и прочих дней, когда по каким-то причинам будет невозможно заниматься дан­ной программой). Даты в календаре могут проставлять­ся слева направо (если известна дата начала работ, а дата окончания «открыта» — в этом случае построение плана дает знание итоговой даты) и справа налево (ког­да известна дата выполнения итоговых работ — в этом случае становится известным, когда надо приступать к подготовке).

Построение плана в календаре по второй методике довольно просто: стрелки (работы) протягиваются на то количество дат, какое соответствует длительности соот­ветствующих работ по перечню. В первой методике, где работам соответстззуют кружки, последние как бы растя­гиваются на соответствующее количество дней, а цепоч-

МЕНЕДЖМЕНТ В СФЕРЕ КУЛЬТУРЫ

ки работ превращаются в «ленты», нарезаемые по длине на это количество дней (рис. 33).

Выявление «критического пути» чрезвычайно важ­но. Во-первых, это дает знание о временном минимуме, необходимом для подготовки и проведения мероприя­тия. Во-вторых, определяет те участки работы, которые требуют неукоснительного соблюдения сроков, чтобы не сорвать режим всей программы. Резерв времени на самом «критическом пути» равен нулю, тогда как на любом дру­гом пути он больше нуля и, тем самым, в-третьих, на них выявляются резервы времени. Подобный график позволя­ет менеджеру более рационально распределять работни­ков по участкам, учитывая имеющиеся резервы време­ни. Так, в нашем примере для осуществления работ 12, 13, 14, 15 резерв времени колеблется от 19 до 25 дней для каждой из них, для работы 7 он составляет 10 дней (17 дней против необходимых 7) и т. д. Поэтому сетевой план является незаменимым средством координации уси­лий различных соисполнителей (работников или органи­заций), особенно при планировании и подготовке масш­табных акций и программ. Более того, сетевой план, будучи наглядным изображением последовательности планируемых операций, дает возможность организации контроля за выполнением работ по этапам, а в случае необходимости — и обоснованного изменения сроков.

Рис. 33 Пример окончательного сетевого плана

5. ТЕХНОЛОГИЯ ПЛАНИРОВАНИЯ

УЧЕТ, ОТЧЕТНОСТЬ И КОНТРОЛЬ

Учет, отчетность и контроль являются час­тью информационного механизма менедж­мента, связанного с характеристиками ре­альных результатов деятельности фирмы. Учет — это характеристика итогов деятель­ности фирмы в утвержденной системе по­казателей. Отчетность — периодически оформляемая документация, содержащая данные учета и представляемая в органы и инстанции, имеющие контрольные полно­мочия. Контроль же есть проверка выпол­нения принятых решений и утвержденных планов. Такие проверки предполагают дан­ные учета и отчетности. Таким образом, эти виды управленческой деятельности на­столько тесно взаимосвязаны между собой, что их целесообразно рассматривать в еди­ном технологическом комплексе.

6.1

РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ УЧЕТА,