Системи електронного документообігу в електронній комерції

Протягом останніх 10-ти років електронний документообіг осів значне місце у різних сферах діяльності. Концепція використання електронних файлів для збереження та обміну даними, електронної звітності, електронної комерції широко використовуються для взаємодії між фізичними та юридичними особами.

Згідно ЗУ "Про електронні документи та електронний документообіг" електронним документом є документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, зокрема з електронним цифровим підписом автора.

Електронним документообігом (обігом електронних документів (ЕОД)) називають сукупність процесів створення, обробки, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності і у разі потреби з підтвердженням факту їх одержання.

Поширені такі формати електронних документів:

1. формати відкритого тексту (plaintext) - формати програм Microsoft (Word, Exel), програма "Acrobat", формат PDF;

2. формати графічних зображень (TIFF, GIF, JPEG, pict, bmp);

3. формат структурованого тексту (SGML);

4. формат XML для зберігання структурованих ієрархічних даних незалежно від характеристик програмно-технічних засобів;

У міжнародній практиці поширені системи електронного обміну даними, які забезпечуються такими інформаційними системами:

o системи управління електронними документами -

EDMS;

o системи автоматизації ділових процесів -Workflow;

o системи організації групової роботи - Groupware;

o автоматизовані системи контролю виконання документів;

o електронні архіви.

Найважливішими стандартами і специфікаціями, що застосовуються у системах електронного документообігу є:

o сервіс мережі;

o сервіс систем управління інформацією:

o сервіс застосувань;

o стандарти архітектури і подання документів;

o графічні стандарти;

o кодування шрифтів;

o стандарти пошуку.