Организационная структура системы управления отдела кадров организации

Основным структурным подразделением по управлению персоналом на предприятиях и в организациях в настоящее время является отдел кадров. На отдел кадров возложены функции по приему и увольнению работников, а также по организации их обучения, повышению квалификации и переподготовке. Для практического выполнения функций обучения, повышения квалификации обычно создаются отделы подготовки кадров или отделы технического обучения. Для решения социальных задач в организациях действуют самостоятельные службы социального обеспечения. Отдел кадров при этом не является ни методическим, ни информационным, ни координирующим центром работы перечисленных подразделений. Отдел кадров структурно разобщен с отделами организации труда и техники безопасности, юридическим отделом и другими подразделениями, которые также выполняют определенные функции управления персоналом.[6]

Отделы кадров укомплектовываются нередко малоквалифицированными сотрудниками, не имеющими специальной подготовки, недостаточно обеспечиваются техникой и рабочими помещениями. Жизнью, практикой ставится задача перехода от методов работы в условиях командно-административной экономики к новым методам, которые позволят эффективно справляться с проблемами, возникающими в современных условиях.[7]

В обобщенном виде основная цель функционирования отдела кадров сводится к обеспечению соответствия количественных и качественных характеристик персонала целям организации.

Цель отдела персонала структурируется на цели его подразделений (секторов, групп, отдельных специалистов), достижение которых обеспечивается выполнением соответствующих функций

Основным этапом построения оргструктуры службы управления персоналом является формирование связей между ее звеньями. Можно выделить для систем управления персоналом три классических вида структурных связей: линейная (непосредственное административное подчинение); функциональная (методическое обеспечение, консультирование смежного подразделения); линейно-функциональная (привлечение более компетентных руководителей, персональная ответственность исполнителей).

Традиционные, времен командной экономики, организационные структуры служб управления персоналом не обеспечивают (или обеспечивают недостаточно) выполнение целого ряда важных задач по управлению персоналом.[8] В их числе:

• анализ человеческого ресурса и потребности в персонале;

• оценка и подбор кандидатов на вакантные должности;

• маркетинг кадров;

• планирование деловой карьеры;

• профессиональная и социально-психологическая адаптация работников;

• управление трудовой мотивацией;

• регулирование правовых вопросов трудовых отношений;

• соблюдение требований психофизиологии, эргономики и эстетики труда;

• анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, отношений руководителя и подчиненных;

• управление производственными и социальными конфликтами и ряд других.отдела кадров ОАО МОП «Союзпечать»

Рис.4 Орг. Структура отдела кадров ОАО МОП «Союзпечать»

На рис. 4 представлена организационная структура отдела кадров ОАО МОП «Союзпечать».

Перечень основных функций подразделений отдела персонала:

1. Сектор планирования и найма рабочей силы: определение потребности в кадрах; отбор кадров; заключение трудовых договоров; оформление кадровых документов; ведение делопроизводства отдела.

2. Сектор мотивации и стимулирования труда персонала: разработка проектов систем оплаты труда, тарифных ставок, окладов, положений о премировании; разработка системы материальной и моральной мотивации труда; изучение произ­водительности труда, выработка мер по ее повышению; организация и участие в разработке должностных инструкций.

3. Сектор трудовых и дисциплинарных отношений: учет использования рабочего времени персоналом; учет и анализ нарушений трудовой дисциплины; учет работников, подлежащих замене (собирающихся уходить на пенсию, плани­рующих увольнение, длительное лечение); оформление поощрений и взысканий; учет текучести кадров.

4. Группа профориентации и социальной адаптации: ознакомление вновь принятого работника с правилами внутреннего распорядка: этическим кодексом организации, с возможностями профессионального и карьерного роста, способов реализации своих потребностей с помощью организации и т. п.; изучение и анализ конфликтных и стрессовых ситуаций; организация в необходимых случаях психотерапии.

5. Группа подготовки и продвижения персонала: организация проведения обучения, переподготовки и повышения квалификации кадров, разработка проектов деловой карьеры руководителей и специалистов; заключение договоров на проведение производственной практики в организации.

6. Группа изучения и оценки персонала: оценка эффективности работы персонала; проведение аттестации кадров; подготовка предложений по повышению (понижению), переводу, прекращению трудового договора; разработка программ ротации руководящего состава, продвижения персонала; подготовка проектов договоров с органами рабочего самоуправления.

7. Группа повышения качества трудовой жизни: организация работы по обогащению содержания труда; контроль за соблюдением законодательства о труде; оформление различных льгот, ссуд, дотаций; ведение договоров медицинского страхования; оформление пенсионных дел, работа с ветеранами.

8. Специалист по охране труда и технике безопасности: изучение условий труда персонала, разработка и контроль за осуществлением программ по обеспечению безопасных условий труда; организация медицинского обслуживания персонала; разработка инструктажей по технике безопасности; учет и расследование несчастных случаев; организация материального обеспечения охраны труда

Касаясь взаимосвязей отдела кадров с другими отделами в организации, то, без сомнения, кадровики общаются со всеми без исключения подразделениями. О масштабах взаимодействия позволяет судить одно перечисление обсуждаемых вопросов. Это подбор персонала, адаптация, обучение, аттестация, внесение изменений в трудовые договоры (например, повышение заработной платы, перевод работника на другую работу), оплата отпусков, командировок, больничных и прочее.

Но особые отношения у кадровой службы складываются с финансовым отделом, а именно с бухгалтерией: именно между ними идет основной документооборот. Здесь же возникают основные трудности в отношениях. В бухгалтерию кадровики передают сведения о работниках, копии кадровых документов, сдают табель для расчета заработной платы. Поэтому очень важно, чтобы документооборот между службами был четко прописан и выполнялся всеми ответственными лицами. От этого зачастую зависит, вовремя ли работники получают зарплату и другие выплаты.

4.2. Должностная инструкция и организация труда инспектора по кадрам в ОАО МОП «Союзпечать»

В ОАО МОП «Союзпечать» процедурой подбора и приема на работу кадров занимается инспектор отдела кадров. Инспектор по кадрам организует работу по подбору и изучению кадров, участвует в расстановке служащих, организует учет личного состава. Подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия. Назначается на должность и освобождается от должности его приказом.

Процесс найма и отбора персонала в ОАО МОП «Союзпечать» происходит следующим образом: при появлении вакансии специалист отдела кадров пересматривает штатное расписание и пытается найти возможности для более рационального распределения обязанностей между сотрудниками, стимулировав их соответствующим образом. Если перераспределение обязанностей невозможно или речь идет о такой позиции, которая обязательно должна быть заполнена, тогда приступают к процедуре найма

Общепринятая процедура состоит из следующих этапов:

1. Формирование «профиля позиции» или «идеального образа кандидата».

При формировании данного образа, прежде всего, четко определяются основные функции специалиста, выделяют требования обязательные и желательные.

Требования к профессиональным знаниям и навыкам формируются на основе должностных инструкций соответствующей вакантной должности.

В ОАО МОП «Союзпечать» очень редко принимаются люди без опыта работы, поэтому основным критерием при отборе кандидатов является опыт работы в данной отрасли, личные качества. К таким качествам относятся:

· умение общаться с людьми, быстро устанавливать контакт;

· умение вести беседу (выразительная речь, правильное произношение, эрудиция);

· выдержка, уравновешенность, самообладание;

· быстрота и точность в подсчетах.

На рабочие специальности кандидат может быть без опыта работы.

2. Поиск кандидатов.

Методы поиска сотрудников, которые принято использовать в ОАО МОП «Союзпечать», были описаны выше.

3. Оценка кандидатов.

Первая, предварительная оценка кандидатов – это оценка на основании резюме.

По ее результатам производится первичный отсев тех кандидатов, которые изначально не подходят по целому ряду очевидных параметров: уровень образования, опыт работы, возраст и т.д.

Существенным недостатком резюме является то, что составляется оно в произвольной форме. В результате работодатель получает о кандидате не те сведения, которые ему требуются, а те, что сам претендент на вакансию посчитал нужным сообщить. Кроме того, резюме для кандидата является хорошим способом саморекламы. Так, что на основании резюме работодатель может только сделать самые предварительные и осторожные выводы.

По этой причине в ОАО МОП «Союзпечать» часто используют анкетирование соискателей. Претенденту предлагается заполнить достаточно подробную анкету с вопросами. Подобный прием позволяет получить информацию, интересующую именно работодателя. При анализе сведений, полученных путем анкетирования, также необходимо относиться к их достоверности с осторожностью. Дело в том, что людям свойственно завышать свои навыки и способности.

Анкетирование может происходить также в форме предварительного интервью, или собеседования. Преимуществом интервью по сравнению с анкетированием является наличие живого контакта с кандидатом. Для фиксирования результатов применяются специальные оценочные листы, в которых результаты оценки тех или иных компетенций кандидата фиксируются в виде определенных баллов.

4. Финальное собеседование и принятие решения.

На этом завершающем этапе обычно приходится разговаривать с максимум с двумя-тремя кандидатами, претендующими на определенную должность, а иногда и с единственным финалистом. Окончательное решение о принятии на работу выносит генеральный директор.

Руководитель представляет кандидату детальную информацию о своём подразделении, вакантной должности, функциях, которые придётся выполнять кандидату в случае его приёма на работу. Результаты собеседования фиксируются руководителем, использующим для этого стандартную форму.

На основе анализа результатов собеседования руководитель подразделения (с участием специалиста по кадрам) выбирает кандидата который, по его мнению, наиболее подходит для данной должности.

Должностные обязанности инспектора отдела кадров:

1. Производит контроль над своевременным и должным исполнением приказов, распоряжений и поручений руководителя отдела кадров.

2. В соответствии с принятыми и утвержденными правилами ведения первичной документации, ведет учет сотрудников, числящимися в штате компании.

3. Организует и соответствующе оформляет прием, перевод и увольнение сотрудников, согласно действующему трудовому законодательству.

4. Ведет учет, оформление и обеспечивает должное хранение всей документации по кадрам.

5. Знакомит молодых специалистов с действующими в организации дисциплиной, рабочим временем, перерывами и временем отдыха, ведет оформление и выдачу служебных удостоверений.

6. Производит направление новых сотрудников на прохождение инструктажа по ТБ, производственной санитарии, противопожарной защите, нормам и правилам охраны труда.

7. Оформляет и ведет личные дела и/или карточки сотрудников и при необходимости вносит в них соответствующие изменения.

8. Подготавливает материалы и данные для соответствующих комиссий и проверок, а так же материалы для сотрудников представленных к наградам и/или поощрению.

9. Оформляет, ведет учет и обеспечивает должное хранение трудовых книжек сотрудников, а так же ведет подсчет трудового стажа.

10. Производит записи и пометки в трудовых книжках и прочих необходимых документах о награждении и/или поощрении работников.

11. Оформляет и выдает справки о текущей и прошлой трудовой деятельности работников для представления их в сторонние организации.

12. Своевременно обновляет информацию в базе данных о количественном и качественном составе сотрудников в организации и их перемещении.

13. Ведет учет своевременного предоставления отпусков сотрудникам,

14. Оформляет документы для пенсионного и прочих фондов, необходимые для начисления пенсий, льгот и компенсаций сотрудникам предприятия и их семьям.

15. Изучает и анализирует причины текучки кадрового состава, принимает участие в разработке и проведении мероприятий по её снижению.

16. Подготавливает документы и прочие материалы с закончившимся сроком хранения для последующей их передачи на хранение в архив.

17. Контролирует выполнение трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка на предприятии.

18. Протоколирует и ведет учет нарушений трудовой дисциплины и правил внутреннего распорядка, а так же информирует и ведет контроль над трудовыми коллективами, администрацией, начальством и общественными организациями по принятию соответствующих мер.

19. Выполняет прочие приказы, распоряжения и служебные поручения руководителя отдела кадров.[9]