Учимся правильно говорить по телефону

Можем предположить, что чаще всего люди записываются к вам на прием по телефону. От того, насколько быстро и грамотно ваш администратор ответит на звонок, во многом зависит, придет пациент в вашу стоматологию или нет. Вам, как руководителю, необходимо добиться того, чтобы администраторы поднимали трубку максимум после четвертого гудка телефона. Обычно люди, когда звонят куда‑либо, редко ждут дольше. Ведь им не хочется зря тратить свое время: а вдруг стоматология сегодня вообще не работает и т. п. Иными словами, долгое ожидание ответа может просто отпугнуть человека, и он выберет ваших конкурентов, у которых есть более расторопные сотрудники.

Следует помнить, что именно первый контакт – самый важный и что он формирует у вашего клиента предварительное мнение о вашей стоматологии. Будем надеяться, что люди, которые у вас отвечают на звонки, делают это правильно. Скорее всего, при приеме человека на работу вы уделили этому вопросу должное внимание, так как администратор – это, вне всяких сомнений, лицо вашей стоматологии. Именно он встречает всех ваших клиентов и именно от него зависит первое впечатление о вашей клинике. Не забывайте о человеческом факторе и о существовании определенного риска, что вашего клиента может отпугнуть то, как ему ответили по телефону. Поэтому не следует полагаться только на личные качества персонала. Все должно быть задокументировано и все должно контролироваться.

Как построить правильный ответ? В первую очередь – приветствие (название стоматологии, имя человека, который взял трубку). Затем нужно выяснить потребности человека, который позвонил, поинтересоваться: «Чем я могу вам помочь?» Часто бывает так, что приходится прямо‑таки клещами вытягивать из администратора информацию о том, в какое время и к какому врачу можно записаться, какие услуги оказывает стоматология. Впечатление от такого разговора в результате складывается далеко не самое приятное.

Итак, необходимо, чтобы ваш сотрудник умел задавать наводящие вопросы: может быть, клиент желает записаться к конкретному врачу, какие еще услуги могут его заинтересовать и т. п. Каждый ваш работник обязан знать ответы на подобные вопросы. Кроме того, администраторы должны владеть информацией обо всех проходящих в вашей клинике акциях, в телефонном разговоре они должны проинформировать потенциального клиента обо всех скидках и бонусах, которые он может у вас получить. Завершением такого разговора должен стать призыв к действию: «На какое время вы хотели бы записаться, к какому врачу предпочтете пойти?»

Очень важно приучить ваш персонал говорить по телефону с улыбкой, потому что даже если собеседник не видит вас, улыбку в голосе он услышит. Всегда нужно отвечать уверенно и с хорошим настроением. Ведь настроение администратора – это уже не только его личное дело, в данный момент он работает, и его цель – максимально повысить вашу конверсию.