Документация

Руководству организации следует определить документацию, включая соответствующие записи, необходимую для разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества и поддержки результативного и эффективного выполнения процессов.

Характер и степень документированности должны отвечать контрактным, законодательным и другим обязательным требованиям, потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон, а также устраивать организацию.

Документация может быть в любой форме или на любом носителе, исходя из потребностей организации.

С целью обеспечения документацией, отвечающей потребностям и ожиданиям заинтересованных сторон, руководству необходимо учитывать:

- контрактные требования потребителей и других заинтересованных сторон;

- использование организацией международных, национальных, региональных и отраслевых стандартов;

- соответствующие законодательные и другие обязательные требования;

- решения организации;

- источники внешней информации, касающиеся возможностей организации;

- информацию о потребностях и ожиданиях заинтересованных сторон.

Разработку, использование и управление документацией следует оценивать с учетом результативности и эффективности организации на основе таких критериев, как;

- функциональность (например, скорость обработки);

- простота в использовании;

- потребность в ресурсах;

- политика и цели;

- текущие и будущие требования, относящиеся к менеджменту знаний;

- сравнение с лучшими системами документации;

- взаимодействия потребителей, поставщиков и других заинтересованных сторон организации.

Доступ к документации предоставляется работникам организации и другим заинтересованным сторонам, исходя из политики обмена информацией в организации.

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ ГОСТ Р ИСО 9001-2001 Системы менеджмента качества. Требования │

│ │

│ 4.2 Требования к документации │

│ │

│ 4.2.1 Общие положения │

│ Документация системы менеджмента качества должна включать: │

│ а) документально оформленные заявления о политике и целях в области качества; │

│ б) руководство по качеству; │

│ в) документированные процедуры, требуемые настоящим стандартом; │

│ г) документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления│

│процессов и управления ими; │

│ д) записи, требуемые настоящим стандартом. │

│ Примечания │

│ 1 Там, где в настоящем стандарте встречается термин "документированная процедура", это│

│означает, что процедура разработана, документально оформлена, внедрена и поддерживается в рабочем│

│состоянии. │

│ 2 Степень документированности системы менеджмента качества одной организации может отличаться│

│от другой в зависимости от: │

│ а) размера организации и вида деятельности; │

│ б) сложности и взаимодействия процессов; │

│ в) компетентность персонала. │

│ 3 Документация может быть в любой форме и на любом носителе. │

│ 4.2.2 Руководство по качеству │

│ Организация должна разработать и поддерживать в рабочем состоянии руководство по качеству,│

│содержащее: │

│ а) область применения системы менеджмента качества, включая подробности, и обоснование любых│

│исключений; │

│ б) документированные процедуры, разработанные для системы менеджмента качества, или ссылки на│

│них; │

│ в) описание взаимодействия процессов системы менеджмента качества. │

│ 4.2.3 Управление документацией │

│ Документы системы менеджмента качества должны управляться. Записи - специальный вид документов│

│и они должны управляться согласно требованиям, приведенным в 4.2.4. │

│ Для определения необходимых средств управления должна быть разработана документированная│

│процедура, предусматривающая: │

│ а) официальное одобрение документов с точки зрения их достаточности до их выпуска; │

│ б) анализ и актуализацию по мере необходимости и повторное официальное одобрение документов; │

│ в) обеспечение идентификации изменений и статуса пересмотра документов; │

│ г) обеспечение наличия соответствующих версий документов в местах их применения; │

│ д) обеспечение сохранения документов четкими и легко идентифицируемыми; │

│ е) обеспечение идентификации документов внешнего происхождения и управление их рассылкой; │

│ ж) предотвращение непреднамеренного использования устаревших документов и применение│

│соответствующей идентификации таких документов, оставленных для каких-либо целей. │

│ 4.2.4 Управление записями │

│ Записи должны быть определены и поддерживаться в рабочем состоянии для предоставления│

│свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования системы менеджмента│

│качества. Они должны оставаться четкими, легко идентифицируемыми и восстанавливаемыми. Должна быть│

│разработана документированная процедура для определения средств управления, требуемых при│

│идентификации, хранении, защите, восстановлении, определении сроков сохранения и изъятии записей. │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘