И.И. Иванову

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

Председателю

Костромского областного суда

В.С. Иванову

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым и последующими адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

При адресовании письма юридическому лицу указывается его полное или краткое наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Управление Судебного департамента

в Костромской области

ул. Шагова, д. 1, г. Кострома, 156000

При адресовании письма гражданину вначале указывается фамилия, имя, отчество получателя, а затем почтовый адрес (реквизиты адреса на почтовых отправлениях необходимо указывать в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221).

Например:

Иванову Ивану Ивановичу

ул. Советская, д.5, кв.12,

г. Макарьев, Костромская область, 157460

20. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Мировой судья судебного участка № 1 г. Костромы

Подпись И.И. Иванов

Дата

21. Заголовок к тексту – краткое изложение содержания документа, точно передающее его смысл. Заголовок формулируется составителем документа. Переносы слов в заголовке не допускаются. Если заголовок большой, то он делится (по смыслу) на несколько строк. Строки заголовка печатаются через 1 межстрочный интервал. Текст отделяется от заголовка 2-4 межстрочными интервалами. Точка после заголовка не ставится.

Например:

Ходатайство о премировании работников аппарата мирового судьи участка Ленинского судебного района Костромской области

Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также другим документам, текст которых печатается на бланке формата А5. Заголовок также не составляется к письмам, докладным и объяснительным запискам, объем текста, которых не превышает одного абзаца.

22. Документы должны составляться кратко, ясно и не иметь помарок, их содержание должно быть полным, объективным и исключающим поводы к повторной переписке.

При составлении текста документа следует использовать прямой порядок слов, устойчивые словосочетания, соответствующие нормам русского языка и виду документа.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, письма, заявления – просьбу без пояснения).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Текст документа, подписанного мировым судьей, излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», прошу»).

Текст протокола (кроме судебного заседания) излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

23. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Копия определения на 2 л. в 1 экз.;

2. Копия заявления адвоката на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет.

Например:

Приложение: в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.08.2012 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. в 2 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

24. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности мирового судьи (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Мировой судья судебного участка № 3

г. Костромы Подпись И.И. Иванов

или на бланке мирового судьи:

Мировой судья Подпись И.И. Иванов

Подпись документа отделяется от текста 2-4 межстрочными интервалами. Реквизит наименования должности, как правило, располагается от левой границы текстового поля и оформляется полужирным шрифтом. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква фамилии ограничивается правым полем.

25. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Мировой судья судебного участка № 10 г. Костромы

Подпись И.И. Иванов

Дата

26. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством или иными нормативными правовыми актами.

Печать ставится на свободном от текста месте, оттиск должен быть легко читаем и не должен закрывать подпись должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Если на бланке стоит специальная отметка «М.П.» (место печати) печать ставится прямо на нее.

Печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации заверяется только подпись мирового судьи.

Письма, выполненные на бланках, печатью не заверяются.

Простые круглые мастичные печати (без изображения гербовой символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам.

Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на мирового судью и секретаря суда.

27. При заверении соответствия копии документа подлиннику (не касается заверения копий судебных решений) ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Копия верна»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Например:

Копия верна

Мировой судьи судебного участка № 10

г. Костромы

Подпись И.И. Иванова

12.11.2013

28. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу (шрифт № 12).

Например:

И.И. Иванова

8 (4822) 35 76 33

Для исходящих документов обязательно перед номером телефона указывается код населенного пункта.

29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на номер и дату документа, свидетельствующего об его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа или секретарем суда, о направлении его в дело – мировым судьей.

30. Отметка о поступлении документа на судебный участок мирового судьи проставляется в виде штампа и содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы, минуты).