II. Основные требования, предъявляемые к оформлению документов

1. Оформление служебных документов

11. Служебные документы создаются при помощи средств вычислительной, компьютерной и электронной техники в соответствии с требованиями Инструкции.

Отдельные внутренние документы (заявление, объяснительная записка и т.п.) допускается писать от руки.

Все заявления работников Аппарата (на отпуск, увольнение и др.) согласовываются с мировым судьей. Мировой судья делает на заявлении работника Аппарата отметку о согласовании вопроса, отраженного в заявлении, или выражает свое согласие (несогласие) по данному вопросу на отдельном листе, например в виде ходатайства.

12. Документы (письма, запросы, ответы на запросы и др.), подписанные мировым судьей, оформляются на бланках установленной формы, разработанных Управлением, которые имеют состав обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Вносить самостоятельно какие-либо изменения в бланк запрещается.

Бланки не используются для составления заявлений (заявок, объяснительных записок и др.) работников Аппарата.

Наименование судебного участка указывается в точном соответствии с Законом Костромской области от 03.12.2007 N 229-4-ЗКО «О границах судебных участков для организации деятельности мировых судей на территории Костромской области»

13. Документы печатаются шрифтом Times New Roman, размер шрифта № 14 (для текстовых документов), № 12 (для оформления табличных материалов и реквизита «Отметка об исполнителе»), через 1-2 интервала.

При оформлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по центру верхнего поля листа.

14. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

25 мм – левое,

10 мм – правое,

20 мм – верхнее,

20 мм – нижнее.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

15. Документ удостоверяется подписью и при необходимости – печатью.

2. Реквизиты документа

16. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания, для акта – дата события.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 12 ноября 2013 года следует оформлять: 12.11.2013.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 12 ноября 2013 года.

17. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел.

Дата документа, регистрационный номер и ссылка на регистрационный номер и дату документа вписываются в бланк только от руки.

18. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

19. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Реквизит оформляется полужирным шрифтом. Инициалы и фамилия отделяются 1,5 межстрочным интервалом от предыдущей части реквизита «Адресат».

При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например:

Управление Судебного департамента

в Костромской области

или

Управление по обеспечению

деятельности мировых судей

Костромской области

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Например:

Начальнику

Управления по обеспечению деятельности мировых судей Костромской области