Описание процесса регистрации

1. Электронная регистрация участников производится на сайте ОАО «Сбербанк России» www.sberbank-marathon.ru с 30 марта 2015г. до 00:00 часов 20 мая 2015 года.

2. Регистрация завершается за 40 минут до старта

2.1. Если образовалась очередь и все желающие не успевают пройти регистрацию до 12.00 необходимо оценить кол-во участников, которые ожидают регистрации, предупредить Главного судью и организовать доп. персонал для регистрации, выдачи стартовых комплектов и приема вещей в гардероб и сопровождения к старту.

3. Участник, прошедший регистрацию на сайте:

3.1. В пункте регистрации:

3.1.1. участник называет Ф.И.О. и дату рождения. См. алгоритм работы с базой данных п.15

3.1.2. регистратор распечатывает анкету.

3.1.3. Участник подписывает ее лично и получает стартовый комплект (нагрудные номера (спина и грудь), браслет для гардероба, пакет для хранения вещей, номера для пакетов)

3.1.4. При выдаче стартового комплекта необходимо провести инструктаж по его использованию:

3.1.4.1. Номера нужно наклеить на спину и грудь

3.1.4.2. Браслет нужно оставить до конца мероприятия.

Важно! Только по нему можно будет получить вещи в гардеробе

3.1.4.3. На мешки с одеждой, выданные в стартовом комплекте – наклеить свой номер

3.1.5. Регистрационный номер необходимо проставить на анкете участника для внесения в базу данных

3.1.6. Внимание! Если регистратор не нашел участника в базе

3.1.6.1. Не нервничать! Не произошло ничего страшного!

3.1.6.2. Промо - текст: Благодарю Вас за ожидание. База данных не позволяет в данный момент времени распечатать Вашу анкету. Прошу Вас заполнить анкету еще раз! Это не долго! Наши сотрудники готовы Вам помочь! После заполнения возвращайтесь ко мне, я Вас зарегистрирую! Спасибо за понимание!

3.1.6.3. Выдаете бланк анкеты и указываете место, где можно ее заполнить

3.1.6.4. Когда участник возвращается к вам с заполненной анкетой. Еще раз благодарите его и выдаете ленточку «Я люблю ЗМ».

4..Участники не прошедшие предварительную регистрацию:

4.1. Может зарегистрироваться в день марафона в зоне регистрации

4.2. Необходимо заполнить анкету получить стартовый комплект.

4.3. В зоне регистрации работают волонтеры которые готовы помочь заполнить анкету

5. Информация об участнике и его номер заносятся в специальную программу для фиксации и последующей отчетности.

6. В анкете участник указывает свои персональные данные и контактную информацию, подписывают Согласие с правилами марафона.

7. Регистрация групповых участников

Для регистрации групповой заявки участников от организации (спортивная школа, СДЮШОР и пр.) необходимо прислать предварительную групповую заявку РА по электронной почте

Заявка для пересылки по электронной почте обязательно должна быть выполнена в формате Excel.

Форма электронной заявки:

Всего допущено ______________________человек.

Контактные данные руководителя.

В названии файла писать только наименование города и номер школы (организации).

5.1.2. После подачи электронной заявки представитель организации должен уточнить получение РА электронного сообщения от заявляющейся организации

5.1.3. В день Мероприятия представитель организации лично предоставляет Координатору в зоне Регистрации заявку на бумажном носителе.

Форма заявки на бумажном носителе:

Всего допущено ______________________человек.

Печать организации, подпись руководителя.

8. Регистрацию регулирует координатор зоны

8.1. с учетом планового количества участников и времени на регистрацию предусматривает качественную и быструю обработку данных всех пришедших

8.2. распределяет регистраторов,

8.3. Организует места для заполнения анкет с учетом выполнения задачи максимальной пропускной способности зоны регистрации в единицу времени

9. Потоки участников в зоне регистрации направляет волонтер-информатор

10. Расписание работы зоны регистрации в день мероприятия.

08:30 Начало работы зоны

9:00 Начало регистрации

11:40 Окончание регистрации; Фиксация данных об участниках персоналом по обработке данных (внимательно отнеситесь к организации регистрации в городах, где ЗМ стартует РАНЬШЕ 12:00!)

12:00 После завершения регистрации координатор зоны организует сбор оборудования и материалов: техника, анкеты, оставшиеся нагрудные номера, информацию о кол-ве зарегистрированных участников и др. канцелярию;

16:00 Сдача площадки, демонтаж.

11. Алгоритм действий Координатора зоны регистрации

11.1. Время работы с 8:00 до 15:00.

Важно! Каждые 15 минут должны быть промежуточные результаты о количестве зарегистрированных по всем каналам регистрации/по числу анкет с подписью. Информация оперативно передается координатору мероприятия от РА, который в смс-формате передает информацию своему РМ в Москву. Сообщение в виде: Название города, количество зарегистрировавшихся на 9:15/9:30 и т.д. до времени завершения регистрации и за 40 минут до старта.

11.2. Координатор постоянно присутствует в зоне регистрации и решает текущие/экстренные вопросы по организации процесса прохождения регистрации участниками и работы персонала

11.3. Получить у координатора проекта:

11.3.1. компьютерное оборудование;

11.3.2. канцтовары (бумагу, ручки, карточки участников);

11.3.3. стартовые комплекты;

11.4. Проверить наличие необходимой мебели для регистрации;

11.5. Подготовить зону для работы;

11.6. Проконтролировать явку регистраторов, контролера и персонала по обработке данных;

11.7. Провести дополнительный инструктаж для персонала

11.8. Следить за порядком внутри шатра

12. Алгоритм действий регистратора

12.1. Время работы 08.30 – 13.00

12.2. Приветствие Участника

12.3. Выдача анкеты Участника. Для регистрации детей (до 18 лет) обязательно присутствие с ребенком ответственного взрослого лица;

12.4. Проверка правильности заполнения анкеты Участника

12.5. Краткий инструктаж для Участника по использованию стартового комплекта:

12.5.1. Номера нужно наклеить на спину и грудь

12.5.2. Браслет нужно оставить до конца мероприятия. Только по нему можно будет получить вещи в гардеробе

12.5.3. На мешки с одеждой, выданные в стартовом комплекте – наклеить свой номер

12.6. Выдача Участнику стартового комплекта;

12.7. Складирование, хранение анкет;

12.8. Передача анкет персоналу по обработке данных своей Зоны.

13. Алгоритм действий персонала по обработке данных

13.1. Время работы: с 09.00 до 16.00

13.2. Получение анкеты Участника от регистратора своей Зоны

13.3. Внесение данных в компьютер

13.4. Передача сформированной базы данных координатору зоны

14.Завершение регистрации

По итогам мероприятия 23 мая регистраторы создают электронную базу данных фактических участников ЗМ.

Направляют ее в Москву в течение 24 часов по завершении мероприятия:

• удаляют из первичной базы данных, которую получили до мероприятия людей, по факту не явившихся на мероприятие

• дополняют её зарегистрировавшимися на месте на забег участниками.

• Обязательно указывают город забега, а также пометки, является ли тот или иной участник сотрудником «Сбербанк»

На следующий день после мероприятия в Москву должны быть направлены следующие данные:

• фактическое количество бегунов (считаем всех, получивших на мероприятии стартовый номер),

• общее количество посетителей мероприятия (по оценке МВД)

15. Алгоритм работы с базой данных при проведении регистрации

15.1.Нажимаем на название файла правой кнопкой мыши, чтобы распаковывать программу

15.2. Вводим пароль 12345 и нажимаем «ОК»:

15.3. В папке появляется несколько файлов, необходимо выбрать файл с красным логотипом и нажать правой кнопкой мыши – открыть.

4.

15.4. Открывается программа поиска по базе данных зарегистрированных участников онлайн (т.е. появляется окно):

15.5. Вводим Фамилию, Имя и город участия, например, Иванов Иван из города Белгород, наводим курсор на кнопку Поиск!:

15.6. В результате строчкой ниже появляется Иванов Иван Сергеевич из города Белгород. Наводим курсором на первую большую кнопку внизу «Распечатать выбранного участника» и нажимаем левой кнопкой мыши 1 раз по кнопке:

15.7. В новом окне появляется полная анкета данного участника забега Иванова Ивана Сергеевича.

ВНИМАНИЕ! Уточняем данные участника устно (ФИО, Город, контактные данные).

Если ФИО, Город участия или контактные данные заполненные не корректно, то нужно их исправить прямо в анкете

Нажмите 2 раза левой кнопкой мыши по окну. Появляется строка для ввода новой информации, куда необходимо ввести новые данные, нажать «ОК» и новая информация загрузится в Анкету.