Система реализации конкретных мероприятий

При подготовке проекта вы разработали рабочий план его реализации, определили конкретные результаты и методы их оценки, механизм достижения результатов. Реальная деятельность состоит из последовательного ряда мероприятий, которые надо осуществить. Необходимо, если вы не сделали этого до сих пор, вычленить основные, ключевые мероприятия, без которых результаты деятельности не могут быть достигнуты.

Подготовленность к таким мероприятиям имеет огромное значение. Можно запланировать проведение конференции, фестиваля или конкурса, но при отсутствии информационной поддержки, большой организаторской и методической работы велик риск “завалить” большое дело. Для оценки вашей деятельности имеют значение не только фотографии и видеоматериалы, но и зримые результаты подготовительной работы – списки и координаты возможных участников, раздаваемые материалы, переписка и многое другое.

Особое внимание эксперты, а в данном случае экспертами по оценке собственного проекта являетесь вы сами, обращают на соблюдение заявленных объемов и сроков мероприятий. Это вопрос исполнительской дисциплины и ответственности, а также качества выполняемых работ. В случае, если такие сроки и объемы не соблюдаются, проанализируйте причины этого – как внешние, так и внутренние, зависящие непосредственно от вас.

На любом этапе всегда следует возвращаться к анализу восприятия вашей деятельности целевой группой. Для каждого мероприятия должен быть предусмотрен механизм оценки со стороны участников.

Большое позитивное значение для общества в целом имеет наличие системы распространения полученного опыта. Конкурсы социальных проектов для того и проводятся, чтобы помочь реализации новых, интересных социально значимых идей. Организаторы конкурсов, заказчики ваших проектов рассчитывают на то, что новые социальные технологии получат широкое распространение. Вы должны решить, каким образом вы донесете информацию о полученном опыте до ваших коллег в других городах, районах. Это может быть понятный и доступный отчет о деятельности по проекту, изданное методическое пособие, доклады на семинарах, конференциях, другие публичные выступления, личные контакты с коллегами. Так или иначе, не следует замыкаться в себе, больше общаться, фиксируя виды и формы распространения опыта.

При заключении договоров с заказчиком исполнителям нужно уделять пристальное внимание соответствию условий проектной заявки и технического задания к договору. Иными словами, надо стремиться к полному совпадению количественных и качественных заявленных результатов с теми, которые указаны в договоре. Экспертам пришлось столкнуться с ситуациями, когда в договорах были упущены важные результаты и показатели, содержавшиеся в заявке. Исполнители не стали стремиться к их достижению, ссылаясь на условия договора. В итоге пострадала общая эффективность проектов, поскольку она зависит от всей совокупности проводимых мероприятий.

Не всегда, но в большинстве случаев существенную роль играет совпадение деятельности по проекту с профильной деятельностью организации. Проанализируйте, каким образом направленность вашей организации и имеющийся опыт в целом помогает в реализации проекта.

Информационное обеспечение проекта

Система распространения информации о проекте имеет двойную направленность – внутри проекта и вне его. Внутренние потребители информации – представители целевой группы и партнеры. Проведите анализ, каким образом вы информируете их, какие возможные формы информирования пока не задействованы. К их числу относятся адресные объявления, личные контакты, почтовая и электронная рассылка, размещение в средствах массовой информации.

Внешняя информация о проекте прежде всего распространяется средствами массовой информации. Наиболее активно исполнители используют такую форму, как публикации в районных печатных изданиях. О социальных проектах активно пишут и областные газеты. Радио и телевидение посвящают им как сюжеты в новостных программах, так и специально посвященные передачи. Перед проведением ключевых мероприятий проекта смело рассылайте пресс-релизы о проекте.

О вашей деятельности будут знать во всей стране, а может быть, и в мире, если организовать размещение информации в Интернет, в частности, на сайте областной администрации.

Не надо забывать о том, что вы общаетесь с коллегами довольно часто на различных совместных мероприятиях – семинарах, круглых столах, конференциях, курсах. В любом случае именно активная позиция в распространении информации помогает найти новых партнеров и новые пути решения проблем.

Документация и отчетность по проекту

Как вы уже поняли, все вышеизложенное требует качественного ведения документации. Еще раз обратим ваше внимание на необходимость внимательного и уважительного отношения к подтверждению собственной деятельности и отчетности. Пренебрежение к этому виду деятельности со стороны исполнителей просто удивляет. Представьте себе, что банк, где находятся ваши деньги, не ведет учет принятых и выданных средств, через раз оформляет платежки и регулярно теряет сведения о клиентах. Между тем ваша организация, ваш проект – это и есть банк, в котором хранится огромное количество важной, значимой информации, идей и оригинальных технологий, которые приносят весомую социальную прибыль.

Показатель ответственности исполнителей – наличие всех документов, материалов, подтверждающих проведение мероприятий. Заведите для ведения такой документации специальные папки, пусть не самые дорогие. Копии документов вы направите заказчику в качестве приложений к отчетам, а оригиналы оставите у себя. При ведении активной, “настоящей” деятельности по проекту такие папки быстро станут пухлыми.

Фото-, аудио- и видео материалы также служат подтверждением вашей деятельности по проекту. Отслеживайте публикации о проекте в средствах массовой информации, отдельно ведите их подборку.

Следите за правильностью и полнотой ведения бухгалтерской документации. Ее должен вести профессиональный бухгалтер, который наряду с руководителем проекта является основным ответственным лицом.

Через три или четыре месяца после начала проекта, особенно при насыщенной деятельности, трудно вспомнить все до мелочей. Самый простой выход – вести этакий неформальный дневник, куда каждый день, во всяком случае, не реже раза в неделю, заносить все – и очень важные, и не очень значимые дела, связанные с проектом. У некоторых исполнителей такую роль выполняет обыкновенный настольный (карманный) ежедневник. Зато при подготовке отчета вы легко вспомните и систематизируете свою деятельность шаг за шагом.

Обращаем особое внимание на наличие в отчете анализа деятельности по проекту. Исполнители явно не злоупотребляют таким подходом, а жаль. Заказчик в первую очередь хотел бы увидеть, какие сдвиги происходят в решении той проблемы, за которую вы взялись, каких результатов вы добились, а если не смогли, то почему. При подготовке отчета берите за основу вашу собственную проектную заявку. А все вышеизложенное в настоящем пособии вы можете использовать для самостоятельной оценки вашего проекта. И, наконец, не забывайте о своевременной подготовке отчетности.

Возможно, это пособие вам придется перечитать несколько раз, на различных этапах реализации проекта. Теперь вы можете самостоятельно оценить эффективность хода реализации вашего проекта. Прежде чем отметить тот или иной параметр, внимательно подумайте. Поставьте карандашом галочки в предлагаемой таблице напротив тех параметров, которым соответствует ваша деятельность, сосчитайте сумму по каждому критерию (выделенному жирным шрифтом), а затем общий коэффициент эффективности. Рекомендуем сделать это совместно при участии всех членов вашей творческой команды. А по завершении подсчетов самое время обсудить, что еще необходимо сделать для приближения к идеальному результату.

Эта таблица – один из формализованных подходов к оценке социальных проектов, удобный, но вспомогательный инструмент. Такой метод оценки помогает понять слабости в выполнении проектов, высвечивает уязвимые места. В то же время не нужно слишком увлекаться постоянным проставлением галочек. Основной критерий успешности проекта – достижение тех результатов, социально значимых целей, которые поставили себе исполнители проектов.

Оценочная таблица

Сводная таблица соответствия результатов оценки